eAdm voor managers: Waar kan ik het voor gebruiken?

Deze handleiding geeft een overzicht van de belangrijkste functies die beschikbaar zijn voor managers. Het primaire doel van het platform is het automatiseren van routinetaken met betrekking tot het beheer van gebruikersaccounts en toegangscontrole, in het bijzonder voor het afhandelen van nieuwe medewerkers, functiewisselingen en vertrekkende medewerkers. Het vereenvoudigt ook het beheer van uitzonderingen op deze geautomatiseerde regels.

Een nieuwe verpleegkundige op uw afdeling kan bijvoorbeeld automatisch toegang krijgen tot het systeem voor elektronische patiëntendossiers. Een nieuwe verpleegassistent kan echter voldoen aan de criteria voor toegang, maar heeft uw handmatige goedkeuring nodig voordat deze wordt verleend.

Waarschuwing: De voorbeelden in dit artikel zijn gebaseerd op onze standaardinstellingen. Uw organisatie kan specifieke aanpassingen hebben. Als u niet zeker bent van uw configuratie, neem dan contact op met de eADM van uw organisatie.

Belangrijkste functies voor managers

• Ontvang automatische meldingen voor nieuwe werknemers, overplaatsingen en aankomend vertrek.

• Reset wachtwoorden voor je werknemers.

• Alle machtigingen en toegangsrechten voor de gebruikersaccount van een werknemer bekijken, wijzigen, toevoegen of verwijderen.

• Verleng de vervaldatum voor externe gebruikersaccounts die aan uw afdeling zijn gekoppeld.

E-mailmeldingen voor gebeurtenissen in de levenscyclus van werknemers

Standaard ontvang je e-mailmeldingen voor de volgende gebeurtenissen:

• Er wordt een nieuwe werknemer aangemaakt.

• Een medewerker verhuist van de ene afdeling naar de andere. In dit geval worden zowel de vorige als de nieuwe manager op de hoogte gebracht.

• Het vertrek van een werknemer is gepland (meestal wanneer er minder dan 14 dagen zijn tot hun laatste dag).

• De gebruikersaccount van een werknemer is gedeactiveerd na zijn vertrek.

Nieuwe medewerkers

Normaal gesproken ontvang je 30 dagen of minder voor de startdatum van een nieuwe medewerker een bericht. De e-mail bevat informatie over de werknemer en welke toegangsrechten automatisch zijn toegewezen.

Als dit is ingeschakeld voor jouw organisatie, bevat de e-mail een link die je doorverwijst naar het platform, waar je meer toegangsrechten kunt toevoegen of de geautomatiseerde toewijzingen kunt opheffen.

Wanneer een werknemer van functie verandert

U ontvangt een melding wanneer een werknemer van of naar uw afdeling wordt overgeplaatst. U ontvangt geen bericht als een werknemer van functie verandert maar op dezelfde afdeling blijft.

• Automatische wijzigingen: Toegangsrechten van de vorige afdeling die niet relevant zijn voor de nieuwe afdeling worden automatisch ingetrokken.

• Handmatige wijzigingen: Toegangsrechten die handmatig zijn toegekend, moeten handmatig worden verwijderd.

De e-mailmelding geeft een volledig overzicht van de huidige toegangsrechten van de werknemer.

Opmerking: Als u deze meldingen storend vindt, neem dan contact op met uw eADM om de meldingsregels aan te passen.

Wanneer een werknemer moet vertrekken

Je ontvangt meestal een melding wanneer een werknemer minder dan 14 dagen heeft tot de einddatum van zijn dienstverband. Dit geldt zowel wanneer er een einddatum is ingesteld voor het arbeidscontract als wanneer de einddatum voor alle functies van een werknemer is bereikt. Deze functie is vooral handig voor afdelingen met een hoog verloop van uurwerkers of werknemers op contractbasis, omdat het helpt om ervoor te zorgen dat contracten worden verlengd of vernieuwd wanneer dat nodig is.

Wanneer een werknemer is vertrokken

Zodra een werknemer zijn einddatum passeert, wordt zijn account gedeactiveerd en worden alle toegangsrechten ingetrokken. U ontvangt een melding wanneer dit proces is voltooid. Na een ingestelde respijtperiode (bijv. 60 dagen) wordt de account definitief verwijderd. Als de werknemer tijdens deze respijtperiode terugkeert, kan zijn account worden hersteld.

