Im Rahmen der Vorbereitungen für die eigentliche Einführung von eADM werden wir gemeinsam mit Ihnen einen Plan und eine Strategie für die IAM-Maßnahmen erarbeiten. Das Ergebnis dieser Arbeit soll ein Arbeitsentwurf sein, der den Ablauf bei Benutzerkonten, Passwörtern, der Zugriffskontrolle sowie die Abläufe im Zusammenhang mit der Einstellung, dem Wechsel der Position und dem Ausscheiden von Mitarbeitern usw. beschreibt. Auf der Grundlage dieses Arbeitsentwurfs werden wir dann einen Lieferplan erstellen.
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Beispiel – Arbeitszeichnungen.drawio.pdf
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Beispiel Lieferplan (GANTT).pdf
Arbeitszeichnungen
Dies soll als Beispiel dafür dienen, wie Arbeitszeichnungen aussehen können. Im Rahmen der Vorbereitungen für die eigentliche Einführung der IAM-Lösung werden in Zusammenarbeit mit der Gemeinde ein Plan und eine Strategie für die IAM-Maßnahmen erarbeitet. Im Rahmen dieser Arbeiten soll eine Arbeitszeichnung für das IAM-System erstellt werden, die den Ablauf bei Benutzerkonten, den Passwortfluss, die Zugriffskontrolle sowie die Abläufe im Zusammenhang mit der Einstellung, dem Wechsel der Position und dem Ausscheiden von Mitarbeitern usw. beschreibt.
Plan für die Gründungsphase
Gründung
Dieser Entwurf eines Projektplans basiert auf unserer langjährigen Erfahrung mit der Implementierung von IAM-Lösungen im kommunalen Sektor in Norwegen. Der Plan wird im Rahmen der Projektplanung in Phase 1 gemeinsam mit dem Kunden angepasst und fertiggestellt. Beachten Sie auch die Risikomatrix am Ende des Dokuments, in der die Erfolgsfaktoren aufgeführt sind, die wir als entscheidend für eine erfolgreiche Projektdurchführung identifiziert haben.
Wir empfehlen, dass Schlüsselpersonen aus den Bereichen IT (gerne auch Service Desk/Benutzersupport), Lohn- und Personalwesen, Digitalisierung und gegebenenfalls Dienstleistungsentwicklung in die Projektgruppe einbezogen werden. Wie aus dem beigefügten Zeitplan/der Zuständigkeitsübersicht hervorgeht, wünschen wir uns, dass eine Person beim Kunden als Projektkoordinator fungiert und für die Nachverfolgung und den Projektfortschritt verantwortlich ist. Während der Lieferphase empfehlen wir wöchentliche Statusbesprechungen.
Schritt 1: Grundlegende Einrichtung
In dieser Phase 1 werden die dem Vertrag beigefügten Arbeitszeichnungen umgesetzt. Wir haben diese Phase in fünf Abschnitte unterteilt, die durch drei farbige Bahnen gekennzeichnet sind: Blau steht für Arbeiten, die der Auftragnehmer selbst ausführt, Grün für Arbeitsschritte, die gemeinsam von Kunde und Auftragnehmer durchgeführt werden, und Gelb für die Eigenleistungen des Kunden.
In jeder Phase finden gemeinsame Arbeitssitzungen mit Ihnen statt, in denen wir das Konzept gemeinsam weiterentwickeln. Darüber hinaus empfehlen wir wöchentliche Statusbesprechungen, in denen wir uns gegenseitig über den Fortschritt auf dem Laufenden halten. Wir nutzen das Projektmanagement-Tool Trello, können das Projekt auf Wunsch aber auch mit dem vom Kunden bevorzugten Projektmanagement-Tool durchführen.
