Qualitätsmanagement bei Identum

Einleitung

Als Teil von Visma hat sich Identum AS dazu verpflichtet, Dienstleistungen und Produkte von höchster Qualität zu liefern. Unser Qualitätsmanagement basiert auf den Grundsätzen anerkannter Normen wie ISO/IEC 27001 und ist auf das nach ISO 9001 zertifizierte Qualitätsmanagementsystem von Visma abgestimmt. Dies gewährleistet eine zuverlässige, sichere und nachweisbare Abwicklung aller unserer Lieferungen.

Organisationsstruktur und Zuständigkeitsverteilung

Identum ist in fünf spezialisierte Hauptteams gegliedert: Verwaltung, Vertrieb & Marketing, Servicebereitstellung, Produkt und Entwicklung. Ein zentraler Bestandteil unseres Organisationsmodells ist, dass die meisten Mitarbeiter zwei verschiedenen Teams angehören. Dies fördert den Wissensaustausch und eine bessere Zusammenarbeit und macht die Organisation flexibler und widerstandsfähiger. In der Regel gehört ein Entwickler in erster Linie dem Entwicklungsteam an und ist zusätzlich Mitglied des Produktteams. Ebenso kann ein Mitglied des Produktteams eine zusätzliche Rolle als Mitglied des Service-Delivery-Teams einnehmen.

• Verwaltung: Ist für übergreifende Aufgabenbereiche wie Finanzen, Personalwesen, Rechtsangelegenheiten, Compliance und Nachhaltigkeit zuständig.

• Vertrieb und Marketing: Verantwortlich für Vertrieb, Marketing sowie Partner- und Kundenbeziehungen.

• Dienstleistungserbringung: Der Schwerpunkt liegt auf Projektabwicklung, Beratungsleistungen und technischem Kundensupport.

• Produkt: Ist maßgeblich an der Produktstrategie beteiligt, einschließlich Kundenerlebnis (CX), Produkt-Roadmap, Design (UX/Integration) und Qualitätssicherung (QA).

• Entwicklung: Verantwortlich für die gesamte technische Entwicklung, die Infrastruktur, das Hosting, die Sicherheit und die Tests.

Identum verfügt über einen eigenen Sicherheitsbeauftragten (CISO), der für das Visma Application Security Programme (VASP) und das Visma Infrastructure Security Programme (VISP) verantwortlich ist. Der CISO kann die Veröffentlichung und Entwicklung von Funktionen blockieren, die als schädlich erachtet werden. 

Qualitätssicherung

Die Qualitätssicherung bei Identum ist ein systematischer Prozess, der sicherstellt, dass unsere Lieferungen den erwarteten Qualitätsstandards entsprechen.

• Obligatorische Peer-Review: Der gesamte Code muss von einem anderen Entwickler geprüft und genehmigt werden, bevor er in den Hauptcodezweig integriert wird.

• Spezielle Qualitätssicherung und Tests: Die Zuständigkeit für die Qualitätssicherung und die Tests ist innerhalb der Produkt- und Entwicklungsteams festgeschrieben. Das Produktteam ist sowohl vor als auch nach der Entwicklung für die Qualitätssicherung verantwortlich.

• Umfassender Testprozess: Vor der Bereitstellung in der Produktionsumgebung führen wir Tests in mehreren Phasen durch (Funktions-, Integrations-, Leistungs- und Sicherheitstests).

• Formelles Änderungsmanagement: Um die Stabilität und Integrität unserer Produktionsumgebungen zu gewährleisten, unterliegen alle Änderungen – von kleineren Patches bis hin zu umfangreichen Feature-Releases – einem strengen Änderungsmanagementprozess. Dieser Prozess umfasst eine formelle Risikobewertung, umfassende Tests in einer eigens dafür vorgesehenen Staging-Umgebung sowie einen Genehmigungsworkflow durch die zuständigen Beteiligten vor jeder Bereitstellung. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Änderungen auf kontrollierte und sichere Weise umgesetzt werden, wodurch mögliche Beeinträchtigungen der Kundendienste auf ein Minimum reduziert werden.

• Audit- und Zertifizierungsprogramm: Identum wird derzeit in das Visma-Qualitätsmanagementsystem (QMS) integriert, das nach der Norm ISO 9001 zertifiziert ist. Dieser Prozess wird im zweiten Quartal 2026 abgeschlossen sein. In diesem Zusammenhang werden wir regelmäßigen internen und externen Audits unterzogen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und eine kontinuierliche Verbesserung voranzutreiben.

