Projektleveransplan

Detta (generiska) förslag till projektleveransplan baseras på vår omfattande erfarenhet av implementering av Identums IAM-lösningar (Identity and Access Management). Vi kommer att anpassa planen utifrån tillgänglig information och specifika krav som identifierats under projektplaneringen i steg 1.

Vi rekommenderar att nyckelpersoner från IT-avdelningen (inklusive service desk/support), HR/löneavdelningen och digitalisering/tjänsteutveckling ingår i leveransgruppen.

• Mötesfrekvens: Vi rekommenderar veckomöten under leveransperioden för fas 1. När systemet är i normal drift rekommenderar vi regelbundna möten mellan leverantör och kund för att säkerställa att .

• Kadens: Vanligtvis är mötena mer frekventa i början (månadsvis eller kvartalsvis) och minskar så småningom till 1–2 gånger per år. Frekvensen bestäms av kunden.

Fas 1: Grundläggande inställningar – Definierad automatisering

Denna fas består av fem steg där vi reviderar och implementerar de ritningar som bifogas kontraktet.

• Varje steg innefattar workshops där vi tillsammans vidareutvecklar upplägget.

• Vi rekommenderar veckovisa statusmöten för att uppdatera varandra om framstegen.

• Vi använder Trello för projektledning, men kan anpassa oss till kundens önskade verktyg om så önskas.

1. Kartläggning

I denna fas konfigureras systemen och data importeras från källsystemen.

• Workshop: Bedömning av datakvalitet och diskussion om möjliga korrigerande åtgärder.

• Förutsättningar: Kunden måste bevilja nödvändig åtkomst innan denna fas påbörjas. (Se teknisk dokumentation för åtkomstkrav).

2. Grundläggande konfiguration

Här fastställs de grundläggande arbetsflödena i IAM-lösningen.

• Aktiviteter: Befintliga grupper importeras från AD/Entra ID och integreras i åtkomsthanteringssystem. Synkroniseringsmallar för användardataflöde och en standarduppsättning meddelandearbetsflöden konfigureras.

• Workshopens fokus: Filtrering av data (t.ex. position/avdelningsfilter) och en genomgång av önskade meddelandearbetsflöden.

3. Kundanpassning

Denna fas fokuserar på att skräddarsy den grundläggande konfigurationen.

• Workshopens fokus: Anpassa dataflöden efter kundens specifika önskemål och behov, skapa regler för e-postkonton och M365-licensiering.

• Kundåtgärd: Granska valda meddelandearbetsflöden från föregående fas och anpassa textinnehållet.

4. Kvalitetssäkring och driftsättning

Denna fas inleds med en workshop för att granska upplägget, planera produktionen och fastställa ett datum.

• Implementering: När leveransgruppen har godkänt och installationen har godkänts kommer leverantören att implementera systemet på det överenskomna datumet.

• Intern kommunikation: Kunden måste genomföra nödvändigt informationsarbete internt, inklusive att informera ledningen om förändringarna.

• Utbildning: Utbildning i användningen av lösningen inleds i denna fas. Omfattningen beror på vilken nivå av självbetjäning som implementeras. För slutanvändare erbjuds kurser vanligtvis via e-lärandeplattformar.

5. Mognad och vidare utveckling

Denna fas är en övergång till steg 2. Under den 30 dagar långa inkörningsperioden granskar vi checklistor för att verifiera systemets funktionalitet.

• Feedback: Det är viktigt att samla in feedback från ledningen, HR, IT och medarbetarna.

• Justeringar: Anpassa meddelandearbetsflöden och åtkomstkontrollregler baserat på feedback och finjustera inställningarna.

Fas 1 Leveranstidsplan

En detaljerad GANTT-plan skapas vanligtvis innan vi påbörjar leveransen, baserat på de överenskomna ritningarna för fas 1.

• Rött: Arbete som ska utföras av kunden (t.ex. HR- eller IT-avdelningen).

• Blått: Arbete som ska utföras av leverantören.

• Grönt: Arbete som utförs gemensamt av leverantör och kund.

• Gult: Arbete utfört av kunden.

Fas 1 Leveranstid 

Detta beror i hög grad på tillgängliga kundresurser! Vanligtvis tar det 4 veckor för installation + 4 veckor för inkörnings- och finjusteringsperiod. Systemet lanseras i etapper snarare än allt på en gång. Produktionslanseringen sker när användarkontots flöde till AD/Entra ID är klart, därefter följer grundläggande åtkomstkontroll och meddelandearbetsflöden. Anslutningar till andra målsystem påbörjas parallellt med inkörningsperioden. Detta innebär att om kundens resurser är begränsade kan vi genomföra leveransen i seriellt leveransläge istället för (mer eller mindre) parallellt. 

