eAdm för chefer: Vad kan jag använda det till?

Den här guiden ger en översikt över de viktigaste funktionerna som är tillgängliga för chefer. Det primära syftet med plattformen är att automatisera rutinuppgifter som rör hantering av användarkonton och åtkomstkontroll, särskilt för att hantera nyanställda, befattningsändringar och avgångar. Den förenklar också processen för att hantera undantag från dessa automatiserade regler.

En ny sjuksköterska på din avdelning kan till exempel automatiskt få tillgång till patientens elektroniska journalsystem. En ny undersköterska kanske däremot uppfyller kriterierna för åtkomst, men behöver ditt manuella godkännande innan den beviljas.

Varning för detta: Exemplen i den här artikeln är baserade på vår standardkonfiguration. Din organisation kan ha specifika anpassningar. Om du är osäker på din konfiguration, vänligen kontakta din organisations eADM .

Viktiga funktioner för chefer

• Få automatiska meddelanden om nyanställningar, personalöverföringar och kommande avgångar.

• Återställ lösenorden för dina anställda.

• Visa, ändra, lägg till eller ta bort alla behörigheter och åtkomsträttigheter som är kopplade till en anställds användarkonto.

• Förläng utgångsdatumet för externa användarkonton som är kopplade till din avdelning.

E-postaviseringar för händelser i medarbetarnas livscykel

Som standard kommer du att få e-postmeddelanden för följande händelser:

• En ny medarbetare skapas.

• En medarbetare flyttar från en avdelning till en annan. I det här fallet meddelas både den tidigare och den nya chefen.

• En anställd är planerad att sluta (vanligtvis när det är mindre än 14 dagar kvar till sista arbetsdagen).

• En medarbetares användarkonto har avaktiverats efter att medarbetaren slutat.

Nya medarbetare

Du får vanligtvis ett meddelande 30 dagar eller mindre före en ny medarbetares startdatum. E-postmeddelandet innehåller information om den anställde och vilka åtkomsträttigheter som automatiskt har tilldelats.

Om det är aktiverat för din organisation kommer e-postmeddelandet att innehålla en länk som leder dig till plattformen, där du kan lägga till fler åtkomsträttigheter eller åsidosätta de automatiska tilldelningarna.

När en medarbetare byter befattning

Du kommer att få ett meddelande när en anställd flyttas till eller från din avdelning. Du får inget meddelande om en anställd byter tjänst men stannar kvar på samma avdelning.

• Automatiska förändringar: Åtkomsträttigheter från den tidigare avdelningen som inte är relevanta för den nya avdelningen kommer automatiskt att återkallas.

• Manuella ändringar: Åtkomsträttigheter som har beviljats manuellt måste tas bort manuellt.

E-postmeddelandet ger en fullständig översikt över medarbetarens aktuella åtkomsträttigheter.

Obs: Om du tycker att dessa meddelanden är störande, kontakta din eADM för att justera meddelandereglerna.

När en medarbetare ska sluta

Du får vanligtvis ett meddelande när en anställd har mindre än 14 dagar kvar till sitt sista anställningsdatum. Detta gäller både när ett slutdatum har fastställts för anställningsavtalet och när slutdatumet för en anställds alla positioner har uppnåtts. Den här funktionen är särskilt användbar för avdelningar med hög omsättning av timanställda eller kontraktsanställda, eftersom den hjälper till att säkerställa att kontrakten förnyas eller förlängs vid behov.

När en medarbetare har slutat

När en anställd passerar sitt slutdatum avaktiveras kontot och alla åtkomsträttigheter återkallas. Du kommer att få ett meddelande när denna process är klar. Efter en angiven frist (t.ex. 60 dagar) raderas kontot permanent. Om den anställde återvänder under denna period kan kontot återställas.

Lösenordshantering

Lösenordsåterställning med självbetjäning för anställda

Alla anställda kan återställa sina egna lösenord genom att navigera till lösenordsportalen.

För att säkerställa säkerheten måste medarbetarna först autentisera sig med hjälp av ID-porten. När autentiseringen har lyckats kan de ange ett nytt lösenord. Detta är den säkraste metoden och kräver ingen åtgärd från din sida.

Så här återställer du ett lösenord för en anställd

Som chef kan du återställa lösenorden för dina anställda direkt från deras användarprofil. I det övre högra hörnet av användarens profil hittar du två lösenordsrelaterade knappar.

1. Ställ in lösenord manuellt: Med den första knappen kan du definiera ett nytt lösenord. Du måste sedan på ett säkert sätt kommunicera det nya lösenordet till den anställde.

2. Skicka autogenererat lösenord via SMS: Den andra knappen genererar ett slumpmässigt lösenord och skickar det direkt till medarbetarens registrerade mobilnummer via SMS. Du kommer inte att se detta lösenord.

Licens- och åtkomsthantering

Åtkomsträttigheter kan tilldelas antingen automatiskt baserat på fördefinierade regler eller manuellt av en chef. Systemet är utformat för att automatisera hanteringen av de flesta tilldelningar, samtidigt som du kan hantera undantagen.

Så här ändrar du en medarbetares åtkomsträttigheter

1. Logga in och sök efter den medarbetare som du vill redigera.

2. Navigera till fliken Rights (Rättigheter ).

3. Klicka på redigeringsknappen (gul plusikon) i det övre högra hörnet för att öppna redigeringsvyn.

I redigeringsvyn kan du göra följande:

• Lägg till en ny rättighet: Välj ett system och välj sedan den specifika rättigheten från rullgardinsmenyn.

• Ange ett utgångsdatum: Om du anger ett utgångsdatum kommer åtkomsträttigheten att återkallas automatiskt efter detta datum.

• Ändra eller ta bort befintliga rättigheter.

Obs: Som standard kan chefer endast administrera åtkomsträttigheter som är relevanta för deras egen avdelning. En chef på vårdavdelningen kan t.ex. inte ge åtkomst till system som används av utbildningsavdelningen.

Så här utökar du externa användarkonton

Du kan förlänga utgångsdatumet för externa användarkonton (t.ex. konsulter, studenter) som är kopplade till din avdelning. Om kontot inte förlängs kommer det automatiskt att inaktiveras på utgångsdatumet.

1. Sök efter den externa användaren.

2. Klicka på knappen Ändra utgångsdatum i det övre högra hörnet av användarens profil.

Obs: Den här knappen är endast synlig för externa användarkonton. Anställningsperioden för ordinarie anställda styrs av HR-systemet.

3. Ställ in ett nytt utgångsdatum. Som standard kan kontot förlängas med högst tre månader åt gången.

Felsökning

Jag kan inte tilldela en specifik åtkomsträttighet.

Kontakta din organisations eADM . De kommer att granska begäran och lägga till den saknade åtkomsträttigheten till dina tillgängliga alternativ om det är lämpligt.

Jag kan inte skicka ett nytt lösenord via SMS.

Denna funktion kräver att den anställde har ett mobilnummer som är registrerat i det HR-system som tillhandahåller data till eADM.

En anställd har fel Microsoft 365-licens eller användartyp.

Licenstilldelning styrs vanligtvis av automatiserade regler. I vissa fall kan du åsidosätta detta för att t.ex. uppgradera en anställd från en licens som endast gäller molnet (M365 F3) till ett komplett paket med en nedladdningsbar Office-svit (M365 E3). Om du inte kan göra ändringen själv, kontakta din eADM för att få reglerna justerade.