Ressourcenmanagement und Kompetenz

Ein effektives Ressourcenmanagement ist entscheidend für die Umsetzung hochwertiger Projekte. Unsere Teamstruktur in Verbindung mit den folgenden Grundsätzen stellt sicher, dass wir über das erforderliche Fachwissen verfügen.

• Überwachung von Kompetenz und Sensibilisierung: Die Kompetenz und Sensibilisierung der Mitarbeiter werden aktiv überwacht, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen ihrer jeweiligen Aufgaben und unseren Qualitätsstandards entsprechen.

• Obligatorische Schulungen: Alle Mitarbeiter müssen die über die Visma Learn LMS-Plattform angebotenen obligatorischen Schulungen absolvieren. Dazu gehören Kurse zu wichtigen Themen wie Informationssicherheit, Korruptionsbekämpfung, verantwortungsvoller Einsatz von KI und DSGVO.

Risikomanagement

Bei Identum ist eine risikobasierte Denkweise tief in der gesamten Organisation verankert. Unser Ansatz basiert auf einem Zyklus aus jährlichen Bewertungen und kontinuierlicher Überwachung. Wir führen jährliche Bewertungen in den Bereichen Sicherheit, Recht, Nachhaltigkeit, Korruption und Lieferantenrisiken durch.

• Verantwortlichkeit und Nachverfolgung: Jedem Risiko wird ein eigener Verantwortlicher zugewiesen, und für alle identifizierten Risiken ist ein konkreter Plan zur Risikominderung vorgeschrieben.

• Eskalation und Überwachung: Risiken mit mittlerem oder höherem Ausmaß sowie die entsprechenden Risikominderungsstrategien müssen vom Vorstand genehmigt werden. Sehr hohe Risiken und die entsprechenden Risikominderungsstrategien müssen von der Geschäftsleitung der Visma-Gruppe genehmigt werden. Das Identum-Managementteam ist für die laufende Risikoüberwachung verantwortlich. 

Kontinuierliche Risikoüberwachung und -bewertung

Zwar werden jährlich umfassende Risikobewertungen durchgeführt, doch ist unsere Risikosituation nicht statisch. Die Einhaltung der Risikovorgaben wird kontinuierlich überwacht, und die Leistung wird anhand eines monatlichen Risikoscores quantifiziert, der von Visma bereitgestellt wird. Dies verschafft uns einen dynamischen, datengestützten Überblick über unsere Leistung.

So weist der Bericht für Dezember 2025 beispielsweise einen Gesamtrisikowert von 90 von 100 auf. Dieser Gesamtwert setzt sich aus mehreren Schlüsselbereichen zusammen:

• Rechtswissenschaftliche Bewertung (Gewichtung: 25 %)

• Sicherheitsbewertung (Gewichtung: 25 %)

• Nachhaltigkeitsbewertung (Gewichtung: 15 %)

• Bewertung für Schulung und Sensibilisierung (Gewichtung: 5 %)

• Lieferantenmanagement-Bewertung (Gewichtung: 5 %)

• Bewertung der Finanzberichterstattung (Gewichtung: 25 %)

Diese monatliche Bewertung ermöglicht es der Geschäftsleitung, Trends zu verfolgen, aufkommende Probleme umgehend zu erkennen und die Wirksamkeit unserer Maßnahmen zur Risikominderung zu überprüfen. Wenn beispielsweise eine Bewertung im Vergleich zum Vormonat schlechter ausfällt, muss der zuständige Verantwortliche der Sache nachgehen. Er ist dann verpflichtet, einen klaren Aktionsplan mit konkreten Schritten zu erstellen, um den Rückgang zu beheben. Das klare Ziel besteht stets darin, die Bewertung zu verbessern. Dieser Prozess stellt sicher, dass für jeden Wert eine Person verantwortlich ist, die für messbare Verbesserungen sorgt.

Die monatliche Überprüfung umfasst auch die Statusstufen von VASP und VISP (Bronze bis Platin). Identum befindet sich derzeit bei VASP auf der Stufe „Gold“ und bei VISP auf der Stufe „Platin“. 

