eAdm for ledere: Hva kan jeg bruke det til?

Denne veiledningen gir en oversikt over de viktigste funksjonene som er tilgjengelige for ledere. Hovedformålet med plattformen er å automatisere rutineoppgaver knyttet til administrasjon av brukerkontoer og tilgangskontroll, spesielt når det gjelder håndtering av nyansatte, stillingsendringer og avganger. Den forenkler også prosessen med å håndtere unntak fra disse automatiserte reglene.

For eksempel kan en ny sykepleier på avdelingen din automatisk få tilgang til pasientens elektroniske pasientjournalsystem. En ny hjelpepleier kan imidlertid oppfylle kriteriene for tilgang, men må godkjennes manuelt av deg før tilgangen gis.

Advarsel: Eksemplene i denne artikkelen er basert på vårt standardoppsett. Organisasjonen din kan ha spesifikke tilpasninger. Hvis du er usikker på konfigurasjonen din, kan du kontakte organisasjonens eADM .

Kjernefunksjoner for ledere

Motta automatiske varsler om nyansettelser, overflytting av ansatte og kommende avganger.
Tilbakestill passordene til dine ansatte.
Se, endre, legg til eller fjern alle tillatelser og tilgangsrettigheter som er knyttet til en ansatts brukerkonto.
Forleng utløpsdatoen for eksterne brukerkontoer som er knyttet til avdelingen din.

E-postvarsler for hendelser i medarbeidernes livssyklus

Som standard vil du motta e-postvarsler for følgende hendelser:

En ny medarbeider opprettes.
En medarbeider flytter fra en avdeling til en annen. I dette tilfellet varsles både den tidligere og den nye lederen.
En ansatt skal etter planen slutte (vanligvis når det er mindre enn 14 dager igjen til siste dag).
En ansatts brukerkonto har blitt deaktivert etter at vedkommende sluttet.

Nye medarbeidere

Du vil vanligvis motta et varsel 30 dager eller mindre før en ny ansatt begynner. E-posten vil inneholde informasjon om den ansatte og hvilke tilgangsrettigheter som automatisk er tildelt.

Hvis dette er aktivert for organisasjonen din, vil e-posten inneholde en lenke som leder deg til plattformen, der du kan legge til flere tilgangsrettigheter eller overstyre de automatiske tildelingene.

Når en ansatt bytter stilling

Du vil motta et varsel når en ansatt overføres til eller fra din avdeling. Du vil ikke bli varslet hvis en ansatt bytter stilling, men forblir i samme avdeling.

Automatiske endringer: Tilgangsrettigheter fra den forrige avdelingen som ikke er relevante for den nye, blir automatisk opphevet.
Manuelle endringer: Tilgangsrettigheter som er tildelt manuelt, må fjernes manuelt.

E-postvarselet gir en fullstendig oversikt over den ansattes gjeldende tilgangsrettigheter.

Merk: Hvis du synes disse varslene er forstyrrende, kan du kontakte eADM for å justere varslingsreglene.

Når en ansatt skal slutte

Du vil vanligvis motta et varsel når det er mindre enn 14 dager igjen til sluttdatoen for en ansatt. Dette gjelder både når det er satt en sluttdato for ansettelseskontrakten og når sluttdatoen for alle stillingene til en ansatt er nådd. Denne funksjonen er spesielt nyttig for avdelinger med høy utskiftning av timelønnede eller innleide medarbeidere, ettersom den bidrar til å sikre at kontrakter fornyes eller forlenges når det er nødvendig.

Når en medarbeider har sluttet

Når en ansatt passerer sluttdatoen, deaktiveres kontoen, og alle tilgangsrettigheter oppheves. Du vil motta et varsel når denne prosessen er fullført. Etter en angitt frist (f.eks. 60 dager) slettes kontoen permanent. Hvis den ansatte kommer tilbake i løpet av denne perioden, kan kontoen gjenopprettes.

Passordadministrasjon

Selvbetjent tilbakestilling av passord for ansatte

Alle ansatte kan tilbakestille sine egne passord ved å gå til passordportalen.

For å ivareta sikkerheten må de ansatte først autentisere seg ved hjelp av ID-porten. Etter vellykket autentisering kan de angi et nytt passord. Dette er den sikreste metoden og krever ingen handling fra din side.

Slik tilbakestiller du passordet til en ansatt

Som leder kan du tilbakestille passordene til dine ansatte direkte fra brukerprofilen deres. Øverst til høyre i brukerens profil finner du to passordrelaterte knapper.

Angi passord manuelt: Den første knappen lar deg definere et nytt passord. Du må deretter kommunisere dette nye passordet til den ansatte på en sikker måte.
Send autogenerert passord via SMS: Den andre knappen genererer et tilfeldig passord og sender det direkte til den ansattes registrerte mobilnummer via SMS. Du vil ikke se dette passordet.

Lisens- og tilgangsstyring

Tildeling av tilgangsrettigheter kan enten skje automatisk basert på forhåndsdefinerte regler eller manuelt av en leder. Systemet er utviklet for å håndtere de fleste tildelinger automatisk, samtidig som du kan håndtere unntakene.

Slik endrer du en medarbeiders tilgangsrettigheter

Logg inn og søk etter medarbeideren du ønsker å redigere.
Gå til fanen Rights (Rettigheter ).
Klikk på redigeringsknappen (gult plussikon) øverst til høyre for å åpne redigeringsvisningen.

I redigeringsvisningen kan du:

Legg til en ny rettighet: Velg et system, og velg deretter den spesifikke rettigheten fra rullegardinmenyen.
Angi en utløpsdato: Hvis du angir en utløpsdato, blir tilgangsrettigheten automatisk opphevet etter denne datoen.
Endre eller fjerne eksisterende rettigheter.

Merk: Som standard kan ledere bare administrere tilgangsrettigheter som er relevante for deres egen avdeling. En leder i helseavdelingen kan for eksempel ikke gi tilgang til systemer som brukes av utdanningsavdelingen.

Slik utvider du eksterne brukerkontoer

Du kan forlenge utløpsdatoen for eksterne brukerkontoer (f.eks. konsulenter, studenter) som er knyttet til avdelingen din. Hvis kontoen ikke forlenges, deaktiveres den automatisk på utløpsdatoen.

Søk etter den eksterne brukeren.
Klikk på knappen Endre utløpsdato øverst til høyre i brukerens profil.

Merk: Denne knappen er bare synlig for eksterne brukerkontoer. Ansettelsesperioden for fast ansatte styres av HR-systemet.

Angi en ny utløpsdato. Som standard kan kontoen forlenges med maksimalt tre måneder om gangen.

Feilsøking

Jeg kan ikke tildele en spesifikk tilgangsrettighet.

Kontakt organisasjonens eADM . De vil gå gjennom forespørselen og eventuelt legge til den manglende tilgangsrettigheten i de tilgjengelige alternativene.

Jeg kan ikke sende et nytt passord via SMS.

Denne funksjonen krever at den ansatte har et mobilnummer som er registrert i det overordnede HR-systemet som leverer data til eADM.

En ansatt har feil Microsoft 365-lisens eller brukertype.

Lisenstildeling styres vanligvis av automatiserte regler. I noen tilfeller kan du overstyre dette, for eksempel for å oppgradere en ansatt fra en lisens som kun gjelder i skyen (M365 F3) til en full pakke med en nedlastbar Office-pakke (M365 E3). Hvis du ikke kan gjøre endringen selv, må du kontakte eADM din for å få reglene justert.