Dans le cadre des travaux préparatoires à la mise en œuvre proprement dite de l'eADM, nous élaborerons, en collaboration avec vous, un plan et une stratégie pour les activités liées à la gestion des identités et des accès (IAM). Ce travail doit aboutir à l'élaboration d'un schéma fonctionnel décrivant les processus relatifs aux comptes utilisateurs, aux mots de passe, à la gestion des accès, ainsi que les procédures liées à l'embauche, au changement de poste et au départ des collaborateurs, etc. Sur la base de ce schéma fonctionnel, nous établirons ensuite un calendrier de mise en œuvre.
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Exemple - Plans d'exécution.drawio.pdf
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Exemple de plan de livraison (diagramme de Gantt).pdf
Plans d'exécution
Ceci est un exemple illustrant à quoi peuvent ressembler les plans de travail. Dans le cadre des travaux préparatoires à la mise en œuvre de la solution IAM, un plan et une stratégie relatifs au projet IAM seront élaborés en collaboration avec la commune. Ce travail doit aboutir à l'élaboration d'un schéma fonctionnel du système IAM, décrivant les flux relatifs aux comptes utilisateurs, aux mots de passe, à la gestion des accès, ainsi que les procédures liées à l'embauche, au changement de poste et au départ des employés, etc.
Plan pour la phase de mise en place
Création
Cette proposition de plan de projet s'appuie sur notre longue expérience dans la mise en œuvre de solutions IAM au sein du secteur communal en Norvège. Ce plan sera adapté et finalisé en collaboration avec le client dans le cadre de la planification du projet au cours de la phase 1. Veuillez également consulter la matrice des risques figurant à la fin du document, qui présente les facteurs de réussite que nous avons identifiés comme essentiels à la bonne exécution du projet.
Nous recommandons que des personnes clés issues des services informatiques (y compris, si possible, du service d'assistance/du support utilisateur), des ressources humaines, de la numérisation et, le cas échéant, du développement des services, fassent partie du groupe de mise en œuvre. Comme l'indiquent le calendrier de réalisation et le tableau des responsabilités ci-joints, nous souhaitons qu'une personne au sein de l'entreprise cliente soit désignée comme coordinateur du projet, chargée du suivi et de l'avancement des travaux. Pendant la période de mise en œuvre, nous recommandons d'organiser des réunions de suivi chaque semaine.
Étape 1 : Configuration de base
Au cours de cette étape 1, les plans d'exécution joints au contrat sont mis en œuvre. Nous avons divisé cette étape en 5 phases, représentées par trois couloirs : le couloir bleu correspond aux travaux réalisés par le prestataire lui-même, le couloir vert correspond aux sessions de travail menées conjointement par le client et le prestataire, et le couloir jaune correspond aux travaux réalisés par le client lui-même.
À chaque étape, nous organisons des séances de travail avec vous afin de peaufiner ensemble la mise en place du projet. Nous recommandons également des réunions hebdomadaires de suivi, au cours desquelles nous faisons le point sur l'avancement du projet. Nous utilisons l'outil de gestion de projet Trello, mais pouvons également utiliser l'outil de gestion de projet préféré du client si celui-ci le souhaite.
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Cartographie : au cours de cette phase, les systèmes sont configurés et les données sont importées depuis le système source. Cette phase comprend une réunion au cours de laquelle la qualité des données est évaluée et les mesures correctives éventuelles sont discutées. Avant que cette phase puisse débuter, le client doit fournir au prestataire les droits d'accès nécessaires. Consultez https://docs.identum.no/sop/tilgang-til-tredjepartsystemer pour obtenir une description des droits d'accès qui peuvent être nécessaires et de la manière de les configurer.
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Configuration de base : cette phase permet de définir les flux de base de la solution IAM. Les groupes existants sont importés depuis AD/EntraID et intégrés aux systèmes de gestion des accès ; des modèles de synchronisation sont créés pour les flux de données utilisateur et un ensemble standard de flux de messages est mis en place. Le travail au cours de cette phase se concentre sur le filtrage des données (voir https://docs.identum.no/eadm/stillingsfilter ) et sur l'examen des flux de messages souhaités par le client.
