EQS (kwaliteitssysteem uitbreiden)

Dit document beschrijft de integratie die gebruikers en hun afdelingsgegevens exporteert van eADM naar Extend Quality System (EQS). De integratie stuurt tijdens elke geplande run een compleet CSV-bestand met gebruikers- en afdelingsgegevens naar EQS. Dit automatiseert het onderhoud van gebruikersaccounts en organisatiestructuur binnen EQS op basis van gegevens uit uw HR-systeem.

Functionaliteit

• Gegevensexport: De integratie exporteert gebruikers met hun afdelingsrelatie. Het bevat gegevens voor zowel primaire als secundaire posities, inclusief de manager voor elke positie.

• Gebruiker vergelijken: Bestaande gebruikers worden gematcht op basis van de USERNAME veld in EQS. Als er een gebruiker met een overeenkomende gebruikersnaam wordt gevonden, zal eADM een koppeling maken naar het record van die gebruiker en het bijwerken.

Waarschuwing: Als er geen overeenkomende gebruikersnaam wordt gevonden, wordt er een dubbele gebruiker aangemaakt in EQS.

• Afdelingsmatching: Bestaande afdelingen worden gematcht met behulp van het afdelingsnummer uit eADM en de EXTERNAL_UNIT_ID veld in EQS. Als er een overeenkomst wordt gevonden, wordt de bestaande omzetgroep in EQS bijgewerkt.

Waarschuwing: Als er geen overeenkomende EXTERNAL_UNIT_ID wordt gevonden, wordt er een nieuwe duplicaatafdeling aangemaakt in EQS.

• Deactivering van gebruikers: Wanneer het dienstverband van een gebruiker eindigt en zijn account wordt gedeactiveerd in eADM, wordt er een verwijderingsbericht naar EQS gestuurd om de gebruiker van boord te halen.

Organogram

Standaard is de integratie geconfigureerd om het organigram van je HR-systeem (via eADM) te spiegelen aan EQS in een 1:1 relatie.

Opmerking: Het is mogelijk om aangepaste transformaties te configureren. Zo kunnen bijvoorbeeld meerdere afdelingen in het HR-systeem worden toegewezen aan één afdeling in EQS. Dit zijn echter handmatige aanpassingen die onderhouden moeten worden als de bronstructuur in het HR-systeem verandert. Bespreek maatwerkvereisten met ons.

Voorconfiguratie

Voordat de integratie kan worden geconfigureerd, heeft Identum de volgende informatie en handelingen van je nodig:

1. Afdeling ID's in kaart brengen: De organisatiestructuur in EQS moet worden voorbereid. De EXTERNAL_UNIT_ID veld voor elke afdeling in EQS moet overeenkomen met het corresponderende afdelingsnummer in eADM. Om je hierbij te helpen, kunnen we je voorzien van een complete lijst van afdelingen en hun bijbehorende afdelingsnummers uit eADM.

2. Bevestig SFTP toegang: Standaard gebruikt Identum een bestaande SFTP account om het gegevensbestand direct naar EQS te uploaden. Als jouw organisatie een andere setup gebruikt, dan moet je contact opnemen met EQS om referenties (gebruikersnaam en wachtwoord) aan te vragen voor het uploaden van bestanden.

3. Definieer het attribuut Gebruikersnaam: U moet ons informeren welk kenmerk wordt gebruikt als het USERNAME voor aanmeldingen in EQS. Dit is meestal

   • De hoofdgebruikersnaam (UPN) voor gebruikers die inloggen via Azure AD.

   • DesAMAccountName van Active Directory.

4. Gebruikersbereik definiëren: We moeten weten welke gebruikers geëxporteerd moeten worden naar EQS. Moet de export bijvoorbeeld alle werknemers, alleen vaste werknemers of alle werknemers van een specifieke set afdelingen omvatten?

Testen en implementeren

Zodra je de vereiste stappen hebt doorlopen, kunnen we verder gaan met testen. We sturen een testbestand naar EQS, die de resultaten van de gegevensimport zal analyseren. Als het resultaat aan de verwachtingen voldoet, activeren we de integratie voor productiegebruik.