Denne artikel forklarer, hvordan eADM kan reducere licensomkostningerne ved at tildele hver enkelt licens på baggrund af et dokumenteret behov, og hvem der bør anvende disse principper: IT-ledere, systemansvarlige og HR-administratorer i organisationer, der bruger eADM.
Hvorfor er licensoptimering vigtig?
Licenser til Microsoft 365, Citrix og lignende systemer udgør en stor og stigende udgift. Mange organisationer tildeler licenser i store mængder. En hel afdeling får den samme licens, fordi »næsten alle« der har brug for den. Denne fremgangsmåde medfører, at der betales for licenser, som ingen bruger.
eADM registrerer både stillingen og arbejdsstedet for hver enkelt medarbejder. Systemet kan derfor tildele licenser individuelt efter behov og trække dem tilbage, når behovet ophører.
Det bærende princip er enkelt: Al tildeling af licenser i organisationen skal baseres på behov, ikke på masseuddeling. Det aktive brug skal løbende underbygge behovet.
Eksempel: Hvor mange nedgraderinger skal der til for at opnå en besparelse på 90.000 NOK om året?
Det antal nedgraderinger, der kræves for at opnå en given besparelse, afhænger af prisforskellen mellem de to licenser:
Number of licences = annual saving ÷ (monthly price difference × 12)
I dette eksempel nedgraderes Microsoft 365 E3 til Microsoft 365 F3. Nedenstående priser er vejledende listepriser pr. bruger, ekskl. moms, ved et årligt abonnement.
|
Vare |
Illustrativ værdi |
|---|---|
|
Microsoft 365 E3, pr. bruger pr. måned |
380–400 NOK |
|
Microsoft 365 F3, pr. bruger pr. måned |
130–150 NOK |
|
Prisforskel pr. bruger pr. år |
2.900–3.100 NOK |
Med andre ord vil en nedgradering af omkring 35 licenser give dig en årlig besparelse på over 100 000 NOK!
Bemærk: Priserne i dette eksempel er kun vejledende. Licenspriserne ændrer sig over tid, og hver organisation har sine egne aftalte priser. Erstat værdierne med priserne i organisationens egen aftale, inden du bruger beregningen.
Mange organisationer i den offentlige sektor køber licenser via en rammeaftale og får dermed rabat. Med en rabat på 20–30 procent er prisforskellen mindre. Organisationen skal derfor foretage ca. 40–45 nedgraderinger for at opnå den samme besparelse.
Eksemplet viser, at selv et lille antal nedgraderinger giver en tydelig besparelse. En kommune med 1.000 til 1.500 ansatte har ofte mange stillinger i frontlinjen, hvor F3 kan være tilstrækkeligt, for eksempel inden for pleje, rengøring, ejendomsvedligeholdelse og børnehaveassistenter. Besparelsespotentialet kan derfor være langt større end 100.000 NOK.
1. Tildel licenser på baggrund af stillingskode og arbejdsplads
En afdeling er ikke et godt grundlag for tildeling af licenser. Medarbejdere i samme afdeling har ofte forskellige stillinger med forskellige behov. En medarbejder i en afdeling, hvor de fleste har brug for Microsoft 365 E3, kan have en stilling, hvor Microsoft 365 F3 er tilstrækkeligt. En anden medarbejder kan opfylde kravene til en A3-licens.
eADM bør derfor tildele hver enkelt licens på baggrund af disse to faktorer tilsammen:
|
Faktor |
Formål |
|---|---|
|
Stillingskode |
Angiver medarbejderens arbejdsopgaver og det licensniveau, som disse opgaver kræver. |
|
Arbejdsplads |
Angiver, hvor medarbejderen arbejder, hvilket har betydning for licenstypen og adgangen til systemerne. For eksempel kan den samme stillingskode kræve en anden licens på en skole end i en administration. |
En regel, der udelukkende tager højde for afdelingen eller stillingskoden, vil medføre, at nogle medarbejdere får en licens, der er for dyr eller for begrænset.
2. Vælg den billigste licens i tvivlstilfælde
Nogle kombinationer af stillingskode og arbejdsplads giver ikke et entydigt svar. I disse tilfælde bør eADM tildele den billigste egnede licens.
Hvis medarbejderen har et konkret behov for yderligere funktionalitet, kan lederen opgradere licensen. Behovet dokumenteres og godkendes derefter, i stedet for at det antages på forhånd.
Bemærk: Denne fremgangsmåde vender bevisbyrden. Et højere licensniveau kræver en begrundelse. Et lavere niveau kræver det ikke.
3. Gennemgå de brugere, der ikke benytter deres licenser
En licens, som brugeren ikke benytter, har ingen værdi. eADM kan bruge data om sidste logon til at identificere disse brugere. Gennemgå hver enkelt af dem, og vælg en af følgende handlinger:
-
Skift brugerens konto til en ren postkassekonto, hvis brugeren kun har brug for e-mail.
-
Nedgrader brugeren til den billigste Microsoft 365-licens.
-
Fjern licensen helt, hvis brugeren ikke har brug for den.
-
En afdragsfri periode for nye medarbejdere sikrer, at licenser ikke fjernes, før brugeren har haft tid til at logge på for første gang.
Artiklen »Administrer licenser ud fra brugeraktivitet« beskriver, hvordan man konfigurerer automatiske regler baseret på data om sidste logon.
4. Håndtering af orlov
Medarbejdere, der er på orlov, bruger sjældent deres kørekort. Den korrekte fremgangsmåde afhænger af orlovstypen.
|
Orlovstype |
Anbefalet handling |
|---|---|
|
Orlov uden løn |
Luk brugerkontoen og fjern adgangsrettighederne. |
|
Betalt orlov, f.eks. forældreorlov |
Overvej en midlertidig nedgradering af adgangsretten. Genindfør den oprindelige adgangsret, når medarbejderen vender tilbage. |
Bemærk: Disse regler forudsætter, at der findes oplysninger om orlov i eADM, normalt fra HR-kildesystemet. Kontroller, hvilke orlovsdata kildesystemet leverer, inden du konfigurerer reglerne.
5. Anvend det samme princip på Citrix og andre licenser
Licensoptimering er ikke begrænset til Microsoft 365. Det samme princip gælder for alle systemer, der medfører licensomkostninger. Citrix- og Adobe-licenser, der ikke er i brug, skal fjernes.
Oversigt over anbefalingerne
-
Tildel hver licens på baggrund af både stillingskode og arbejdsplads.
-
I tvivlstilfælde skal man vælge den billigste egnede licens. Lederen foretager en opgradering, når der er et konkret behov herfor.
-
Gennemgå de brugere, der ikke benytter deres licenser. Skift dem til en konto, der kun omfatter en mailboks, eller til den billigste Microsoft 365-licens.
-
Luk konti for medarbejdere, der er på orlov uden løn. Overvej en midlertidig nedgradering under orlov med løn.
-
Fjern Citrix-licenser og andre licenser, der ikke er i brug.
-
Bevis behovet løbende gennem aktiv brug.
Organisationer, der følger disse anbefalinger, kan opnå betydelige besparelser på licensomkostningerne.
Bemærk: Kontakt Identum for at få hjælp til at konfigurere regler i eADM med henblik på at optimere licensbrugen. En re:ADM-gennemgang er et godt udgangspunkt for en gennemgang af hele opsætningen.
Relaterede artikler