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Personnalisation client : cette phase est axée sur la personnalisation de la configuration de base. Le travail réalisé au cours de cette phase consiste donc à adapter les flux de données en fonction des souhaits et des besoins du client, ainsi qu’à définir les règles relatives aux comptes de messagerie et aux licences M365. Au cours de cette phase, le client doit également passer en revue les flux de messages sélectionnés lors de la phase précédente et en adapter les textes.
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Assurance qualité et mise en service : cette phase débute par une réunion au cours de laquelle nous passons en revue la configuration, la mise en production et fixons une date. Une fois que l'équipe de livraison est d'accord et que la configuration est validée pour la production, le fournisseur procédera à la mise en service du système à la date indiquée. Au cours de cette phase, le client doit mener à bien le travail de communication nécessaire au sein de son organisation, notamment en informant les responsables des changements. C'est également au cours de cette phase que commence la formation à l'utilisation de la solution. La nécessité et l'étendue de la formation dépendront, par exemple, du degré d'autonomie prévu dans les solutions. Pour les utilisateurs finaux tels que les enseignants, les employés et les responsables, des formations sont généralement proposées via la plateforme d'apprentissage GLUP de Visma Smartskill.
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Maturation et perfectionnement : cette phase marque une transition en douceur vers l'étape 2. Au cours de la période de rodage de 30 jours, nous passerons en revue des listes de contrôle afin de vérifier que le système fonctionne correctement. Il est tout aussi important de recueillir les retours d'expérience des responsables, des services RH et informatiques, ainsi que des employés eux-mêmes ; d'adapter les flux de messages et les règles de gestion des accès en fonction de ces retours, et d'affiner la configuration.
Étape 2 : Perfectionnement de la solution
Cette phase s'inscrit dans la continuité de la phase 1, et les activités prévues dans cette partie dépendront des besoins identifiés au cours de la phase 1. Exemples :
· Déclassement automatique des licences inutilisées
· Règles relatives à la désactivation des employés en congé
· Suppression des « comptes fantômes » dans AD/Entra ID
· Gestion des accès en fonction des besoins, c'est-à-dire que seuls les employés ayant des besoins concrets ont accès aux systèmes métier et à la zone sécurisée
· Gestion des utilisateurs externes, des intérimaires, etc.
· Flux de travail numériques pour l'intégration, les collaborateurs externes, les demandes d'accès, etc.
Il est proposé que les tâches de la phase 2 soient menées à bien par des experts spécialisés dans chaque domaine, en collaboration avec le prestataire (par exemple, un archiviste pour la mise en place de l'intégration avec le système de gestion des dossiers et des archives), et que les résultats soient communiqués à l'équipe de projet.
Veuillez vous reporter au planning ci-joint au format GANTT pour un aperçu plus détaillé des éléments de la livraison et de leurs interdépendances. Le tableau indique également qui est responsable de chaque élément. Le code couleur utilisé dans le diagramme de GANTT est le suivant :
· Rouge : travaux devant être effectués par le service d'éducation du client
· Bleu : travaux réalisés par le prestataire
· Vert : Travaux réalisés conjointement par le fournisseur et le client
· Gul : Travaux réalisés par le client
Exemple de plan de livraison (diagramme de Gantt).pdf
La durée de la mise en place dépend des ressources que le client est en mesure de mobiliser. En règle générale, il faut compter au minimum 4 semaines pour la mise en place, plus une période de rodage de 30 jours.
Nous avons prévu un processus de déploiement du système en plusieurs étapes, plutôt que d’activer toutes les fonctionnalités simultanément. La mise en production de la solution concernera donc le flux des comptes utilisateurs vers AD/EntraID, ainsi que la gestion des accès de base et le flux des notifications. Nous prévoyons de commencer à établir les connexions avec les autres systèmes cibles parallèlement à la période de mise en route (à condition, bien sûr, que le client en ait la capacité !), puis de poursuivre le développement de la gestion des accès, des flux de travail et d'une utilisation plus avancée du système IAM.
