Dette dokumentet beskriver arbeidsflyten for bestilling av midlertidige kontoer for eksterne brukere, for eksempel studenter, midlertidig ansatte eller innleide konsulenter. Prosessen gjør det mulig for autoriserte ledere å be om kontoer via et eget digitalt skjema, som deretter utløser en automatisert klargjøringsprosess i eADM.
Merk: Denne arbeidsflyten bruker et egendefinert skjema som er bygget med eHub-modulen.
Arbeidsflytprosess
Prosessen begynner når en leder fyller ut et bestillingsskjema, og er fullført når brukeren mottar kontoopplysningene sine. I denne standardkonfigurasjonen opprettes kontoen i Active Directory (AD) umiddelbart etter at skjemaet er sendt inn.
Trinn 1: Sende inn bestillingsskjemaet
En leder starter prosessen ved å fylle ut skjemaet "Bestill midlertidig brukerkonto". Informasjonen som oppgis i dette skjemaet, brukes til å generere brukernavnet, konfigurere varsler og tildele riktige tilgangsrettigheter.
Skjemaet inneholder følgende felt:
|
Felt |
Beskrivelse |
Eksempel |
|---|---|---|
|
Fornavn
|
Brukerens fornavn. |
Tommy
|
|
Etternavn
|
Brukerens etternavn. |
Halvorsen
|
|
Nasjonalt ID-nummer (11 siffer)
|
Brukerens personlige identifikasjonsnummer. |
230278xxxx
|
|
Privat e-post
|
Brukerens personlige e-postadresse. |
|
|
Privat mobilnummer
|
Brukerens personlige mobilnummer for SMS-varsler. |
555-15874
|
|
Tittel
|
Brukerens stillingstittel eller rolle. |
Konsulent
|
|
Avdeling
|
Avdelingen brukeren skal tilhøre. Tilgangsrettigheter tildeles automatisk basert på dette valget. |
Program etter skoletid
|
|
Startdato
|
Den første dagen kontoen vil være aktiv. |
02.06.2022
|
|
Utløpsdato
|
Datoen kontoen skal deaktiveres. |
01.08.2022
|
Advarsel: Utløpsdato er et obligatorisk felt og angir datoen kontoen og alle tilknyttede tilgangsrettigheter deaktiveres automatisk. Den kan settes til maksimalt 6 måneder fra startdatoen.
Trinn 2: Automatisert klargjøring og varslinger
Når skjemaet er sendt inn, skjer følgende automatiserte handlinger:
-
Opprettelse av konto: Brukerkontoen opprettes i Active Directory i sanntid.
-
Varsling til leder: Lederen for den valgte avdelingen mottar en e-post som bekrefter at kontoen er opprettet, med et sammendrag av de tildelte tilgangsrettighetene.
-
Onboarding av brukere: På den angitte startdatoen mottar den nye brukeren en SMS med påloggingsinformasjon og tilgangsinformasjon.
Merk: Hvis startdatoen er den samme som innsendingsdatoen, opprettes kontoen umiddelbart, og brukeren kan vanligvis logge inn i løpet av 5-10 minutter.
Trinn 3: Deaktivering av konto
På den angitte utløpsdatoen oppheves alle tilgangsrettigheter, og brukerkontoen deaktiveres automatisk.
Variasjoner i arbeidsflyten
Denne arbeidsflyten kan konfigureres til å inkludere et godkjenningstrinn. En forespørsel kan for eksempel sendes til IT-avdelingen eller en avdelingsleder for godkjenning før brukerkontoen opprettes.