Acos Websak - forberedelser og oppsett

Integrasjonen med ACOS Websak overfører brukere og deres roller fra eAdm til ACOS. Brukerkonto blir automatisk opprettet når en ansatt får tilgang til ACOS. Den blir deretter vedlikeholdt og til slutt deaktivert. eAdm kan også styre hvilke roller den ansatte skal ha i ACOS, enten automatisk basert på regelsett i eAdm eller via avdelingsleder.

I tillegg kan integrasjonen vedlikeholde organisasjonshierarkiet i ACOS, basert på data importert inn i eAdm fra HRM.

Når brukere eller avdelinger blir slettet i HRM vil de bli deaktivert i ACOS, ikke slettet. Alle saker og oppføringer må fjernes fra brukeren før den kan slettes.

Forberedelser

Identum trenger følgende:

• Nøkkelopplysninger om integrasjonen

• Dersom vi skal synkronisere avdelinger, må dere legge inn avdelingsnummer på eksisterende avdelinger i ACOS

• Ansattnummer/annen unik ID må legges inn i kode-feltet på alle eksisterende brukere

• ID på malbrukere

Gi oss beskjed når dette er på plass, så vil vi ta oss av resten.

Hvis du har spørsmål eller trenger ytterligere assistanse, ikke nøl med å ta kontakt med å spørre oss!

Kontaktinfo ACOS

For å bestille integrasjon kan dere kontakte markedsavdelingen ved en av følgende personer: 

• Lene Hellesøy | lene@acos.no  | Tlf: 93 21 87 28

• Eivind Svellingen | es@acos.no | Tlf: 92 26 22 20

Hvis det gjelder status på leveranser som er bestilt så kan dere kontakte: 

• Leveranseansvarlig Asle Brakstad | asle@acos.no | 46 42 05 07

Nøkkelopplysninger om integrasjonen

Ta kontakt med markedsavdelingen eller din kontaktperson hos Acos for å bestille integrasjon og opprette malbrukere. Disse malbrukerne vil bli brukt for systemtilganger for ulike roller. Eksempel kan være Arkivansvarlig, Utvalgssekretær, Arkivpersonale, leder og saksbehandler. Be om å motta GID (unike ID-er) for disse brukerne, da de er avgjørende for integrasjonsprosessen.

Vi trenger også følgende, alt dette får du av ACOS

NB: I enkelte tilfeller kan både Client ID og secret ha samme verdi, avhengig av konfigurasjonen.

Koble eAdm-bruker mot eksisterende brukere i ACOS

For at vi skal kunne koble brukere fra HRM til eksisterende brukere i ACOS, må begge ha en samsvarende brukernavn / epost. Pass på at epostadresse / brukernavn i ACOS stemmer overens med brukerens jobbepost i eAdm

Dersom dette ikke blir gjort, vil du få duplikater!

Legge inn avdelingsnummer på eksisterende avdelinger i ACOS

For at vi skal kunne koble avdelinger fra HRM til matchende avdeling i ACOS, må begge ha en samsvarende unik ID. Dette er typisk avdelingsnummer. Dette finner du i eAdm. Dere må legge dette inn i departmentid-feltet på avdelingen i ACOS.

Dersom dette ikke blir gjort, vil du få duplikater!

Hvem skal automatisk få hvilken rolle i ACOS?

Malbrukere
I forbindelse med implementasjon av UserAPI og eADM(identum) for automatisert brukerhåndtering i websak er det behov for en (eller flere) malbrukere i websak som benyttes ved oppretting av nye brukere. (eAdm kopierer innstillinger satt i denne malbrukeren over ved oppretting av nye brukere).

Regler for rolle/malbrukertildeling

Dere må bestemme hvilke personer som skal automatisk få en rolle/malbruker i ACOS. Basert på dette vil vi i Identum lage regler for tilgangsstyring i ACOS:

Eksempel:

Dere må ikke ha denne delen helt klar på forhånd, vi kan også se på det sammen i et arbeidsmøte.

Spesialtilpasninger

Dette skal normalt ikke gjøres.

Koble flere avdelinger i eAdm til en avdeling i ACOS

Hvis flere avdelinger i eAdm skal peke på samme avdelinger i Acos, må de skilles med pipe (“|”) i departmentid-feltet.

Eksempel: 6705|6794|6347 → Nå vil alle data for avdeling 6705, 5794 og 6347 i eAdm bli synket til samme avdeling i ACOS.

Vi anbefaler at avdelinger kobles sammen 1:1.