Matrice des risques
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Facteur de risque |
Mesures |
Responsabilité |
Risikograd |
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Manque d'implication/de participation des services RH/Rémunération dans le projet IAM. |
Impliquer les services RH et Paie dès le lancement du projet par le biais de réunions régulières ; favoriser l'appropriation du projet en attribuant la responsabilité de la structure des données du système. |
Client |
3 |
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Manque d'appropriation/de participation du service informatique au projet IAM |
Veillez à ce que le service informatique soit impliqué dans le choix des technologies ; organisez des ateliers afin de renforcer le sentiment d'appropriation et l'engagement. |
Client |
2 |
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Absence d'analyse des besoins actuels et futurs en matière de gestion des identités et des accès (IAM) au sein de l'organisation |
Réalisez une analyse des écarts (GAP) afin de comparer les besoins actuels et futurs ; actualisez ces besoins régulièrement tout au long du projet. |
Client / Fournisseur |
4 |
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Absence de délimitation du projet |
Appliquez le principe de la paire pour la hiérarchisation des processus ; procédez à des évaluations régulières des projets afin d'y apporter les ajustements nécessaires. |
Client / Fournisseur |
3 |
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Manque de ressources internes |
Élaborer un plan de ressources afin d'identifier en temps utile les ressources nécessaires ; affecter des ressources temporaires si nécessaire. |
Client / Fournisseur |
4 |
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Manque de communication avec les utilisateurs finaux |
Mettre en place une stratégie de communication comprenant des mises à jour régulières ; mettre en œuvre un système de signalement des anomalies par les utilisateurs afin de recueillir leurs retours d'expérience. |
Client / Fournisseur |
4 |
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Intégration avec les systèmes existants |
Recenser tous les systèmes existants et identifier les besoins en matière d'intégration ; tester les intégrations dans des environnements de test avant la mise en production. |
Client / Fournisseur |
4 |
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Sécurité des données et protection de la vie privée |
Réaliser des analyses de risques et des tests de sécurité ; mettre en place des mécanismes rigoureux de contrôle d'accès. |
Client / Équipe chargée de la sécurité informatique. |
5 |
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Réticence des utilisateurs face au changement |
Communiquez dès que possible et régulièrement sur les avantages du nouveau système ; impliquez les utilisateurs dans les tests du système. |
Client / Service de communication. |
3 |
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Dépassements de délais et de budget |
Élaborez un plan de projet détaillé comprenant des étapes clés ; organisez régulièrement des réunions de suivi du projet afin d'ajuster les délais et les coûts |
Client / Coordinateur. |
4 |
Création d'un nouveau catalogue FEIDE
Voir l’annexe pour un aperçu des différentes étapes du processus de modification du catalogue des feudes. Un facteur essentiel pour que ce projet soit achevé avant la rentrée scolaire d’août 2026 est que les nouveaux catalogues des feudes soient approuvés par le SIKT. Même si les communes disposent déjà de catalogues des feudes opérationnels, cela ne signifie pas pour autant que l’obtention de l’approbation des nouveaux catalogues se fera sans difficulté. En général, le SIKT est soumis à une forte pression en termes de capacité en juin et en août. Il est donc recommandé de lancer le processus de mise en place et d'homologation d'un nouveau catalogue de feudes dès que possible après l'attribution.
Le changement de catalogue de fichiers devrait avoir lieu après la fin de l'année scolaire au printemps 2025 et avant que les passages dans les classes supérieures ne soient enregistrés dans le système administratif scolaire. Cela permettra de tester le système et d'effectuer les ajustements nécessaires en vue de l'exportation vers Microsoft School Data Sync, Apple School Manager et itslearning. Le test d'acceptation proprement dit pourra alors avoir lieu après la mise à jour des classes et avant le retour des élèves et du personnel après les vacances scolaires.
Utilisation des ressources
Nous avons estimé les ressources que nous allons mobiliser dans le cadre de ce projet. Cette estimation couvre les aspects techniques liés à la livraison des plans d'exécution et du calendrier d'avancement. Au total, nous estimons à 240 heures de travail notre contribution ; voir le tableau des tarifs. Ces estimations s'appuient sur l'expérience acquise lors de projets IAM précédents, sur le cahier des charges du client et sur notre expérience en matière de mise en place et d'exploitation.
