Projektabwicklungsplan

Dieser (allgemeine) Vorschlag für einen Projektabwicklungsplan basiert auf unserer umfangreichen Erfahrung bei der Implementierung der IAM-Lösungen (Identity and Access Management) von Identum. Wir werden den Plan auf der Grundlage der verfügbaren Informationen und der spezifischen Anforderungen, die während der Projektplanung in Schritt 1 ermittelt wurden, anpassen.

Wir empfehlen, dass wichtige Mitarbeiter aus den Bereichen IT (einschließlich Service Desk/Support), Personalwesen/Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Digitalisierung/Serviceentwicklung in die Projektgruppe einbezogen werden.

• Häufigkeit der Besprechungen: Wir empfehlen wöchentliche Besprechungen während der Umsetzungsphase 1. Sobald das System den normalen Betrieb aufgenommen hat, empfehlen wir regelmäßige Besprechungen zwischen Anbieter und Kunde, um sicherzustellen, dass die .

• Häufigkeit: In der Regel finden die Besprechungen anfangs häufiger statt (monatlich oder vierteljährlich) und werden später auf 1–2 Mal pro Jahr reduziert. Über die Häufigkeit entscheidet der Kunde.

Phase 1: Grundeinrichtung – Definierte Automatisierung

Diese Phase umfasst fünf Schritte, in denen wir die dem Vertrag beigefügten Entwürfe überarbeiten und umsetzen.

• Jeder Schritt umfasst Workshops, in denen wir das Konzept gemeinsam weiterentwickeln.

• Wir empfehlen wöchentliche Statusbesprechungen, um uns gegenseitig über den aktuellen Stand zu informieren.

• Wir nutzen Trello für das Projektmanagement, können uns aber auf Wunsch auch an das vom Kunden bevorzugte Tool anpassen.

1. Kartierung

In dieser Phase werden die Systeme eingerichtet und Daten aus den Quellsystemen importiert.

• Workshop: Bewertung der Datenqualität und Erörterung möglicher Korrekturmaßnahmen.

• Voraussetzungen: Der Kunde muss vor Beginn dieser Phase die erforderlichen Zugriffsrechte gewähren. (Die Zugriffsanforderungen entnehmen Sie bitte der technischen Dokumentation.)

2. Grundkonfiguration

Hier werden die grundlegenden Arbeitsabläufe der IAM-Lösung festgelegt.

• Maßnahmen: Bestehende Gruppen werden aus AD/Entra ID importiert und in die Zugriffsverwaltungssysteme integriert. Es werden Synchronisationsvorlagen für den Benutzerdatenfluss sowie ein Standardsatz von Nachrichten-Workflows eingerichtet.

• Schwerpunkt des Workshops: Filterung von Daten (z. B. Filter nach Position/Abteilung) und Überprüfung der gewünschten Nachrichtenabläufe.

3. Kundenanpassung

In dieser Phase liegt der Schwerpunkt auf der Anpassung der Grundeinstellungen.

• Schwerpunkte des Workshops: Anpassung der Datenflüsse an die spezifischen Wünsche und Anforderungen des Kunden, Einrichtung von Regeln für E-Mail-Konten sowie M365-Lizenzierung.

• Maßnahme für den Kunden: Überprüfen Sie die in der vorherigen Phase ausgewählten Nachrichten-Workflows und passen Sie die Textinhalte an.

4. Qualitätssicherung und Systemstart

Diese Phase beginnt mit einem Workshop, in dem die Vorbereitungen überprüft, die Produktion geplant und ein Termin festgelegt werden.

• Bereitstellung: Sobald die Liefergruppe zugestimmt hat und die Konfiguration genehmigt wurde, wird der Anbieter das System zum vereinbarten Termin bereitstellen.

• Interne Kommunikation: Der Kunde muss intern die erforderlichen Informationsmaßnahmen durchführen, einschließlich der Unterrichtung der Geschäftsleitung über die Änderungen.

