Arbeidsflyt: Bestille kontoer for eksterne brukere
Dette dokumentet beskriver arbeidsflyten for bestilling av midlertidige kontoer for eksterne brukere, for eksempel studenter, midlertidig ansatte eller innleide konsulenter. Prosessen gjør det mulig for autoriserte ledere å be om kontoer via et eget digitalt skjema, som deretter utløser en automatisert klargjøringsprosess i eADM.
Merk: Denne arbeidsflyten bruker et egendefinert skjema som er bygget med eHub-modulen.
Arbeidsflytprosess
Prosessen begynner når en leder fyller ut et bestillingsskjema, og er fullført når brukeren mottar kontoopplysningene sine. I denne standardkonfigurasjonen opprettes kontoen i Active Directory (AD) umiddelbart etter at skjemaet er sendt inn.
Trinn 1: Sende inn bestillingsskjemaet
En leder starter prosessen ved å fylle ut skjemaet "Bestill midlertidig brukerkonto". Informasjonen som oppgis i dette skjemaet, brukes til å generere brukernavnet, konfigurere varsler og tildele riktige tilgangsrettigheter.
Skjemaet inneholder følgende felt:
Felt | Beskrivelse | Eksempel |
|---|---|---|
Fornavn | Brukerens fornavn. | Tommy |
Etternavn | Brukerens etternavn. | Halvorsen |
Nasjonalt ID-nummer (11 siffer) | Brukerens personlige identifikasjonsnummer. | 230278xxxx |
Privat e-post | Brukerens personlige e-postadresse. | |
Privat mobilnummer | Brukerens personlige mobilnummer for SMS-varsler. | 555-15874 |
Tittel | Brukerens stillingstittel eller rolle. | Konsulent |
Avdeling | Avdelingen brukeren skal tilhøre. Tilgangsrettigheter tildeles automatisk basert på dette valget. | Program etter skoletid |
Startdato | Den første dagen kontoen vil være aktiv. | 02.06.2022 |
Utløpsdato | Datoen kontoen skal deaktiveres. | 01.08.2022 |
Advarsel: Utløpsdato er et obligatorisk felt og angir datoen kontoen og alle tilknyttede tilgangsrettigheter deaktiveres automatisk. Den kan settes til maksimalt 6 måneder fra startdatoen.
Trinn 2: Automatisert klargjøring og varslinger
Når skjemaet er sendt inn, skjer følgende automatiserte handlinger:
Opprettelse av konto: Brukerkontoen opprettes i Active Directory i sanntid.
Varsling til leder: Lederen for den valgte avdelingen mottar en e-post som bekrefter at kontoen er opprettet, med et sammendrag av de tildelte tilgangsrettighetene.
Onboarding av brukere: På den angitte startdatoen mottar den nye brukeren en SMS med påloggingsinformasjon og tilgangsinformasjon.
Merk: Hvis startdatoen er den samme som innsendingsdatoen, opprettes kontoen umiddelbart, og brukeren kan vanligvis logge inn i løpet av 5-10 minutter.
Trinn 3: Deaktivering av konto
På den angitte utløpsdatoen oppheves alle tilgangsrettigheter, og brukerkontoen deaktiveres automatisk.
Variasjoner i arbeidsflyten
Denne arbeidsflyten kan konfigureres til å inkludere et godkjenningstrinn. En forespørsel kan for eksempel sendes til IT-avdelingen eller en avdelingsleder for godkjenning før brukerkontoen opprettes.