Il est important de souligner qu’il s’agit d’une estimation et que la charge de travail peut varier d’un projet à l’autre en fonction de facteurs tels que la qualité des données, la capacité de mise en œuvre, la complexité de la configuration, etc. Si les exigences ou la portée de la solution évoluent au cours de la prestation, l’estimation pourra être modifiée en conséquence.
Nous recommandons au minimum que le client alloue suffisamment de ressources pour que tous les participants au projet puissent assister aux réunions hebdomadaires de suivi, et que 2 à 3 personnes soient présentes à chaque session de travail. La durée de chaque session de travail est estimée à une demi-journée. À cela s'ajoutent la formation et le travail en interne au sein de la commune, notamment en matière de communication et d'adaptation des flux de communication, c'est-à-dire toutes les étapes du plan d'avancement marquées en jaune et en rouge.
Formation
Le fournisseur propose une formation complète qui fait partie intégrante de nos prestations. La formation des administrateurs à l'utilisation de la solution est dispensée dans le cadre du projet de mise en œuvre et de la période de rodage, tandis que la formation des utilisateurs du centre de services est proposée sous forme de modules de formation. Ces modules comprennent une formation générale d'introduction et d'assistance aux utilisateurs, qui passe en revue les fonctionnalités de base d'eADM. Elle est suivie d'une formation destinée aux administrateurs. En règle générale, la formation de base dure 2 à 3 heures, tandis que celle destinée aux administrateurs dure environ 4 heures. La durée est toutefois relative, car elle doit être adaptée au niveau d'ambition du client et à la configuration du système.
Le fournisseur propose également ses propres modules de formation destinés aux administrateurs, mais nous tenons à souligner que la meilleure formation consiste à faire participer les administrateurs à la mise en œuvre du projet, tant lors des réunions hebdomadaires de suivi que lors des différents ateliers. Il est en outre recommandé que les administrateurs participent également à la configuration et à la mise en place de la solution, afin d’acquérir la pratique nécessaire pour maîtriser parfaitement le système. Veuillez consulter le calendrier de progression joint au point 5.1 pour avoir une vue d’ensemble du déroulement de la mise en œuvre et des tâches à effectuer dans le cadre de la configuration. Pendant la période de mise en route, les administrateurs devront collaborer activement avec le fournisseur pour ajuster et optimiser la configuration, ce qui leur permettra d’acquérir une très bonne expérience et une solide formation à l’utilisation du système.
Pour les employés, les responsables, les enseignants et les administrateurs scolaires, des formations à l'utilisation d'eADM et d'eFeide sont proposées via la plateforme d'apprentissage Glup de Visma Smartskill. Ces formations sont disponibles en norvégien, et il existe également une chaîne YouTube dédiée proposant des vidéos de formation.
Tous les cours et formations sont dispensés en norvégien.
Documentation
La documentation générale relative à ces solutions est disponible sur https://docs.identum.no/, https://mega.eadm.no/docs/#/ et https://mega.efeide.no/docs/#/.
La documentation spécifique au client sera remise à ce dernier une fois la phase de mise en service du système terminée ; elle s'appuiera sur la documentation établie au fur et à mesure dans le cadre de la livraison. Cela inclura les journaux de l'outil de gestion de projet et les comptes rendus de chaque atelier. Les plans d'exécution constituent la base de la documentation spécifique au client ; ils doivent être révisés lors des réunions de suivi afin que le client et le fournisseur disposent tous deux d'une version à jour de celle-ci.
Il convient également de souligner qu’un élément essentiel de la documentation réside dans la solution elle-même. Les ensembles de règles, les flux de messages, les modèles de synchronisation, etc. disposent de champs dédiés à leur description et constituent une source d’information importante sur la configuration du système. Il convient de documenter le fonctionnement de chaque règle, flux de messages ou modèle de synchronisation, ainsi que sa configuration ; toute modification doit également être documentée au fur et à mesure.
Toute la documentation est en norvégien.