Verantwortung für Risiken und Nachverfolgung

Unser Verfahren zum Management dieser identifizierten Risiken basiert auf einer klaren Verantwortungszuordnung:

• Verantwortlicher: Jedem identifizierten Risiko wird ein eigener Verantwortlicher zugewiesen.

• Maßnahmenpläne: Für alle identifizierten Risiken muss zwingend ein konkreter Maßnahmenplan erstellt werden.

• Aufgabe des Verwaltungsrats: Risiken, die als mittel oder höher eingestuft werden, werden vom Verwaltungsrat regelmäßig überwacht.

• Überwachung auf Konzernebene: Bei Risiken, die als „sehr hoch“ eingestuft werden, muss der Risikominderungsplan zusätzlich von der Konzernleitung (Visma) genehmigt werden, die diese Risiken zudem genau überwacht.

Leistungskennzahlen (KPIs) für das Qualitätsmanagement

Um die Qualität systematisch zu überwachen und zu verbessern, nutzt Identum eine festgelegte Reihe von Leistungskennzahlen (KPIs).

Technische KPIs

Organisatorische KPIs

Kunden- und Markt-KPIs

Verantwortung der Geschäftsleitung sowie kontinuierliche Analyse und Verbesserung

Die Geschäftsleitung von Identum trägt die Gesamtverantwortung für das Qualitätsmanagementsystem. Unser Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung basiert auf dem Plan-Do-Check-Act-Zyklus, der im Mittelpunkt des Visma-QMS steht.

Plan

• Ziele und Risiken: Wir führen jährliche Risikobewertungen durch und legen strategische KPIs fest, um die Richtung für unsere Qualitätsziele vorzugeben.

• Verbesserungsplanung: Als fester Bestandteil der Visma-Qualitätsstruktur werden Verbesserungsvorschläge an die zentrale Gruppe für Qualitätsverbesserung (QIG) weitergeleitet, um sicherzustellen, dass unsere lokalen Pläne mit der konzernweiten Strategie im Einklang stehen.

Tun

• Umsetzung: Wir setzen unsere festgelegten Prozesse um – von der Softwareentwicklung bis zum Kundensupport.

• Schulung und Sensibilisierung: Wir stellen sicher, dass alle Mitarbeiter über die Plattform „Visma Learn“ in unseren Qualitätsverfahren und ihren Verantwortlichkeiten geschult werden.

Überprüfen

• Überwachung und Messung: Wir überwachen systematisch unsere KPIs, Risikobewertungen und Daten aus Survicate, um die Leistung zu messen.

• Audits: Wir nehmen an regelmäßigen internen und externen Audits teil, um sicherzustellen, dass unsere Prozesse den Anforderungen des Qualitätsmanagementsystems entsprechen.

• Managementbewertung: Die Geschäftsleitung führt jährlich eine Managementbewertung durch, deren Tagesordnung sich an den Normen der ISO 9001 orientiert und die Audit-Ergebnisse, die Kundenzufriedenheit sowie den Stand der Korrekturmaßnahmen umfasst.

Gesetz

• Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA): Wird eine wesentliche Nichtkonformität festgestellt, wird ein formeller Korrekturmaßnahmenprozess eingeleitet, um die Grundursache zu ermitteln und Änderungen umzusetzen, die ein erneutes Auftreten verhindern sollen.

• Meldung von Verbesserungen und Abweichungen: Alle Mitarbeiter werden dazu ermutigt, zur Qualitätsverbesserung beizutragen. Abweichungen, Fehler und Vorschläge werden als Tickets in Jira erfasst und dienen so als direkte Grundlage für die Überprüfung und die Einleitung entsprechender Maßnahmen.

• Prozess für umsetzbares Feedback: Niedrige CSAT-Werte oder negatives Feedback zu einer bestimmten Dienstleistung werden nicht nur erfasst, sondern auch weiterverfolgt. Jede Rückmeldung wird automatisch markiert und dem zuständigen Teamleiter (z. B. im Bereich Service Delivery) zur sofortigen Prüfung und direkten Nachverfolgung mit dem Kunden zugewiesen. Sollte das Feedback auf ein wiederkehrendes Problem oder eine potenzielle systemische Schwachstelle hinweisen, wird es eskaliert und als formelle Nichtkonformität registriert, wodurch unser vollständiger CAPA-Prozess eingeleitet wird.

Zuletzt aktualisiert: 11. Januar 2026