Projektin toimitussuunnitelma

Tämä (yleinen) projektin toimitussuunnitelmaehdotus perustuu laajaan kokemukseemme Identumin IAM-ratkaisujen (Identity and Access Management) käyttöönotosta. Mukautamme suunnitelmaa saatavilla olevan tiedon ja vaiheessa 1 projektisuunnittelun aikana tunnistettujen erityisvaatimusten perusteella.

Suosittelemme, että IT-osaston (mukaan lukien palvelupiste/tuki), HR/palkkahallinnon ja digitalisaatio/palvelukehityksen avainhenkilöt ovat mukana toimitusryhmässä.

• Kokousten tiheys: Suosittelemme viikoittaisia kokouksia vaiheen 1 toimitusjakson aikana. Kun järjestelmä on normaalikäytössä, suosittelemme säännöllisiä kokouksia toimittajan ja asiakkaan välillä, jotta voidaan varmistaa, että .

• Tiheys: Yleensä kokoukset ovat aluksi tiheämpiä (kuukausittain tai neljännesvuosittain), mutta vähitellen niiden tiheys vähenee 1–2 kertaan vuodessa. Tiheyden päättää asiakas.

Vaihe 1: Perusasetukset – Määritelty automaatio

Tämä vaihe koostuu viidestä vaiheesta, joissa tarkistamme ja toteutamme sopimukseen liitetyt suunnitelmat.

• Jokaiseen vaiheeseen kuuluu työpajoja, joissa kehitämme asetuksia yhdessä eteenpäin.

• Suosittelemme viikoittaisia tilannekokouksia, joissa voimme päivittää toisillemme edistymisen.

• Käytämme projektinhallintaan Trello-työkalua, mutta voimme haluttaessa mukautua asiakkaan suosimaan työkaluun.

1. Kartoitus

Tässä vaiheessa järjestelmät otetaan käyttöön ja tiedot tuodaan lähdejärjestelmistä.

• Työpaja: Tietojen laadun arviointi ja mahdollisten korjaavien toimenpiteiden keskustelu.

• Edellytykset: Asiakkaan on myönnettävä tarvittavat käyttöoikeudet ennen tämän vaiheen aloittamista. (Katso käyttöoikeusvaatimukset teknisestä dokumentaatiosta).

2. Perusasetukset

Tässä määritellään IAM-ratkaisun perustavanlaatuiset työnkulut.

• Toiminnot: Olemassa olevat ryhmät tuodaan AD/Entra ID:stä ja integroidaan pääsynhallintajärjestelmiin. Käyttäjätietojen virtausta varten määritetään synkronointimallit ja vakiomuotoiset viestien työnkulut.

• Työpajan painopiste: Tietojen suodattaminen (esim. sijainti-/osastosuodattimet) ja haluttujen viestien työnkulkujen tarkastelu.

3. Asiakkaan mukauttaminen

Tässä vaiheessa keskitytään perusasetusten räätälöintiin.

• Työpajan painopiste: Tietovirtojen mukauttaminen asiakkaan erityistoiveiden ja tarpeiden mukaan, sääntöjen asettaminen sähköpostitileille ja M365-lisensointi.

• Asiakkaan toimet: Tarkista edellisessä vaiheessa valitut viestien työnkulut ja muokkaa tekstisisältöä.

4. Laadunvarmistus ja käyttöönotto

Tämä vaihe alkaa työpajalla, jossa tarkistetaan asetukset, suunnitellaan tuotanto ja asetetaan päivämäärä.

• Käyttöönotto: Kun toimitusryhmä on hyväksynyt sopimuksen ja asennuksen, toimittaja ottaa järjestelmän käyttöön sovittuna päivänä.

• Sisäinen viestintä: Asiakkaan on huolehdittava tarvittavasta tiedottamisesta sisäisesti, mukaan lukien johdon informoiminen muutoksista.

