Forberede ERP Kommune for integrasjon

ERP Kommune fra TietoEvry er et skybasert Enterprise Resource Planning (ERP)-system for styring av økonomi, HR og andre kjerneprosesser i norske kommuner. Systemet er basert på Unit4 ERPx-plattformen, og er utviklet for å gi kommunene en effektiv og brukervennlig måte å håndtere den daglige driften på.

Forberedelser og oppsett

For å sikre en vellykket integrasjon må det gjøres spesifikke forberedelser i ERP Kommune.

Trinn 1: Bestill et datauttrekk

Kommunen må bestille et datauttrekk fra ERP Kommune gjennom sin kundekontakt hos TietoEvry. Det nødvendige dataformatet er Stamdata3. Be TietoEvry om å sende filtilgangsinformasjon direkte til oss i Identum.

Trinn 2: Konfigurer brukerdata

For at meldingsarbeidsflyten og tilgangsstyringen skal fungere korrekt, må alle brukerdata konfigureres i henhold til følgende krav:

• Knytt stillinger til enheter: Alle brukere må ha en stilling som er knyttet til en bestemt organisatorisk enhet. Dette er avgjørende for å sikre at automatiserte arbeidsflyter og tilgangskontroller i identitetshåndteringssystemet og tilkoblede målsystemer fungerer optimalt.

• Tildel ledere: For å sikre at onboarding- og offboarding-prosessene fungerer som de skal, må det tilordnes en leder på hvert nivå i organisasjonshierarkiet. Det betyr at lederens unike ressursnummer fra ERP Kommune må være registrert på alle organisatoriske enheter de har ansvar for.

Trinn 3: Strukturer organisasjonsmodulen

Merk: Vi anbefaler på det sterkeste at organisasjonsmodulen i ERP Kommune bygges opp slik at den gjenspeiler kommunens faktiske organisasjonshierarki, og ikke som en liste over kostnadssteder. En hierarkisk struktur skaper et dynamisk og tydelig grunnlag for tilgangsstyring og tillatelser.

Eksempel på en god organisasjonsstruktur:

• Kommunaldirektør

  • Direktør for helse og omsorg

    • Avdeling for hjemmetjenester

    • Helsedepartementet

    • Institutt for sykepleie og omsorg

  • Direktør for kultur og utdanning

    • Kulturdepartementet

    • Fyresdal barnehage

    • Gimle skole

  • Direktør for planlegging og tekniske tjenester

    • Avdeling for drift og vedlikehold

    • Avdeling for rengjøringstjenester

    • Staben for planlegging og tekniske tjenester

  • Direktør for personal og økonomi

    • Leder for forretningsutvikling

Konfigurasjon

Når vi har importert dataene fra ERP Kommune til en instans av tilgangsstyringssystemet, bør vi avtale et møte for å gå gjennom datakvaliteten. I dette møtet skal vi konfigurere hovedfilteret og posisjonsfilteret.

Hovedfilter

Hovedfilteret brukes til å ekskludere visse brukere fra importfilen, slik at de ikke opprettes i tilgangsstyringssystemet. Dette er nyttig for personer som ligger i HR-systemet for betalingsformål, men som ikke skal ha brukerkontoer i Active Directory eller andre tilkoblede systemer.

Eksempel:

• Folkevalgte tjenestemenn

• Supportkontakter

• Fosterforeldre

For mer informasjon, se intern artikkel; Synkronisering - Hovedfilter

Posisjonsfilter

Posisjonsfilteret gjør det mulig å ekskludere bestemte sekundære stillinger fra ansatte som kan ha flere roller i organisasjonen. Dette er svært nyttig for automatisert tilgangsstyring, ettersom det forhindrer at en sekundærrolle får utilsiktede tillatelser.

Vi kan for eksempel filtrere bort roller som "fosterhjem" eller "oppdragstaker", selv om den ansatte har andre hovedstillinger.

For mer informasjon, se intern artikkel; Using the Position Filter