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Erfassung: In dieser Phase werden die Systeme eingerichtet und Daten aus dem Quellsystem importiert. Diese Phase umfasst eine Arbeitssitzung, in der die Datenqualität bewertet und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen besprochen werden. Bevor die Phase beginnen kann, muss der Kunde dem Anbieter die erforderlichen Zugriffsrechte gewähren. Unter https://docs.identum.no/sop/tilgang-til-tredjepartsystemer finden Sie eine Beschreibung, welche Zugriffsrechte erforderlich sein können und wie diese eingerichtet werden müssen.
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Grundkonfiguration: Hier werden die grundlegenden Abläufe in der IAM-Lösung eingerichtet. Bestehende Gruppen werden aus AD/EntraID importiert und in die Zugriffssteuerungssysteme integriert, es werden Synchronisierungsvorlagen für den Benutzerdatenfluss eingerichtet und ein Standardsatz von Nachrichtenabläufen konfiguriert. Der Arbeitsschwerpunkt in dieser Phase liegt auf der Datenfilterung (siehe https://docs.identum.no/eadm/stillingsfilter ) und einer Bestandsaufnahme der vom Kunden gewünschten Nachrichtenflüsse.
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Kundenanpassung: In dieser Phase liegt der Schwerpunkt auf der Anpassung des Grundlayouts. Die Arbeit in dieser Phase konzentriert sich daher auf die Anpassung der Datenflüsse gemäß den Wünschen und Anforderungen des Kunden sowie auf die Einrichtung von Regeln für E-Mail-Konten und M365-Lizenzen. In dieser Phase muss der Kunde außerdem die in der vorherigen Phase ausgewählten Nachrichtenflüsse durchgehen und die Texte anpassen.
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Qualitätssicherung und Inbetriebnahme: Diese Phase beginnt mit einer Arbeitssitzung, in der wir die Konfiguration und die Produktionsvorbereitung besprechen und einen Termin festlegen. Sobald sich das Lieferteam geeinigt hat und die Konfiguration für die Produktion freigegeben ist, wird der Lieferant das System zum festgelegten Termin in Betrieb nehmen. In dieser Phase muss der Kunde die erforderlichen Informationsmaßnahmen intern in der Organisation durchführen, unter anderem durch die Unterrichtung der Führungskräfte über die Änderungen. In dieser Phase beginnt auch die Schulung zur Nutzung der Lösung. Der Bedarf und der Umfang der Schulung hängen beispielsweise davon ab, inwieweit die Lösungen auf Selbstbedienung ausgelegt sind. Für Endnutzer wie Lehrkräfte, Mitarbeiter und Führungskräfte werden in der Regel Kurse über die GLUP-Lernplattform von Visma Smartskill angeboten.
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Einarbeitung und Weiterentwicklung: Diese Phase stellt einen fließenden Übergang zu Stufe 2 dar. Während der 30-tägigen Einführungsphase werden wir Checklisten durchgehen, um zu überprüfen, ob das System ordnungsgemäß funktioniert. Ebenso wichtig ist es, Feedback von Führungskräften, der Personalabteilung, der IT-Abteilung und den Mitarbeitern selbst einzuholen, die Nachrichtenabläufe und Zugriffsregeln entsprechend dem Feedback anzupassen und die Konfiguration zu optimieren.
Schritt 2: Weiterentwicklung der Lösung
Diese Phase knüpft an Schritt 1 an, und die Aktivitäten in diesem Abschnitt richten sich nach den in Phase 1 ermittelten Bedürfnissen. Beispiele:
· Automatische Herabstufung ungenutzter Lizenzen
· Regler zur Deaktivierung von Mitarbeitern im Urlaub
· Bereinigung von „Zombie-Konten“ in AD/Entra ID
· Bedarfsorientierte Zugriffskontrolle, d. h., dass nur Mitarbeiter mit konkretem Bedarf Zugriff auf Fachsysteme bzw. den gesicherten Bereich erhalten
· Umgang mit externen Nutzern, Leihkräften usw.
· Digitale Arbeitsabläufe für die Einarbeitung, externe Mitarbeiter, Zugangsanträge usw.