Roller och ansvar

• Identum eller Identums partner (leverantör): Vi kan tillhandahålla en projektledare/koordinator med övergripande ansvar för projektets framsteg, om så önskas. 

• Projektrollerna är indelade i kundens HR, kundens IT, leverantör och koordinator.

• Kundkoordinator: Vi rekommenderar att kunden utser en koordinator som ansvarar för den interna uppföljningen av leveransen. Denna person ansvarar för att godkänna de milstolpar som krävs för att gå vidare till nästa steg. Det rekommenderas att koordinatorn rapporterar till IT-chefen eller ledningen om hen inte ingår i leveransgruppen.

Beräknad resursanvändning

Vi inkluderar alltid en uppskattning av vår resursanvändning i projektets omfattning, som täcker den tekniska leveransen av installationen enligt ritningarna och leveransschemat. Uppskattningarna kan ändras om kraven eller omfattningen ändras under leveransen.

Kundrekommendationer:

• Tilldela tillräckliga resurser så att alla projektdeltagare kan delta i veckovisa statusmöten.

• 2-3 personer bör delta i varje workshop.

• Workshopparna beräknas ta en halv dag vardera.

• Ytterligare tid behövs för utbildning, internt informationsarbete och anpassning av meddelandearbetsflöden.

Fas 2: Avancerad automatisering och vidare

Nästa fas bygger vidare på det grundarbete som vi lade under fas 1, med aktiviteter som baseras på de behov som kartlagts under den inledande fasen. 

Exempel på detta är:

• Automatisk nedgradering eller återtagande av oanvända licenser.

• Regler för att inaktivera anställda som är tjänstlediga.

• Rensning av "zombie-konton" i AD/Entra ID.

• Behovsbaserad åtkomstkontroll (åtkomst till specialiserade system/säkra zoner endast för anställda med konkreta behov).

• Hantering av användarkonton för externa användare, entreprenörer och tillfällig personal.

• Lägg till fler anslutningar och integrationer

• Digitala arbetsflöden för introduktion, extern personal, åtkomstansökningar etc.

Genomförande: Uppgifterna i steg 2 föreslås utföras av sakkunniga för den specifika punkten i samarbete med leverantören, med återrapportering till leveransgruppen.

Utbildnings- och dokumentationsplan

Vi levererar ett omfattande utbildnings- och dokumentationspaket för att säkerställa att kunden blir självständig i den dagliga driften och framtida hanteringen av Identums eADM-plattform. 

Träningsplan

Utbildningen är anpassad till olika användargrupper.

• Slutanvändare (anställda, chefer): Digital utbildning erbjuds via e-lärandeplattformar och videoresurser (t.ex. YouTube) som täcker vanliga scenarier.

• Service Desk-personal: Praktiska kurser (ca 2–4 timmar) som täcker grundläggande funktioner, felsökning och användaradministration. Det är fördelaktigt för administratörer att gå denna kurs innan de går vidare till avancerad utbildning.

• Systemadministratörer:

  • Praktiskt engagemang: Administratörer deltar i konfiguration, veckomöten och tekniska workshops ("learning-by-doing").

  • Formell kurs: En specialiserad endagskurs för administratörer med fokus på avancerade funktioner, felsökning och regelhantering.

  • Inkörningsperiod: Ett nära samarbete med konsulter under lanseringsperioden ger ytterligare praktisk utbildning.

Dokumentation

Dokumentationen är tredelad för att säkerställa relevans och aktualitet.

1. Allmän systemdokumentation: Allmänt tillgängliga och uppdaterade tekniska dokument, användarhandböcker och API-referenser.

2. Kundspecifik dokumentation: Levereras efter inkörningsperioden.

   • Blåkopior: Visuell beskrivning av arkitektur, datakällor, regler och flöden.

   • Leveransrapporter: Loggar från projektverktyg och mötesprotokoll.

3. Inbyggd dokumentation: Beskrivningar inbäddade direkt i lösningsfälten för regeluppsättningar, meddelandeflöden och mallar. Detta säkerställer att den tekniska dokumentationen förblir precis och uppdaterad.

Riskmatris

Korrekt planering och förberedelse kan minska riskerna. Viktiga strategier är att skapa ägarskap i berörda avdelningar, noggrann systemkartläggning och tydligt definierade mål.