Wachtwoordbeheer

Zelf wachtwoord resetten voor werknemers

Alle medewerkers kunnen hun eigen wachtwoorden opnieuw instellen door naar de wachtwoordportal te gaan.

Om de veiligheid te garanderen, moeten werknemers zich eerst authenticeren met behulp van ID-porten. Na succesvolle verificatie kunnen ze een nieuw wachtwoord instellen. Dit is de veiligste methode en vereist geen actie van uw kant.

Een wachtwoord opnieuw instellen voor een werknemer

Als manager kunt u wachtwoorden voor uw medewerkers rechtstreeks vanuit hun gebruikersprofiel opnieuw instellen. In de rechterbovenhoek van het gebruikersprofiel vind je twee wachtwoordgerelateerde knoppen.

1. Wachtwoord handmatig instellen: Met de eerste knop kun je een nieuw wachtwoord instellen. Je moet dit nieuwe wachtwoord dan op een veilige manier aan de werknemer doorgeven.

2. Automatisch gegenereerd wachtwoord verzenden via sms: De tweede knop genereert een willekeurig wachtwoord en stuurt dit direct via sms naar het geregistreerde mobiele nummer van de werknemer. Je krijgt dit wachtwoord niet te zien.

Licentie- en toegangsbeheer

Toegangsrechten kunnen automatisch worden toegewezen op basis van vooraf gedefinieerde regels of handmatig door een manager. Het systeem is ontworpen voor automatisering om de meeste toewijzingen af te handelen, terwijl je zelf de uitzonderingen kunt beheren.

De toegangsrechten van een werknemer wijzigen

1. Log in en zoek de werknemer die je wilt bewerken.

2. Navigeer naar het tabblad Rechten.

3. Klik op de knop Bewerken (geel plusteken) in de rechterbovenhoek om de bewerkingsweergave te openen.

In de bewerkingsweergave kunt u:

• Een nieuw recht toevoegen: Selecteer een systeem en kies vervolgens het specifieke recht uit het vervolgkeuzemenu.

• Een vervaldatum instellen: als je een vervaldatum invoert, wordt het toegangsrecht na die datum automatisch ingetrokken.

• Bestaande rechten wijzigen of verwijderen.

Opmerking: Standaard kunnen managers alleen toegangsrechten beheren die relevant zijn voor hun eigen afdeling. Een manager van de afdeling gezondheidszorg kan bijvoorbeeld geen toegang verlenen tot systemen die door de onderwijsafdeling worden gebruikt.

Externe gebruikersaccounts uitbreiden

U kunt de vervaldatum verlengen voor externe gebruikersaccounts (bijv. consultants, studenten) die aan uw afdeling zijn gekoppeld. Als het account niet wordt verlengd, wordt het automatisch gedeactiveerd op de vervaldatum.

1. Zoek naar de externe gebruiker.

2. Klik op de knop Verloopdatum wijzigen in de rechterbovenhoek van het profiel van de gebruiker.

Opmerking: deze knop is alleen zichtbaar voor externe gebruikersaccounts. De tewerkstellingsperiode voor gewone werknemers wordt bepaald door het HR-systeem.

3. Stel een nieuwe vervaldatum in. Standaard kan de account met maximaal drie maanden per keer worden verlengd.

Problemen oplossen

Ik kan geen specifiek toegangsrecht toewijzen.

Neem contact op met de eADM van je organisatie. Zij zullen de aanvraag bekijken en indien nodig het ontbrekende toegangsrecht toevoegen aan de beschikbare opties.

Ik kan geen nieuw wachtwoord versturen via sms.

Voor deze functie moet de werknemer een mobiel nummer hebben dat geregistreerd is in het HR-hoofdsysteem dat gegevens aan eADM levert.

Een werknemer heeft de verkeerde Microsoft 365-licentie of het verkeerde gebruikerstype.

De toewijzing van licenties wordt meestal geregeld door geautomatiseerde regels. In sommige gevallen kun je dit omzeilen om bijvoorbeeld een medewerker te upgraden van een cloud-only licentie (M365 F3) naar een volledig pakket met een downloadbaar Office-pakket (M365 E3). Als je de wijziging niet zelf kunt doorvoeren, neem dan contact op met je eADM om de regels aan te laten passen.