Es wird vorgeschlagen, die Aufgaben in Schritt 2 durch Fachkräfte vor Ort in Zusammenarbeit mit dem Anbieter durchzuführen (z. B. durch den Archivar im Zusammenhang mit der Einrichtung der Integration in das Fall-/Archivsystem) und der Liefergruppe darüber Bericht zu erstatten.
Im beigefügten Zeitplan im GANTT-Format finden Sie eine detailliertere Übersicht über die einzelnen Punkte des Lieferumfangs und deren gegenseitige Abhängigkeiten. In der Tabelle ist außerdem angegeben, wer für den jeweiligen Punkt verantwortlich ist. Die Farbcodierung im GANTT-Diagramm lautet wie folgt:
· Rot: Arbeiten, die von der Kinder- und Jugendhilfe beim Kunden durchgeführt werden müssen
· Blau: Vom Lieferanten ausgeführte Arbeiten
· Grün: Arbeiten, die vom Lieferanten und vom Kunden gemeinsam ausgeführt werden
· Gul: Vom Kunden ausgeführte Arbeiten
Beispiel Lieferplan (GANTT).pdf
Die Dauer der Bereitstellung hängt davon ab, wie viele Ressourcen der Kunde zur Verfügung stellen kann. In der Regel beträgt die Mindestdauer 4 Wochen für die Einrichtung sowie eine 30-tägige Einlaufphase.
Wir haben einen Prozess vorgesehen, bei dem das System schrittweise eingeführt wird, anstatt alle Funktionen gleichzeitig zu aktivieren. Die Produktionsfreigabe der Lösung umfasst daher die Produktionsfreigabe des Benutzerkonten-Workflows für AD/EntraID zusammen mit der grundlegenden Zugriffskontrolle und dem Nachrichtenfluss. Wir planen, die Anbindung an die anderen Zielsysteme parallel zur Einführungsphase zu beginnen (vorausgesetzt natürlich, der Kunde verfügt über die entsprechenden Kapazitäten!), gefolgt von der Weiterentwicklung der Zugriffskontrolle, der Arbeitsabläufe und einer fortgeschritteneren Nutzung des IAM-Systems.
Risikomatrix
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Risikofaktor |
Maßnahmen |
Verantwortung |
Risikostufe |
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Mangelndes Engagement bzw. mangelnde Beteiligung der Personal- und Lohnbuchhaltungsabteilung am IAM-Projekt. |
Beziehen Sie die Personal- und Lohnabteilung von Beginn an durch regelmäßige Besprechungen mit ein; fördern Sie das Verantwortungsbewusstsein, indem Sie die Verantwortung für die Datenstruktur des Systems übertragen. |
Kunde |
3 |
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Mangelnde Eigenverantwortung/Beteiligung der IT-Abteilung am IAM-Projekt |
Stellen Sie sicher, dass die IT-Abteilung in die Auswahl der Technologie einbezogen wird; organisieren Sie Workshops, um das Verantwortungsbewusstsein und das Engagement zu stärken. |
Kunde |
2 |
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Fehlende Erfassung bestehender/zukünftiger IAM-Anforderungen in der Organisation |
Führen Sie eine GAP-Analyse durch, um den aktuellen und den zukünftigen Bedarf zu vergleichen; aktualisieren Sie den Bedarf im Laufe des Projekts regelmäßig. |
Kunde / Lieferant |
4 |
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Fehlende Abgrenzung des Projekts |
Wenden Sie das Pareto-Prinzip bei der Priorisierung von Prozessen an; führen Sie regelmäßige Projektbewertungen durch, um Anpassungen vorzunehmen. |
Kunde / Lieferant |
3 |
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Mangel an internen Ressourcen |
Erstellen Sie einen Ressourcenplan, um die erforderlichen Ressourcen rechtzeitig zu ermitteln; weisen Sie bei Bedarf vorübergehende Ressourcen zu. |
Kunde / Lieferant |
4 |
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Mangelnde Kommunikation mit den Endnutzern |
Eine Kommunikationsstrategie einschließlich regelmäßiger Updates entwickeln; ein System zur Erfassung von Nutzerfeedback einführen. |
