eAdm for ledere - Hva kan jeg bruke eAdm til?

Tanken med eAdm er at det skal automatisere rutineoppgaver i forbindelse med brukerkontostyring og tilgangskontroll. Altså håndtere nye ansatte som kommer, skifter stilling og til slutt slutter.

I tillegg skal eAdm gjøre det enklest mulig å håndtere unntak. Et typisk eksempel er at en nyansatt sykepleier ved din avdeling kan få tilgang til pasientjournalsystemet automatisk, mens en nyansatt hjelpepleier kanskje oppfyller kravene til å få kunne få tilgangen, men at det er bare du som kan innvilge den.

Pålogging til eAdm er mega.eadm.no. Du logger på med enten IDporten, Google eller Microsoft 365.

eAdm sin passordportal finner du her: Glemt passord - eAdm. Alle ansatte kan bruke den for å tilbakestille passordet sitt.

Kort sagt så har du følgende muligheter med eAdm:

• Du blir automatisk varslet når nye ansatte er på vei, har skiftet stilling eller når de skal slutte

• Du kan selv tilbakestille passord for dine ansatte dersom de har behov for det

• Du kan se alle rettigheter og tilganger knyttet til en ansatt sin brukerkonto, og du har mulighet til å endre, fjerne og legge til nye

• Du kan forlenge levetiden til eksterne brukerkontoer knyttet til din avdeling

NB! Alle eksemplene i denne artikkelen er i henhold til vårt standardoppsett og tar ikke hensyn til eventuelle tilpasninger gjort for din organisasjon. Hør med eAdm-ansvarlig dersom du er i tvil om hva som gjelder.

Epostvarsel ifm tiltreden og fratreden

Som standard settes eAdm opp slik at du blir varslet på epost når:

• En ny ansatt blir opprettet i eAdm

• En ansatt skifter stilling fra en avdeling til en annen (da blir både forrige og ny leder varslet)

• En ansatt skal slutte, typisk når det er mindre enn 14 dager til alle stillinger utløper

• En ansatt har sluttet og brukerkontoen er deaktivert

Nye ansatte

Typisk vil du motta varsel når det er 30 dager eller mindre til en ny ansatt skal begynne i jobben. Eposten vil inneholde informasjon om hvem, hva og hvor, samt hvilke rettigheter og tilganger som er automatisk tildelt av eAdm. Dersom din organisasjon har åpnet opp for det, vil du kunne trykke på en lenke i eposten. Da kommer du inn i eAdm der du kan legge til flere rettigheter og ev overstyre automatikken. Se avsnittet om “Lisens- og tilgangsstyring” under.

Når en ansatt skifter stilling

Som standard vil du få varsel når en ansatt skifter stilling enten fra din avdeling eller til din avdeling. Du vil altså ikke bli varslet dersom en ansatt får en ny stilling ved samme avdeling, kun dersom det er snakk om et bytte mellom to avdelinger.

Automatisk gitte rettigheter og tilganger knyttet til forrige avdeling som ikke er tilgjengelig for den nye avdelingen, vil bli automatisk fjernet.

Manuelt gitte rettigheter og tilganger knyttet til forrige avdeling, må manuelt fjernes. Epostvarselet vil gi deg en oversikt over hvilke rettigheter en ansatt har.

Dersom dette varselet føles masete, må du gi beskjed til eAdm-ansvarlig slik at reglene for utsending kan tilpasses.

Når en ansatt skal slutte

eAdm vil typisk sende deg et varsel når det er mindre enn 14 dager igjen til sluttdato for en ansatt. Som standard varsler vi både når det er satt sluttdato på selve ansettelsesforholdet og når det er satt sluttdato for alle stillinger til en ansatt.

Normalt er dette mest nyttig for avdelinger med mange ansatte på timelønn, kontrakter og høy gjennomtrekk. Meningen er at dette varselet skal fange opp når en ansatt ikke har fått forlenget kontrakt registrert eller lignende.