• Schulung: In dieser Phase beginnt die Schulung zur Nutzung der Lösung. Der Umfang hängt vom Grad der implementierten Selbstbedienung ab. Für Endnutzer werden die Kurse in der Regel über E-Learning-Plattformen angeboten.

5. Reifung und Weiterentwicklung

Diese Phase ist ein fließender Übergang zu Schritt 2. Während der 30-tägigen Einlaufphase gehen wir die Checklisten durch, um die Funktionsfähigkeit des Systems zu überprüfen.

• Feedback: Es ist von entscheidender Bedeutung, Feedback von der Geschäftsleitung, der Personalabteilung, der IT-Abteilung und den Mitarbeitern einzuholen.

• Anpassungen: Passen Sie die Nachrichten-Workflows und Zugriffskontrollregeln auf der Grundlage von Rückmeldungen an und optimieren Sie die Konfiguration.

Zeitplan für die Umsetzung von Phase 1

In der Regel wird vor Beginn der Auslieferung ein detaillierter GANTT-Zeitplan erstellt, der auf den vereinbarten Entwürfen für Phase 1 basiert.

• Rot: Vom Kunden auszuführende Arbeiten (z. B. Personal- oder IT-Abteilung).

• Blau: Vom Anbieter auszuführende Arbeiten.

• Grün: Vom Anbieter und vom Kunden gemeinsam durchgeführte Arbeiten.

• Gelb: Vom Kunden durchgeführte Arbeiten.

Dauer der Umsetzung von Phase 1 

Dies hängt stark von den verfügbaren Ressourcen des Kunden ab! In der Regel sind 4 Wochen für die Einrichtung sowie 4 Wochen für die Einlaufphase und die Feinabstimmung vorgesehen. Das System wird schrittweise und nicht auf einmal eingeführt. Der Produktionsstart erfolgt, sobald die Übertragung der Benutzerkonten an AD/Entra ID bereit ist; anschließend folgen die grundlegende Zugriffskontrolle und die Nachrichten-Workflows. Die Anbindungen an andere Zielsysteme beginnen parallel zur Einlaufphase. Das bedeutet, dass wir bei begrenzten Ressourcen auf Kundenseite die Bereitstellung im Modus der seriellen Komponentenbereitstellung durchführen können, anstatt (mehr oder weniger) parallel. 

Aufgaben und Zuständigkeiten

• Identum oder Identum-Partner (Anbieter): Auf Wunsch können wir einen Projektmanager/Koordinator bereitstellen, der die Gesamtverantwortung für den Projektfortschritt übernimmt. 

• Die Projektrollen sind in „Kunden-HR“, „Kunden-IT“, „Anbieter“ und „Koordinator“ unterteilt.

• Kundenkoordinator: Wir empfehlen, dass der Kunde einen Koordinator benennt, der die Umsetzung des Projekts intern begleitet. Diese Person ist dafür verantwortlich, die für den Übergang zum nächsten Schritt erforderlichen Meilensteine zu genehmigen. Es wird empfohlen, dass der Koordinator dem IT-Leiter oder der Geschäftsleitung unterstellt ist, sofern er nicht zum Projektteam gehört.

Geschätzter Ressourcenverbrauch

Wir nehmen stets eine Schätzung unseres Ressourcenaufwands in den Projektumfang auf, die die technische Umsetzung der Konfiguration gemäß den Blueprints sowie den Zeitplan für die Umsetzung umfasst. Diese Schätzungen können sich ändern, wenn sich die Anforderungen oder der Umfang während der Umsetzung ändern.

Kundenempfehlungen:

• Stellen Sie ausreichend Ressourcen bereit, damit alle Projektteilnehmer an den wöchentlichen Statusbesprechungen teilnehmen können.

• An jedem Workshop sollten 2–3 Personen teilnehmen.

• Die Workshops dauern voraussichtlich jeweils einen halben Tag.

• Für Schulungen, interne Informationsarbeit und die Anpassung der Kommunikationsabläufe ist zusätzlicher Zeitaufwand erforderlich.