• Koulutus: Ratkaisun käytön koulutus alkaa tässä vaiheessa. Koulutuksen laajuus riippuu toteutetun itsepalvelun tasosta. Loppukäyttäjille kurssit tarjotaan yleensä e-oppimisalustojen kautta.

5. Kypsyminen ja jatkokehitys

Tämä vaihe on sujuva siirtyminen vaiheeseen 2. 30 päivän koeajan aikana tarkistamme tarkistuslistat järjestelmän toimivuuden varmistamiseksi.

• Palaute: On erittäin tärkeää kerätä palautetta johdolta, henkilöstöosastolta, IT-osastolta ja työntekijöiltä.

• Säätöjä: Mukauta viestien työnkulkuja ja pääsynvalvontasääntöjä palautteen perusteella ja hienosäädä asetuksia.

Vaihe 1 Toimitusaikataulu

Yksityiskohtainen GANTT-aikataulu laaditaan yleensä ennen toimituksen aloittamista, perustuen sovittuihin suunnitelmiin vaiheelle 1.

• Punainen: Asiakkaan suoritettava työ (esim. HR- tai IT-osasto).

• Sininen: Toimittajan suoritettava työ.

• Vihreä: Toimittaja ja asiakas suorittavat työn yhdessä.

• Keltainen: Asiakkaan suorittama työ.

Vaihe 1 Toimitusaika 

Tämä riippuu suuresti asiakkaan käytettävissä olevista resursseista! Tyypillisesti 4 viikkoa asennukseen + 4 viikkoa käyttöönottoon ja hienosäätöön. Järjestelmä otetaan käyttöön vaiheittain, ei kerralla. Tuotanto käynnistyy, kun käyttäjätilien siirto AD/Entra ID:hen on valmis, minkä jälkeen seuraavat peruspääsyn hallinta ja viestien työnkulut. Yhteydet muihin kohdejärjestelmiin aloitetaan rinnakkain käyttöönottovaiheen kanssa. Tämä tarkoittaa, että jos asiakkaan resurssit ovat rajalliset, voimme toteuttaa toimituksen sarjakomponenttitoimintatilassa sen sijaan, että toimittaisimme sen (suunnilleen) rinnakkain. 

Roolit ja vastuut

• Identum tai Identumin kumppani (toimittaja): Voimme haluttaessa tarjota projektipäällikön/koordinaattorin, joka vastaa kokonaisuudessaan projektin etenemisestä. 

• Projektin roolit on jaettu asiakkaan HR-osastoon, asiakkaan IT-osastoon, toimittajaan ja koordinaattoriin.

• Asiakaskordinaattori: Suosittelemme, että asiakas nimittää koordinaattorin seuraamaan toimitusta sisäisesti. Tämä henkilö on vastuussa seuraavaan vaiheeseen siirtymisen edellyttämien välitavoitteiden hyväksymisestä. On suositeltavaa, että koordinaattori raportoi IT-johtajalle tai ylimmälle johdolle, jos hän ei kuulu toimitusryhmään.

Arvioitu resurssien käyttö

Lisäämme aina arvioidun resurssien käytön projektin laajuuteen, joka kattaa teknisen toimituksen suunnitelmien ja toimitusaikataulun mukaisesti. Arviot voivat muuttua, jos vaatimukset tai laajuus muuttuvat toimituksen aikana.

Asiakkaiden suositukset:

• Varaa riittävästi resursseja, jotta kaikki projektin osallistujat voivat osallistua viikoittaisiin tilannekokouksiin.

• Jokaiseen työpajaan tulisi osallistua 2–3 henkilöä.

• Työpajojen kesto on arviolta puoli päivää kukin.

• Koulutukseen, sisäiseen tiedottamiseen ja viestien työnkulun mukauttamiseen tarvitaan lisäaikaa.

