Projectuitvoeringsplan

Dit (algemene) voorstel voor een projectuitvoeringsplan is gebaseerd op onze uitgebreide ervaring met de implementatie van Identum's IAM-oplossingen (Identity and Access Management). We zullen het plan aanpassen op basis van de beschikbare informatie en specifieke vereisten die tijdens de projectplanning in stap 1 zijn vastgesteld.

We raden aan dat belangrijke medewerkers van de IT-afdeling (inclusief servicedesk/ondersteuning), HR/salarisadministratie en digitalisering/serviceontwikkeling deel uitmaken van de leveringsgroep.

• Frequentie van vergaderingen: Wij raden wekelijkse vergaderingen aan tijdens de leveringsperiode van fase 1. Zodra het systeem normaal functioneert, raden wij regelmatige vergaderingen tussen leverancier en klant aan om ervoor te zorgen dat de .

• Frequentie: Meestal vinden vergaderingen in het begin vaker plaats (maandelijks of driemaandelijks), maar uiteindelijk neemt het aantal af tot 1-2 keer per jaar. De frequentie wordt bepaald door de klant.

Fase 1: Basisconfiguratie - Gedefinieerde automatisering

Deze fase bestaat uit 5 stappen waarin we de bij het contract gevoegde blauwdrukken herzien en implementeren.

• Elke stap omvat workshops waarin we samen de opzet verder ontwikkelen.

• We raden wekelijkse statusvergaderingen aan om elkaar op de hoogte te houden van de voortgang.

• We gebruiken Trello voor projectmanagement, maar kunnen ons indien gewenst aanpassen aan de voorkeurstool van de klant.

1. In kaart brengen

In deze fase worden systemen opgezet en worden gegevens geïmporteerd uit bronsystemen.

• Workshop: Beoordeling van de gegevenskwaliteit en bespreking van mogelijke corrigerende maatregelen.

• Vereisten: De klant moet de nodige toegang verlenen voordat deze fase begint. (Raadpleeg de technische documentatie voor de toegangsvereisten).

2. Basisconfiguratie

Hier worden de fundamentele workflows in de IAM-oplossing vastgesteld.

• Activiteiten: Bestaande groepen worden geïmporteerd vanuit AD/Entra ID en geïntegreerd in toegangsbeheersystemen. Er worden synchronisatiesjablonen voor gebruikersgegevensstromen en een standaardset van berichtenworkflows opgezet.

• Focus van de workshop: Filteren van gegevens (bijv. filters op functie/afdeling) en een evaluatie van gewenste berichtenworkflows.

3. Aanpassing aan de klant

Deze fase richt zich op het aanpassen van de basisinstellingen.

• Focus van de workshop: Aanpassen van gegevensstromen aan de specifieke wensen en behoeften van de klant, instellen van regels voor e-mailaccounts en M365-licenties.

• Actie van de klant: Bekijk de gekozen berichtenworkflows uit de vorige fase en pas de tekstinhoud aan.

4. Kwaliteitsborging en livegang

Deze fase begint met een workshop om de opzet te bekijken, de productie te plannen en een datum vast te stellen.

• Implementatie: Wanneer de leveringsgroep akkoord gaat en de installatie is goedgekeurd, zal de leverancier het systeem op de overeengekomen datum implementeren.

• Interne communicatie: De klant moet intern de nodige informatie verstrekken, waaronder het informeren van het management over de veranderingen.

• Training: In deze fase begint de training in het gebruik van de oplossing. De omvang hangt af van het niveau van de geïmplementeerde selfservice. Voor eindgebruikers worden cursussen doorgaans aangeboden via e-learningplatforms.

5. Rijping en verdere ontwikkeling

Deze fase is een vloeiende overgang naar stap 2. Tijdens de inloopperiode van 30 dagen controleren we checklists om de functionaliteit van het systeem te verifiëren.

• Feedback: Het is van cruciaal belang om feedback te verzamelen van het management, HR, IT en medewerkers.

• Aanpassingen: Pas berichtworkflows en toegangsregels aan op basis van feedback en verfijn de instellingen.

Fase 1 Leveringstijdschema

Voordat we met de levering beginnen, wordt er doorgaans een gedetailleerd GANTT-schema opgesteld op basis van de overeengekomen blauwdrukken voor fase 1.

• Rood: Werkzaamheden die door de klant moeten worden uitgevoerd (bijv. HR- of IT-afdeling).

• Blauw: Werkzaamheden die door de leverancier moeten worden uitgevoerd.

• Groen: Werkzaamheden die door de leverancier en de klant samen worden uitgevoerd.

• Geel: Werk uitgevoerd door de klant.

Fase 1 Leveringstermijn 

Dit is sterk afhankelijk van de beschikbare middelen van de klant! Doorgaans 4 weken voor de installatie + 4 weken inloop- en afstemmingsperiode. Het systeem wordt in fasen uitgerold in plaats van in één keer. De productie wordt gestart wanneer de gebruikersaccountstroom naar AD/Entra ID gereed is, gevolgd door basis toegangscontrole en berichtenworkflows. Verbindingen met andere doelsystemen beginnen parallel aan de inloopperiode. Dit betekent dat als de middelen van de klant beperkt zijn, we de levering in seriële componentleveringsmodus kunnen uitvoeren in plaats van (min of meer) parallel. 

