Ce guide présente les principales fonctionnalités mises à la disposition des responsables. L'objectif principal de la plateforme est d'automatiser les tâches courantes liées à la gestion des comptes utilisateurs et au contrôle d'accès, notamment pour la prise en charge des nouveaux collaborateurs, des changements de poste et des départs. Elle simplifie également la gestion des exceptions à ces règles automatisées.
Par exemple, une nouvelle infirmière de votre service pourrait se voir automatiquement accorder l'accès au système de dossiers médicaux électroniques des patients. En revanche, une nouvelle aide-soignante pourrait remplir les critères d'accès, mais son accès ne lui serait accordé qu'après votre validation manuelle.
Avertissement : les exemples présentés dans cet article s'appuient sur notre configuration standard. Il se peut que votre organisation dispose de personnalisations spécifiques. Si vous avez des doutes concernant votre configuration, veuillez contacter l'administrateur eADM de votre organisation.
Fonctionnalités essentielles pour les responsables
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Recevez des notifications automatiques concernant les nouvelles embauches, les mutations de salariés et les départs à venir.
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Réinitialisez les mots de passe de vos employés.
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Afficher, modifier, ajouter ou supprimer toutes les autorisations et tous les droits d'accès associés au compte utilisateur d'un salarié.
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Prolongez la date d'expiration des comptes d'utilisateurs externes associés à votre service.
Notifications par e-mail concernant les événements liés au cycle de vie des salariés
Par défaut, vous recevrez des notifications par e-mail pour les événements suivants :
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Un nouveau salarié est créé.
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Un salarié est muté d'un service à un autre. Dans ce cas, son ancien responsable et son nouveau responsable en sont tous deux informés.
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Le départ d'un salarié est prévu (généralement lorsqu'il reste moins de 14 jours avant son dernier jour de travail).
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Le compte utilisateur d'un salarié a été désactivé après son départ.
Nouveaux collaborateurs
En règle générale, vous recevrez une notification au plus tard 30 jours avant la date d'entrée en fonction d'un nouveau collaborateur. L'e-mail contiendra des informations sur ce collaborateur ainsi que la liste des droits d'accès qui lui ont été automatiquement attribués.
Si cette fonctionnalité est activée pour votre organisation, l'e-mail contiendra un lien qui vous redirigera vers la plateforme, où vous pourrez ajouter des droits d'accès supplémentaires ou modifier les attributions automatiques.
Lorsqu'un salarié change de poste
Vous recevrez une notification lorsqu'un collaborateur sera muté vers ou depuis votre service. Vous ne serez pas averti si un collaborateur change de poste mais reste au sein du même service.
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Modifications automatiques: les droits d'accès attribués par l'ancien service et qui ne sont pas pertinents pour le nouveau seront automatiquement révoqués.
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Modifications manuelles: les droits d'accès accordés manuellement doivent être supprimés manuellement.
La notification par e-mail fournira un aperçu complet des droits d'accès actuels de l'employé.
Remarque : si vous estimez que ces notifications vous dérangent, veuillez contacter votre administrateur eADM afin de modifier les règles de notification.
Lorsqu'un salarié est sur le point de quitter l'entreprise
En règle générale, vous recevrez une notification lorsqu'il reste moins de 14 jours avant la date de fin d'emploi d'un salarié. Cela s'applique aussi bien lorsqu'une date de fin est fixée dans le contrat de travail que lorsque la date de fin de tous les postes occupés par le salarié est atteinte. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les services connaissant un taux de rotation élevé parmi les salariés rémunérés à l'heure ou sous contrat, car elle permet de s'assurer que les contrats sont renouvelés ou prolongés lorsque cela est nécessaire.
Lorsqu'un salarié a quitté l'entreprise
Dès qu'un salarié a dépassé sa date de fin de contrat, son compte est désactivé et tous ses droits d'accès sont révoqués. Vous recevrez une notification une fois cette procédure terminée. À l'issue d'un délai de grâce défini (par exemple, 60 jours), le compte est définitivement supprimé. Si le salarié revient au cours de ce délai de grâce, son compte peut être réactivé.
