Projektgennemførelsesplan

Dette (generiske) forslag til en projektleveringsplan bygger på vores omfattende erfaring med implementering af Identums IAM-løsninger (Identity and Access Management). Vi vil tilpasse planen på baggrund af de foreliggende oplysninger og de specifikke krav, der identificeres under projektplanlægningen i trin 1.

Vi anbefaler, at nøglemedarbejdere fra IT-afdelingen (herunder servicedesk/support), HR/løn og digitalisering/serviceudvikling indgår i gennemførelsesgruppen.

• Mødehyppighed: Vi anbefaler ugentlige møder i løbet af fase 1-leveringsperioden. Når systemet er i normal drift, anbefaler vi regelmæssige møder mellem leverandøren og kunden for at sikre, at .

• Hyppighed: I starten afholdes møderne typisk oftere (en gang om måneden eller hvert kvartal), men hyppigheden falder efterhånden til 1–2 gange om året. Det er kunden, der bestemmer hyppigheden.

Fase 1: Grundlæggende opsætning – Defineret automatisering

Denne fase består af 5 trin, hvor vi gennemgår og implementerer de tegninger, der er vedlagt kontrakten.

• Hvert trin omfatter workshops, hvor vi sammen videreudvikler opsætningen.

• Vi anbefaler, at der afholdes ugentlige statusmøder, hvor vi kan holde hinanden orienteret om fremskridtene.

• Vi bruger Trello til projektstyring, men kan om nødvendigt tilpasse os kundens foretrukne værktøj.

1. Kortlægning

I denne fase opsættes systemerne, og data importeres fra kildesystemerne.

• Workshop: Vurdering af datakvalitet og drøftelse af mulige afhjælpende foranstaltninger.

• Forudsætninger: Kunden skal give den nødvendige adgang, inden denne fase påbegyndes. (Se den tekniske dokumentation for adgangskrav).

2. Grundlæggende konfiguration

Her fastlægges de grundlæggende arbejdsgange i IAM-løsningen.

• Aktiviteter: Eksisterende grupper importeres fra AD/Entra ID og integreres i adgangsstyringssystemerne. Der oprettes synkroniseringsskabeloner til overførsel af brugerdata samt et standardsæt af meddelelsesworkflows.

• Workshoppens fokus: Filtrering af data (f.eks. filtre efter stilling/afdeling) og gennemgang af de ønskede arbejdsgange for meddelelser.

3. Tilpasning til kundens behov

Denne fase fokuserer på at tilpasse den grundlæggende opsætning.

• Workshoppens fokus: Tilpasning af datastrømme i henhold til kundens specifikke ønsker og behov, opsætning af regler for e-mail-konti samt M365-licenser.

• Kundens opgave: Gennemgå de udvalgte meddelelsesworkflows fra den foregående fase og tilpas tekstindholdet.

4. Kvalitetssikring og idriftsættelse

Denne fase indledes med et workshop, hvor vi gennemgår opsætningen, planlægger produktionen og fastsætter en dato.

• Implementering: Når leveringsgruppen er nået til enighed, og opsætningen er godkendt, vil leverandøren implementere systemet på den aftalte dato.

• Intern kommunikation: Kunden skal sørge for den nødvendige informationsformidling internt, herunder at informere ledelsen om ændringerne.

• Uddannelse: Uddannelsen i brugen af løsningen påbegyndes i denne fase. Omfanget afhænger af, i hvilket omfang selvbetjening er implementeret. For slutbrugerne tilbydes kurserne typisk via e-læringsplatforme.

5. Modning og videreudvikling

Denne fase udgør en gradvis overgang til trin 2. I løbet af den 30-dages indkøringsperiode gennemgår vi tjeklister for at kontrollere, at systemet fungerer korrekt.

• Feedback: Det er afgørende at indhente feedback fra ledelsen, HR, IT og medarbejderne.

• Justeringer: Tilpas meddelelsesworkflows og adgangskontrolregler på baggrund af feedback, og finjuster opsætningen.

Tidsplan for fase 1

Der udarbejdes typisk en detaljeret GANTT-plan, inden vi påbegynder leveringen, baseret på de aftalte tegninger for fase 1.

• Rød: Arbejde, der skal udføres af kunden (f.eks. HR- eller IT-afdelingen).

• Blå: Arbejde, der skal udføres af leverandøren.

• Grøn: Arbejde, der udføres i fællesskab af leverandøren og kunden.

• Gul: Arbejde udført af kunden.

Fase 1: Gennemførelsesperiode 

Dette afhænger i høj grad af kundens tilgængelige ressourcer! Typisk 4 uger til opsætning + 4 uger til indkøring og finjustering. Systemet implementeres trinvist i stedet for på én gang. Produktionslanceringen finder sted, når overførslen af brugerkonti til AD/Entra ID er klar, hvorefter den grundlæggende adgangskontrol og meddelelsesworkflows følger. Tilslutninger til andre målsystemer påbegyndes sideløbende med indkøringsperioden. Det betyder, at hvis kundens ressourcer er begrænsede, kan vi gennemføre leveringen i seriel komponentleveringsmodus i stedet for (mere eller mindre) parallelt. 