Når en ansatt har sluttet

Når den ansatte passerer sluttdato, blir kontoen deaktivert og alle tilganger fjernet, og systemet sender et varsel til deg når dette er gjort. Etter en gitt tid (f.eks 60 dager) blir kontoen permanent slettet. Dersom den ansatte kommer tilbake i denne karensperioden, blir kontoren gjenopprettet.

Passord

Selvbetjening - Ansatte kan selv endre sitt passord

Alle ansatte kan gå til Glemt passord - eAdm og tilbakestille passordet sitt. Som standard må ansatte identifisere seg med IDporten først. Deretter kan de selv angi et nytt passord. Dette er den sikreste måten å gjøre det på, og gjør at du ikke behøver å gjøre noe selv eller får vite dine ansatte sitt passord.

Slik endrer du passord for dine ansatte

Du kan endre passord via knapperaden oppe til høyre. Det er to passordknapper, merket med gult:

Den venstre lar deg angi passordet selv. Da må du fortelle den ansatte det nye passordet. Den høyre knappen sender et nytt auto-generert passord til den ansatte via SMS, uten at du får se hva det passordet er.

Lisens- og tilgangsstyring

eAdm kan tildele tilganger både automatisk og manuelt. Tanken er at automatikken skal håndtere det store flertallet av tilganger, og så kan du styre unntakene. Denne skissen viser prosessen:

Du kan lese mer om mulighetene ved tilgangsstyring her: eAdm for fagsystemansvarlige - Er dette nyttig for meg?

Slik endrer du på tilgangene til en av dine ansatte

Logg på mega.eadm.no, gå til bruker og søk opp brukeren du skal redigere. Trykk på “Rettigheter”:

Denne brukeren har fått E3-lisens i Microsoft Office, tilgang til Felleskatalogen og tilgang til eAdm som leder. Trykk på knappen merket med gult over for å redigere. Nå kan du endre eller fjerne eksisterende tilganger eller legge til nye:

Dersom du legger inn en utløpsdato blir tilgangen automatisk fjernet etter den datoen.

Som standard har du ikke tilgang til å legge til alle tilganger. Typisk er tilgangsstyringen i din organisasjon satt opp slik at f.eks en leder innen helse kan administrere tilganger knyttet til helse, men ikke tilganger knyttet til oppvekst.

Forlenge levetiden til eksterne brukerkontoer

Typisk er dette brukerkontoer til vikarer, studenter og andre eksterne brukere som skal ha brukerkonto og tilgang i din organisasjon.

Du har tilgang til å forlenge levetiden til eksterne brukerkontoer tilknyttet din avdeling. Dersom levetiden ikke forlenges, blir eksterne brukerkontoer automatisk deaktivert på utløpsdato.

1. Søk opp brukeren i eAdm

2. Trykk på knappen for å endre utløpsdato oppe til høyre:

Denne knappen er kun tilgjengelig for eksterne kontoer! Andre ansatte styres av data fra HR-systemet til din organisasjon.

3. Sett inn ny utløpsdato. Som standard kan levetiden utvides med maksimal tre måneder av gangen.

Eksempel på prosessflyt ifm tiltreden og fratreden av ansatte

Feilsøking

Jeg kan ikke tildele alle tilgangene jeg har bruk for å kunne tildele

Kontakt ansvarlig for eAdm i din organisasjon. Hen vil deretter sende det videre, og vi vil legge inn de manglende tilgangene. Spesielt i innkjøringsperioden er det viktig at vi får tilbakemeldinger, slik at vi kan gjøre systemet mest mulig smidig og omfattende!

Jeg kan ikke sende nytt passord på SMS

Du kan kun sende passord dersom den ansatte har et mobilnummer registrert i HRM-systemet som forsyner eAdm med data.

Ansatte får feil 365-lisens eller brukertype

Dette er typisk styrt av regler i eAdm. I noen tilfeller vil du kunne overstyre dette selv, og f.eks kunne oppgradere en ansatt fra skylisens (M365 F3) til full pakke med nedlastbar office (M365 E3). Gi beskjed til eAdm-ansvarlig, slik at vi får tilpasset reglene.