Rollen en verantwoordelijkheden

• Identum of Identum-partner (leverancier): Indien gewenst kunnen wij een projectmanager/coördinator leveren die de algehele verantwoordelijkheid voor de voortgang op zich neemt. 

• De projectrollen zijn onderverdeeld in HR van de klant, IT van de klant, leverancier en coördinator.

• Klantcoördinator: We raden de klant aan om een coördinator aan te wijzen die intern de levering opvolgt. Deze persoon is verantwoordelijk voor het goedkeuren van mijlpalen die nodig zijn om door te gaan naar de volgende stap. Het is aan te raden dat de coördinator rapporteert aan de IT-manager of het uitvoerend management als hij/zij geen deel uitmaakt van de leveringsgroep.

Geschat gebruik van hulpbronnen

We nemen altijd een schatting van ons resourcegebruik op in de projectomvang, waarbij we rekening houden met de technische levering van de opzet zoals gedefinieerd in de blauwdrukken en het leveringsschema. Schattingen kunnen veranderen als de vereisten of de omvang tijdens de levering veranderen.

Aanbevelingen van klanten:

• Zorg voor voldoende middelen zodat alle projectdeelnemers wekelijkse statusvergaderingen kunnen bijwonen.

• Aan elke workshop moeten 2-3 personen deelnemen.

• De workshops duren naar schatting elk een halve dag.

• Er is extra tijd nodig voor training, interne informatievoorziening en het aanpassen van berichtenworkflows.

Fase 2: Geavanceerde automatisering en verder

De volgende fasen bouwen voort op het fundament dat we in fase 1 hebben gelegd, met activiteiten die afhankelijk zijn van de behoeften die tijdens de eerste fase in kaart zijn gebracht. 

Voorbeelden hiervan zijn:

• Automatische downgrade of terugvordering van ongebruikte licenties.

• Regels voor het deactiveren van werknemers met verlof.

• Opschonen van "zombieaccounts" in AD/Entra ID.

• Toegangscontrole op basis van behoefte (toegang tot gespecialiseerde systemen/beveiligde zones alleen voor werknemers met concrete behoeften).

• Beheer van gebruikersaccounts voor externe gebruikers, aannemers en tijdelijk personeel.

• Meer connectoren en integraties toevoegen

• Digitale workflows voor onboarding, externe medewerkers, toegangsaanvragen, enz.

Uitvoering: De taken in stap 2 worden uitgevoerd door deskundigen voor het specifieke item, in samenwerking met de leverancier, die verslag uitbrengen aan de leveringsgroep.

Opleidings- en documentatieplan

We leveren een uitgebreid trainings- en documentatiepakket om ervoor te zorgen dat de klant zelfstandig kan werken met het Identum eADM-platform, zowel in de dagelijkse bedrijfsvoering als bij het toekomstige beheer ervan. 

Trainingsplan

De training wordt aangepast aan verschillende gebruikersgroepen.

• Eindgebruikers (werknemers, managers): Digitale training wordt aangeboden via e-learningplatforms en videobronnen (bijv. YouTube) waarin veelvoorkomende scenario's aan bod komen.

• Servicedeskmedewerkers: Praktische cursussen (ongeveer 2-4 uur) over basisfuncties, probleemoplossing en gebruikersbeheer. Het is voor beheerders voordelig om deze cursus te volgen voordat ze een geavanceerde training volgen.

• Systeembeheerders:

  • Praktische betrokkenheid: Beheerders nemen deel aan configuratie, wekelijkse vergaderingen en technische workshops ("al doende leren").

  • Formele cursus: Een speciale eendaagse cursus voor beheerders, gericht op geavanceerde functionaliteit, probleemoplossing en regelbeheer.

  • Inwerkperiode: Nauwe samenwerking met consultants tijdens de lanceringsperiode zorgt voor verdere praktische training.

Documentatie

De documentatie bestaat uit drie delen om de relevantie en actualiteit te waarborgen.

1. Algemene systeemdocumentatie: openbaar beschikbare en bijgewerkte technische documentatie, gebruikershandleidingen en API-referenties.

2. Klantenspecifieke documentatie: geleverd na de inloopperiode.

   • Blauwdrukken: visuele beschrijving van architectuur, gegevensbronnen, regels en stromen.

   • Leveringsrapporten: Logboeken van projecttools en notulen van workshops.

3. Ingebouwde documentatie: Beschrijvingen die rechtstreeks in de oplossingsvelden voor regelsets, berichtenstromen en sjablonen zijn opgenomen. Dit zorgt ervoor dat de technische documentatie nauwkeurig en up-to-date blijft.

Risicomatrix

Een goede planning en voorbereiding kunnen risico's beperken. Belangrijke strategieën zijn onder meer het creëren van verantwoordelijkheid bij de betrokken afdelingen, een grondige systeemkartering en duidelijk omschreven doelstellingen.