Vaihe 2: Edistynyt automaatio ja sen jälkeen

Seuraavat vaiheet perustuvat vaiheessa 1 luotuun pohjaan, ja toimet riippuvat alkuvaiheessa kartoitetuista tarpeista. 

Esimerkkejä ovat:

• Käyttämättömien lisenssien automaattinen alennus tai takaisinotto.

• Säännöt lomalla olevien työntekijöiden deaktivoimiseksi.

• AD/Entra ID:n "zombie-tilien" puhdistus.

• Tarpeisiin perustuva pääsynvalvonta (pääsy erikoistuneisiin järjestelmiin/turvallisiin alueisiin vain työntekijöille, joilla on konkreettisia tarpeita).

• Ulkoisten käyttäjien, alihankkijoiden ja tilapäisen henkilöstön käyttäjätilien hallinta.

• Lisää liittimiä ja integraatioita

• Digitaaliset työnkulut perehdyttämiseen, ulkoiseen henkilöstöön, pääsyoikeuksien hakemiseen jne.

Toteutus: Vaiheen 2 tehtävät ehdotetaan toteutettavaksi kyseisen kohteen asiantuntijoiden toimesta yhteistyössä toimittajan kanssa, ja niistä raportoidaan toimitusryhmälle.

Koulutus- ja dokumentointisuunnitelma

Toimitamme kattavan koulutus- ja dokumentaatiopaketin, jotta asiakas voi itsenäisesti hoitaa Identum eADM -alustan päivittäisen käytön ja tulevan hallinnan. 

Koulutussuunnitelma

Koulutus on sovitettu eri käyttäjäryhmille.

• Loppukäyttäjät (työntekijät, johtajat): Digitaalista koulutusta tarjotaan e-oppimisalustoilla ja videomateriaaleilla (esim. YouTube), jotka kattavat yleisiä tilanteita.

• Palvelupisteen henkilökunta: Käytännön kurssit (noin 2–4 tuntia), joissa käsitellään perustoimintoja, vianmääritystä ja käyttäjähallintaa. Järjestelmänvalvojien on suositeltavaa suorittaa tämä kurssi ennen edistyneempää koulutusta.

• Järjestelmänvalvojat:

  • Käytännön osallistuminen: Järjestelmänvalvojat osallistuvat konfigurointiin, viikoittaisiin kokouksiin ja teknisiin työpajoihin ("oppiminen tekemällä").

  • Virallinen kurssi: Yhden päivän mittainen hallinnointikurssi, jossa keskitytään edistyneisiin toimintoihin, vianmääritykseen ja sääntöjen hallintaan.

  • Käynnistysvaihe: Tiivis yhteistyö konsulttien kanssa käynnistysvaiheessa tarjoaa lisää käytännön koulutusta.

Dokumentaatio

Dokumentaatio on kolmiosainen, jotta sen relevanssi ja ajantasaisuus voidaan varmistaa.

1. Yleinen järjestelmädokumentaatio: Julkisesti saatavilla olevat ja päivitetyt tekniset asiakirjat, käyttöoppaat ja API-viitteet.

2. Asiakaskohtainen dokumentaatio: Toimitetaan sisäänajon jälkeen.

   • Suunnitelmat: Visuaalinen kuvaus arkkitehtuurista, tietolähteistä, säännöistä ja virtauksista.

   • Toimitusraportit: Projektityökalujen lokit ja työpajojen pöytäkirjat.

3. Sisäänrakennettu dokumentaatio: Sääntöjoukkojen, viestivirtojen ja mallien kuvaukset on upotettu suoraan ratkaisukenttiin. Tämä varmistaa, että tekninen dokumentaatio pysyy tarkkana ja ajantasaisena.

Riskimatriisi

Asianmukainen suunnittelu ja valmistautuminen voivat vähentää riskejä. Keskeisiä strategioita ovat vastuullisuuden luominen asianomaisissa osastoissa, järjestelmän perusteellinen kartoittaminen ja selkeästi määritellyt tavoitteet.