Kunde / Lieferant |
4 |
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Integration in bestehende Systeme |
Erfassen Sie alle bestehenden Systeme und ermitteln Sie die Integrationsanforderungen; testen Sie die Integrationen in Testumgebungen, bevor Sie sie in der Produktionsumgebung implementieren. |
Kunde / Lieferant |
4 |
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Datensicherheit und Datenschutz |
Führen Sie Risikoanalysen und Sicherheitstests durch; implementieren Sie strenge Zugriffskontrollmechanismen. |
Kunde / IT-Sicherheitsteam. |
5 |
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Widerstand der Nutzer gegen Veränderungen |
Informieren Sie frühzeitig und regelmäßig über die Vorteile des neuen Systems; beziehen Sie die Nutzer in die Tests des Systems ein. |
Kunde / Kommunikationsabteilung. |
3 |
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Termin- und Budgetüberschreitungen |
Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan mit Meilensteinen; führen Sie regelmäßige Projektbesprechungen durch, um Zeitpläne und Kosten anzupassen |
Kunde / Koordinator. |
4 |
Einrichtung eines neuen FEIDE-Katalogs
Im Anhang finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Schritte des Prozesses zur Änderung des Gebührenverzeichnisses. Ein entscheidender Faktor für die Fertigstellung vor Schulbeginn im August 2026 ist die Genehmigung der neuen Gebührenverzeichnisse durch SIKT. Auch wenn die Gemeinden bereits Gebührenverzeichnisse im Einsatz haben, bedeutet dies nicht, dass die Genehmigung neuer Verzeichnisse problemlos verläuft. In der Regel ist SIKT im Juni und August kapazitätsmäßig stark ausgelastet. Es wird daher empfohlen, den Prozess zur Erstellung und Genehmigung eines neuen Feidekatalogs so schnell wie möglich nach der Zuteilung in Gang zu setzen.
Der Wechsel des Schülerverzeichnisses sollte nach Schulende im Frühjahr 2025 und vor der Durchführung der Klassenversetzung im Schulverwaltungssystem erfolgen. Dann können Tests durchgeführt und notwendige Anpassungen hinsichtlich des Exports zu Microsoft School Data Sync, Apple School Manager und itslearning vorgenommen werden. Der eigentliche Abnahmetest kann dann nach der Schuljahresübergabe und vor der Rückkehr der Schüler und Mitarbeiter aus den Schulferien stattfinden.
Ressourcenverbrauch
Wir haben den Ressourcenaufwand unsererseits für das Projekt geschätzt. Die Schätzung umfasst die technischen Aspekte im Zusammenhang mit der Bereitstellung der Arbeitszeichnungen und des Zeitplans. Insgesamt veranschlagen wir 240 Arbeitsstunden unsererseits (siehe Preistabelle). Die Schätzungen basieren auf Erfahrungen aus bereits durchgeführten IAM-Projekten, der Anforderungsspezifikation des Kunden sowie unseren Erfahrungen mit der Einrichtung und dem Betrieb.
Es ist wichtig zu betonen, dass es sich hierbei um eine Schätzung handelt und der Arbeitsaufwand von Projekt zu Projekt variieren kann, bedingt durch Faktoren wie beispielsweise Datenqualität, Umsetzbarkeit, Komplexität der Konfiguration usw. Sollten sich die Anforderungen oder der Umfang der Lösung im Laufe der Umsetzung ändern, kann sich die Schätzung entsprechend anpassen.
Wir empfehlen dem Kunden zumindest, genügend Ressourcen bereitzustellen, damit alle Projektteilnehmer an den wöchentlichen Statusbesprechungen teilnehmen können und bei jeder Arbeitssitzung 2–3 Personen anwesend sind. Die Arbeitssitzungen dauern jeweils einen halben Tag. Hinzu kommen Schulungen sowie interne Arbeiten in der Gemeinde im Zusammenhang mit der Informationsarbeit und der Anpassung der Meldewege, also alle in gelb und rot markierten Blöcke im Fortschrittsplan.
