Glup fra Visma SmartSkill
Læringsplatformen Glup er utviklet av Visma SmartSkill i samarbeid med mer enn 300 norske kommuner, tilpasset behovene for norske kommuner og fylkeskommuner. Med Glup får du tilgang til digitale kurs fra ulike leverandører i en og samme katalog, så alle kan enkelt finne kurset de trenger uten å lete mange forskjellige steder. Glup samler kurs og opplæring, sammen med viktig funksjonalitet og god brukervennlighet. Dette gjør at du kan planlegge, tilrettelegge, gjennomføre, følge opp og dokumentere kompetanse.
Les mer om Glup her: https://www.smartskill.no/glup
Hva gjør denne integrasjonen?
Kortversjon: En integrasjon mellom eADM og Glup overfører brukere, avdelinger og den enkelte bruker sin avdelingstilhørighet fra eAdm til Glup, samtidig som den gir dem tilgang som enten ansatt eller leder.
Integrasjonen oppretter, vedlikeholder og deaktiverer brukere direkte i Glup, basert på informasjon eAdm mottar fra HRM-systemet i organisasjonen din. Brukerkontoer blir opprettet i Glup med avdelingstilhørighet og korrekt stillingskode. Når en bruker skal miste tilgangen til Glup, enten fordi hen slutter eller skifter stilling, vil eADM automatisk deaktivere brukerkontoen i Glup. Bytter en ansatt avdeling, blir avdelingstilhørighet endret tilsvarende i Glup.
eAdm vil også styre hvilken rolle de ansatte skal ha i Glup, om det skal være som ansatt eller leder.
Integrasjonen vil også vedlikeholde organisasjonshierarkiet i Glup, basert på data importert inn i eAdm fra HRM.
Forhåndsarbeid
Vi kontakter deretter Visma SmartSkill for å få de nødvendige tilgangene eADM behøver
Vi vil deretter kalle inn til et teknisk møte der vi går gjennom oppsettet og avtaler følgende:
Hvilke brukere og avdelinger skal eksporteres fra eADM til Glup
Hvilke verdier skal vi eksportere
Hvem skal få rollen leder og hvem skal få rollen ansatt i Glup?
Er det behov for å koble brukere og avdelinger i eADM mot eksisterende brukerkontoer og avdelinger i Glup?
Så snart dette er avklart kan integrasjonen aktiveres.
Koble eAdm-bruker mot eksisterende brukere i Glup
For at vi skal kunne koble opp ansatte fra HRM til eksisterende brukerkontoer i Glup, må begge ha en samsvarende brukernavn/epost. Pass på at epostadresse i Glup stemmer overens med brukerens arbeidse-postadresse eller brukerens UserPrincipalName (UPN) i Azure AD.
Der pålogging til GLUP er via Visma Connect, må e-postadresse i GLUP samsvare med e-postadresse i Connect. I de aller fleste tilfeller er det arbeidse-postadresse som er registrert i Connect.
Dersom dette ikke blir gjort, vil du få duplikater!
Legge inn avdelingsnummer på eksisterende avdelinger i Glup
I de fleste tilfeller anbefales at eAdm oppretter en ny organisasjonsstruktur i GLUP som speiler strukturen i HRM.
Visma Smartskill mener det har begrenset verdi å kjøre en “matche”-rutine der avdelingsnummer etc legges inn i eksisterende org.struktur, slik at eAdm knytter seg opp mot denne.
Dette er fordi at all historikk i GLUP følger person, og ingenting følger avdelinger.
Brukere som eAdm ikke får knyttet opp, blir liggende i den gamle orgstrukturen og vil være lettere å rydde i dersom gammel struktur blir liggende som den er, ved siden av den nye.
Smartskill er behjelpelig med å rydde etter at integrasjonen er igangsatt.
I tilfeller der eAdm skal knytte seg opp mot eksisterende org.struktur, gjelder følgende:
For at eAdm skal kunne koble avdelinger fra HRM til matchende avdeling i Glup, må begge ha en samsvarende unik ID. Dette er typisk et løpenummer på avdelingen som hentes fra HRM. Dette finner du i eADM. Dere må legge dette inn i id-feltet på avdelingen i Glup for å knytte opp eksisterende avdelinger i Glup mot dem eADM mottar fra HRM-systemet.
Dersom dette ikke blir gjort, vil du få duplikater!
I GLUP har alle oppføringer i hierarkiet et unikt ID-nummer på dette mønsteret: “HRM_<kommuneid>-<Avdelingsnummer>”. Her er det viktig at ID-nummeret endres slik at det samsvarer med “OrganisasjonsID” på avdelingen i eADM.
Andre verdier kan brukes, f.eks. enhetsnummer fra Visma HRM. Dette avtales i tilfelle med konsulent hos Identum.