Phase 2: Fortgeschrittene Automatisierung und darüber hinaus

Die nächsten Phasen bauen auf den Grundlagen auf, die wir in Phase 1 gelegt haben, wobei die Maßnahmen von den in der Anfangsphase ermittelten Bedürfnissen abhängen. 

Beispiele hierfür sind:

• Automatische Herabstufung oder Rückforderung nicht genutzter Lizenzen.

• Regeln für die Deaktivierung von Mitarbeitern im Urlaub.

• Bereinigung von „Zombie-Konten“ in AD/Entra ID.

• Bedarfsorientierte Zugriffskontrolle (Zugriff auf spezielle Systeme/Sicherheitsbereiche nur für Mitarbeiter mit konkretem Bedarf).

• Verwaltung von Benutzerkonten für externe Nutzer, Auftragnehmer und Zeitarbeitskräfte.

• Weitere Schnittstellen und Integrationen hinzufügen

• Digitale Arbeitsabläufe für die Einarbeitung, externe Mitarbeiter, Zugangsanträge usw.

Durchführung: Es wird vorgeschlagen, dass die Aufgaben in Schritt 2 von Fachkräften für den jeweiligen Punkt in Zusammenarbeit mit dem Anbieter durchgeführt werden, wobei diese der Liefergruppe Bericht erstatten.

Schulungs- und Dokumentationsplan

Wir stellen ein umfassendes Schulungs- und Dokumentationspaket bereit, um sicherzustellen, dass der Kunde im täglichen Betrieb und bei der künftigen Verwaltung der Identum eADM-Plattform eigenständig arbeiten kann. 

Trainingsplan

Die Schulungen sind auf verschiedene Nutzergruppen zugeschnitten.

• Endnutzer (Mitarbeiter, Führungskräfte): Digitale Schulungen werden über E-Learning-Plattformen und Videoressourcen (z. B. YouTube) angeboten, die gängige Szenarien abdecken.

• Service-Desk-Mitarbeiter: Praktische Schulungen (ca. 2–4 Stunden) zu den Grundfunktionen, zur Fehlerbehebung und zur Benutzerverwaltung. Für Administratoren ist es von Vorteil, diese Schulung vor der Fortbildung zu absolvieren.

• Systemadministratoren:

  • Praktische Mitwirkung: Die Administratoren wirken bei der Konfiguration, an wöchentlichen Besprechungen und an technischen Workshops mit („Learning-by-doing“).

  • Formeller Kurs: Ein spezieller eintägiger Kurs für Administratoren mit den Schwerpunkten erweiterte Funktionen, Fehlerbehebung und Regelverwaltung.

  • Einarbeitungsphase: Die enge Zusammenarbeit mit Beratern während der Einführungsphase bietet weitere praktische Schulungsmöglichkeiten.

Dokumentation

Die Dokumentation erfolgt in drei Teilen, um Relevanz und Aktualität zu gewährleisten.

1. Allgemeine Systemdokumentation: Öffentlich zugängliche und regelmäßig aktualisierte technische Dokumentationen, Benutzerhandbücher und API-Referenzen.

2. Kundenspezifische Dokumentation: Wird nach der Einlaufphase bereitgestellt.

   • Entwürfe: Visuelle Darstellung von Architektur, Datenquellen, Regeln und Abläufen.

   • Lieferberichte: Protokolle aus Projekt-Tools und Workshop-Protokolle.

3. Integrierte Dokumentation: Beschreibungen, die direkt in die Lösungsfelder für Regelsätze, Nachrichtenabläufe und Vorlagen eingebettet sind. Dadurch wird sichergestellt, dass die technische Dokumentation präzise und stets auf dem neuesten Stand bleibt.

Risikomatrix

Eine sorgfältige Planung und Vorbereitung kann Risiken mindern. Zu den wichtigsten Strategien zählen die Einbindung der betroffenen Abteilungen, eine gründliche Bestandsaufnahme der Systeme sowie klar definierte Ziele.

Zuletzt aktualisiert: 28. Januar 2026