Datakvalitet i HR-systemet: Grunnlaget for effektiv tilgangsstyring
Når man diskuterer tilgangs- og brukerkontostyring, er det lett å fokusere på de tekniske løsningene. Grunnlaget for et vellykket prosjekt ligger imidlertid et annet sted: i datakvaliteten i HR-systemet ditt. Dette temaet blir stadig viktigere ettersom stadig flere kunder forbereder seg på effektiv tilgangsstyring.
HR-systemet: Din hoveddatakilde
Se på HR-systemet som hjertet i organisasjonens medarbeiderdata. Det er hoveddatakilden og den eneste sannhetskilden for alt som er konfigurert i et system for tilgangsstyring. Enten det dreier seg om administrasjon av brukerkontoer i Microsoft-applikasjoner eller tilgang til spesialiserte systemer basert på en ansatts rolle og organisasjonsenhet, er HR-systemet den definitive kilden.
Derfor er det avgjørende at dataene i HR-systemet er oppdaterte og korrekte. Dette gjelder både organisasjonsstrukturen og de ansattes stillinger. Feil i disse dataene kan føre til en rekke utfordringer, fra feil tilgangstillatelser til ineffektive prosesser.
Hva er masterdata i HR-systemet?
Masterdata i HR-systemet refererer til kritisk informasjon knyttet til følgende kategorier.
Enkeltpersoner: Må ha en unik ID-nøkkel i tillegg til fødselsnummer.
Detaljer om ansettelsesforholdet: Startdato, sluttdato og ansettelsesstatus.
Stillinger: Stillingstype og stillingsprosent (FTE).
Organisatorisk tilhørighet: Avdelingen, seksjonen eller enheten den ansatte tilhører.
Roller eller stillingsbetegnelser og koder: En konsekvent navnestandard og standardiserte koder eller forkortelser er avgjørende.
Organisasjonsstruktur: Hvert objekt (f.eks. enhet, avdeling, seksjon) må ha en unik ID-nøkkel.
Sjekkliste for god datakvalitet
Før du starter et prosjekt for tilgangsstyring, bør du gå gjennom følgende områder for å sikre best mulig datakvalitet:
Integrasjon med folkeregisteret: Er det etablert en integrasjon fra HR-systemet til folkeregisteret for å sikre oppdatert personlig informasjon?
Standardiserte prosedyrer for dataregistrering: Finnes det etablerte rutiner for å sikre at data legges inn på en konsekvent måte?
Standardflyt for personalvarsler: Finnes det etablerte prosedyrer for en standard arbeidsflyt ved ansettelser, endringer i ansettelsesforhold og oppsigelser?
Endringshåndtering: Er det etablert rutiner for å sikre at endringer som følge av standardiserte prosedyrer håndteres og registreres på en konsistent måte?
Organisatorisk endringshåndtering: Finnes det etablerte rutiner for å sikre at endringer i organisasjonsstrukturen håndteres på en tidsriktig og standardisert måte?
Start prosjektet: En gjennomgang av datakvaliteten
Et prosjekt for tilgangsstyring gir en gylden mulighet til å vurdere kvaliteten på masterdataene i HR-systemet. Når prosjektet starter, vil eventuelle problemer med datakvaliteten raskt bli synlige, noe som gir deg muligheten til å rydde opp i HR-dataene dine.
Merk: Det er viktig å se på denne prosessen som en investering. Data av høy kvalitet i HR-systemet er ikke bare en forutsetning for vellykket tilgangsstyring, men også for en effektiv og sømløs drift av hele organisasjonen.