Schulung
Der Anbieter bietet umfassende Schulungen als integralen Bestandteil unserer Lieferungen an. Die Schulung der Administratoren in der Nutzung der Lösung erfolgt im Rahmen des Lieferprojekts und der Einführungsphase, während die Schulung der Service-Desk-Nutzer in Form von Kurspaketen durchgeführt wird. Diese bestehen aus einem allgemeinen Einführungs-/Benutzersupportkurs, in dem die grundlegenden Funktionen von eADM behandelt werden. Anschließend folgt ein Kurs für Administratoren. In der Regel dauert der Grundkurs 2–3 Stunden, während der Administratorkurs etwa 4 Stunden umfasst. Die Dauer ist jedoch nicht fest vorgegeben, da sie an die Erwartungen des Kunden und die jeweilige Konfiguration angepasst werden muss.
Der Anbieter bietet auch eigene Schulungspakete für Administratoren an, doch möchten wir betonen, dass die beste Schulung dann stattfindet, wenn die Administratoren aktiv in die Umsetzung eingebunden sind – sowohl bei den wöchentlichen Statusbesprechungen im Rahmen des Projekts als auch bei den verschiedenen Workshops. Darüber hinaus wird empfohlen, dass die Administratoren auch an der eigentlichen Konfiguration und Einrichtung der Lösung beteiligt sind, damit sie die notwendige praktische Übung erhalten, die erforderlich ist, um den Umgang mit dem System zu verinnerlichen. Einen Überblick darüber, wie die Implementierung abläuft und was im Zusammenhang mit der Einrichtung zu tun ist, finden Sie im beigefügten Zeitplan unter Punkt 5.1. Während der Einführungsphase sollen die Administratoren aktiv mit dem Anbieter zusammenarbeiten, um die Einrichtung anzupassen und zu optimieren; dies wird ihnen sehr gute Erfahrungen und Übung im Umgang mit dem System vermitteln.
Für Mitarbeiter, Führungskräfte, Lehrkräfte und Schulverwaltungsangestellte werden über die Glup-Lernplattform von Visma Smartskill Schulungen zur Nutzung von eADM und eFeide angeboten. Diese Kurse und Schulungen sind auf Norwegisch verfügbar, und es gibt zudem einen eigenen YouTube-Kanal mit Schulungsvideos.
Alle Kurse und Schulungen finden auf Norwegisch statt.
Dokumentation
Allgemeine Informationen zu den Lösungen finden Sie unter https://docs.identum.no/, https://mega.eadm.no/docs/#/ und https://mega.efeide.no/docs/#/.
Die kundenspezifische Dokumentation wird dem Kunden nach Abschluss der Einführungsphase des Systems übergeben und basiert auf der laufenden Dokumentation, die im Rahmen der Lieferung erstellt wird. Dazu gehören Protokolle aus dem Projektmanagement-Tool sowie Zusammenfassungen der einzelnen Workshops. Die Arbeitszeichnungen bilden die Grundlage der kundenspezifischen Dokumentation und werden im Rahmen der Projektbesprechungen überarbeitet, damit sowohl der Kunde als auch der Lieferant über eine aktuelle Version verfügen.
Es wird außerdem betont, dass ein entscheidender Bestandteil der Dokumentation in der Lösung selbst liegt. Regelwerke, Nachrichtenflüsse, Synchronisationsvorlagen usw. verfügen über eigene Felder zur Beschreibung und stellen eine wichtige Informationsquelle darüber dar, wie das System aufgebaut ist. Es ist zu dokumentieren, was die Regel, der Nachrichtenfluss bzw. die Synchronisationsvorlage bewirkt, wie sie aufgebaut ist, und etwaige Änderungen sind ebenfalls fortlaufend zu dokumentieren.
Die gesamte Dokumentation ist auf Norwegisch.