Roller og ansvarsområder

• Identum eller en Identum-partner (leverandør): Vi kan, hvis det ønskes, stille en projektleder/koordinator til rådighed, der har det overordnede ansvar for projektets fremdrift. 

• Projektrollerne er opdelt i Kunde-HR, Kunde-IT, Leverandør og Koordinator.

• Kundekoordinator: Vi anbefaler, at kunden udpeger en koordinator, der internt skal følge op på leveringen. Denne person har ansvaret for at godkende de milepæle, der er nødvendige for at gå videre til næste trin. Det anbefales, at koordinatoren refererer til IT-chefen eller den øverste ledelse, hvis vedkommende ikke er en del af leveringsgruppen.

Anslået ressourceforbrug

Vi medtager altid et skøn over vores ressourceforbrug i projektomfanget, som omfatter den tekniske levering af opsætningen i henhold til tegningerne og leveringsplanen. Skønnene kan ændre sig, hvis kravene eller projektomfanget ændres under leveringen.

Kundeanbefalinger:

• Sørg for, at der afsættes tilstrækkelige ressourcer, så alle projektdeltagere kan deltage i de ugentlige statusmøder.

• Der bør deltage 2-3 personer i hver workshop.

• Det anslås, at hver workshop vil vare en halv dag.

• Der er behov for ekstra tid til uddannelse, internt informationsarbejde og tilpasning af arbejdsgangene for meddelelser.

Fase 2: Avanceret automatisering og videre

De næste faser bygger videre på det grundlag, vi lagde i fase 1, og aktiviteterne afhænger af de behov, der blev kortlagt i den indledende fase. 

Eksempler herpå er:

• Automatisk nedgradering eller tilbagekaldelse af ubrugte licenser.

• Regler for deaktivering af medarbejdere, der er på orlov.

• Oprydning af »zombie-konti« i AD/Entra ID.

• Behovsbaseret adgangskontrol (adgang til specialiserede systemer/sikrede områder forbeholdt medarbejdere med konkrete behov).

• Administration af brugerkonti for eksterne brugere, underleverandører og vikarer.

• Tilføjelse af flere tilslutninger og integrationer

• Digitale arbejdsgange til onboarding, eksternt personale, adgangsansøgninger osv.

Gennemførelse: Det foreslås, at opgaverne i trin 2 udføres af fageksperter inden for det pågældende område i samarbejde med leverandøren, og at der aflægges rapport til leveringsgruppen.

Uddannelses- og dokumentationsplan

Vi leverer en omfattende uddannelses- og dokumentationspakke for at sikre, at kunden bliver selvstændig i den daglige drift og den fremtidige forvaltning af Identum eADM-platformen. 

Træningsplan

Uddannelsen er tilpasset forskellige brugergrupper.

• Slutbrugere (medarbejdere, ledere): Der tilbydes digital uddannelse via e-læringsplatforme og videomateriale (f.eks. YouTube), der dækker almindelige situationer.

• Service Desk-medarbejdere: Praktiske kurser (ca. 2–4 timer), der dækker grundlæggende funktioner, fejlfinding og brugeradministration. Det er en fordel, at administratorer gennemfører dette kursus, inden de går i gang med den videregående uddannelse.

• Systemadministratorer:

  • Praktisk deltagelse: Administratorerne deltager i konfigurationsarbejdet, de ugentlige møder og de tekniske workshops („læring gennem praksis“).

  • Formelt kursus: Et målrettet 1-dags kursus for administratorer med fokus på avancerede funktioner, fejlfinding og regeladministration.

  • Indkøringsperiode: Et tæt samarbejde med konsulenterne i opstartsfasen giver yderligere praktisk træning.

Dokumentation

Dokumentationen er tredelt for at sikre, at den er relevant og opdateret.

1. Generel systemdokumentation: Offentligt tilgængelige og opdaterede tekniske dokumenter, brugervejledninger og API-referencer.

2. Kundespecifik dokumentation: Leveres efter indkøringsperioden.

   • Blåtryk: Visuel beskrivelse af arkitektur, datakilder, regler og processer.

   • Leveringsrapporter: Logfiler fra projektværktøjer og referater fra arbejdsmøder.

3. Indbygget dokumentation: Beskrivelser, der er integreret direkte i løsningsfelterne for regelsæt, meddelelsesforløb og skabeloner. Dette sikrer, at den tekniske dokumentation forbliver præcis og opdateret.

Risikomatrix

Grundig planlægning og forberedelse kan mindske risiciene. De vigtigste strategier omfatter at skabe ejerskab i de berørte afdelinger, en grundig kortlægning af systemerne og klart definerede mål.

Senest opdateret: 28. januar 2026