Gestion des mots de passe
Réinitialisation du mot de passe en libre-service pour les salariés
Tous les employés peuvent réinitialiser leur mot de passe en se rendant sur le portail dédié aux mots de passe.
Pour garantir la sécurité, les employés doivent d'abord s'authentifier via ID-porten. Une fois l'authentification réussie, ils peuvent définir un nouveau mot de passe. Il s'agit de la méthode la plus sûre et elle ne nécessite aucune intervention de votre part.
Comment réinitialiser le mot de passe d'un salarié
En tant que responsable, vous pouvez réinitialiser les mots de passe de vos collaborateurs directement depuis leur profil utilisateur. Dans le coin supérieur droit du profil de l'utilisateur, vous trouverez deux boutons liés au mot de passe.
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Définir un mot de passe manuellement: le premier bouton vous permet de définir un nouveau mot de passe. Vous devez ensuite communiquer ce nouveau mot de passe à l'employé en toute sécurité.
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Envoyer un mot de passe généré automatiquement par SMS: le deuxième bouton génère un mot de passe aléatoire et l'envoie directement par SMS au numéro de portable enregistré de l'employé. Vous n'aurez pas accès à ce mot de passe.
Gestion des licences et des accès
Les droits d'accès peuvent être attribués soit automatiquement, selon des règles prédéfinies, soit manuellement par un responsable. Le système est conçu pour que l'automatisation se charge de la plupart des attributions, tout en vous permettant de gérer les exceptions.
Comment modifier les droits d'accès d'un salarié
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Connectez-vous et recherchez l'employé dont vous souhaitez modifier les informations.
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Accédez à l'onglet « Droits ».
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Cliquez sur le bouton « Modifier » (icône « + » jaune) situé dans le coin supérieur droit pour ouvrir la vue d'édition.
Dans la vue d'édition, vous pouvez :
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Ajouter un nouveau droit: sélectionnez un système, puis choisissez le droit souhaité dans le menu déroulant.
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Définir une date d'expiration: si vous saisissez une date d'expiration, le droit d'accès sera automatiquement révoqué après cette date.
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Modifier ou supprimer des droits existants.
Remarque : par défaut, les responsables ne peuvent gérer que les droits d'accès relevant de leur propre service. Par exemple, un responsable du service de santé ne peut pas accorder l'accès aux systèmes utilisés par le service de l'éducation.
Comment étendre les comptes d'utilisateurs externes
Vous pouvez prolonger la date d'expiration des comptes d'utilisateurs externes (par exemple, consultants, étudiants) associés à votre service. Si le compte n'est pas prolongé, il sera automatiquement désactivé à sa date d'expiration.
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Recherchez l'utilisateur externe.
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Cliquez sur le bouton « Modifier la date d'expiration » situé dans le coin supérieur droit du profil de l'utilisateur.
Remarque : ce bouton n'est visible que pour les comptes d'utilisateurs externes. La durée d'emploi des salariés permanents est gérée par le système RH.
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Définissez une nouvelle date d'expiration. Par défaut, la durée de validité du compte peut être prolongée de trois mois au maximum à chaque fois.
Dépannage
Je ne peux pas attribuer un droit d'accès spécifique.
Contactez l'administrateur eADM de votre organisation. Il examinera votre demande et, le cas échéant, ajoutera le droit d'accès manquant à vos options disponibles.
Je ne peux pas envoyer un nouveau mot de passe par SMS.
Pour que cette fonction soit disponible, le salarié doit avoir enregistré un numéro de téléphone portable dans le système RH central qui fournit des données à eADM.
Un employé dispose d'une licence Microsoft 365 ou d'un type d'utilisateur incorrect.
L'attribution des licences est généralement régie par des règles automatisées. Dans certains cas, vous pouvez contourner ces règles, par exemple pour faire passer un collaborateur d'une cloud-only (M365 F3) à une offre complète comprenant une suite Office téléchargeable (M365 E3). Si vous ne parvenez pas à effectuer cette modification vous-même, contactez votre administrateur eADM afin qu'il adapte les règles.