Denne vejledning giver et overblik over de vigtigste funktioner, der er tilgængelige for ledere. Platformens primære formål er at automatisere rutineopgaver i forbindelse med administration af brugerkonti og adgangskontrol, især i forbindelse med håndtering af nye medarbejdere, stillingsskift og fratrædelser. Den forenkler desuden processen med at håndtere undtagelser fra disse automatiserede regler.
For eksempel kan en ny sygeplejerske i din afdeling automatisk få adgang til patientens elektroniske journalsystem. En ny sygeplejeassistent kan derimod opfylde kriterierne for adgang, men skal have din manuelle godkendelse, før adgangen tildeles.
Advarsel: Eksemplerne i denne artikel er baseret på vores standardopsætning. Din organisation kan have specifikke tilpasninger. Hvis du er i tvivl om din konfiguration, bedes du kontakte din organisations eADM-administrator.
Vigtigste funktioner for ledere
-
Modtag automatiske meddelelser om nye ansættelser, forflyttelser af medarbejdere og forestående fratrædelser.
-
Nulstil adgangskoder for dine medarbejdere.
-
Se, rediger, tilføj eller fjern alle tilladelser og adgangsrettigheder, der er knyttet til en medarbejders brugerkonto.
-
Forlæng udløbsdatoen for eksterne brugerkonti, der er knyttet til din afdeling.
E-mail-beskeder om begivenheder i medarbejdernes karriereforløb
Som standard modtager du e-mail-beskeder om følgende begivenheder:
-
Der oprettes en ny medarbejder.
-
En medarbejder skifter fra en afdeling til en anden. I dette tilfælde underrettes både den tidligere og den nye leder.
-
En medarbejder skal fratræde (typisk når der er mindre end 14 dage til dennes sidste arbejdsdag).
-
En medarbejders brugerkonto er blevet deaktiveret efter vedkommendes fratrædelse.
Nye medarbejdere
Du vil normalt modtage en besked senest 30 dage før en ny medarbejders startdato. E-mailen vil indeholde oplysninger om medarbejderen og om, hvilke adgangsrettigheder der automatisk er tildelt.
Hvis denne funktion er aktiveret for din organisation, vil e-mailen indeholde et link, der fører dig videre til platformen, hvor du kan tilføje flere adgangsrettigheder eller tilsidesætte de automatiske tildelinger.
Når en medarbejder skifter stilling
Du modtager en besked, når en medarbejder flyttes til eller fra din afdeling. Du modtager ikke en besked, hvis en medarbejder skifter stilling, men forbliver i samme afdeling.
-
Automatiske ændringer: Adgangsrettigheder fra den tidligere afdeling, som ikke er relevante for den nye, vil automatisk blive tilbagekaldt.
-
Manuelle ændringer: Adgangsrettigheder, der er tildelt manuelt, skal fjernes manuelt.
E-mail-beskeden vil give et fuldstændigt overblik over medarbejderens nuværende adgangsrettigheder.
Bemærk: Hvis du finder disse meddelelser forstyrrende, bedes du kontakte din eADM-administrator for at få justeret meddelelsesindstillingerne.
Når en medarbejder skal fratræde
Du modtager typisk en meddelelse, når en medarbejder har mindre end 14 dage tilbage til sin sidste ansættelsesdag. Dette gælder både, når der er fastsat en slutdato i ansættelseskontrakten, og når slutdatoen for alle medarbejderens stillinger er nået. Denne funktion er især nyttig for afdelinger med stor udskiftning blandt timelønnede eller kontraktansatte, da den hjælper med at sikre, at kontrakter fornyes eller forlænges, når det er nødvendigt.
Når en medarbejder har forladt virksomheden
Når en medarbejders ansættelsesperiode udløber, deaktiveres vedkommendes konto, og alle adgangsrettigheder inddrages. Du modtager en besked, når denne proces er afsluttet. Efter en fastsat frist (f.eks. 60 dage) slettes kontoen permanent. Hvis medarbejderen vender tilbage inden for denne frist, kan vedkommendes konto genoprettes.
Adgangskodehåndtering
Selvbetjening til nulstilling af adgangskode for medarbejdere
Alle medarbejdere kan nulstille deres egne adgangskoder ved at gå ind på adgangskodeportalen.
Af sikkerhedsmæssige årsager skal medarbejderne først godkende sig selv via ID-porten. Når godkendelsen er gennemført, kan de oprette en ny adgangskode. Dette er den sikreste metode og kræver ingen handling fra din side.
Sådan nulstilles en medarbejders adgangskode
Som leder kan du nulstille dine medarbejderes adgangskoder direkte fra deres brugerprofil. I øverste højre hjørne af brugerens profil finder du to knapper, der vedrører adgangskoder.
-
Indstil adgangskode manuelt: Med den første knap kan du oprette en ny adgangskode. Du skal derefter på en sikker måde videregive denne nye adgangskode til medarbejderen.
-
Send automatisk genereret adgangskode via SMS: Den anden knap genererer en tilfældig adgangskode og sender den direkte til medarbejderens registrerede mobilnummer via SMS. Du får ikke denne adgangskode at se.
Licens- og adgangsstyring
Adgangsrettigheder kan tildeles enten automatisk på baggrund af foruddefinerede regler eller manuelt af en leder. Systemet er udformet med henblik på automatisering, så det kan håndtere størstedelen af tildelingerne, samtidig med at du har mulighed for at håndtere undtagelserne.
Sådan ændrer du en medarbejders adgangsrettigheder
-
Log ind, og søg efter den medarbejder, du ønsker at redigere.
-
Gå til fanen »Rettigheder «.
-
Klik på redigeringsknappen (det gule plus-ikon) i øverste højre hjørne for at åbne redigeringsvisningen.
I redigeringsvisningen kan du:
-
Tilføj en ny rettighed: Vælg et system, og vælg derefter den specifikke rettighed fra rullemenuen.
-
Indstil en udløbsdato: Hvis du angiver en udløbsdato, vil adgangsretten automatisk blive tilbagekaldt efter denne dato.
-
Rediger eller fjern eksisterende rettigheder.
Bemærk: Som standard kan ledere kun administrere adgangsrettigheder, der vedrører deres egen afdeling. En leder i sundhedsafdelingen kan f.eks. ikke give adgang til systemer, der anvendes af uddannelsesafdelingen.
Sådan udvides eksterne brugerkonti
Du kan forlænge udløbsdatoen for eksterne brugerkonti (f.eks. konsulenter, studerende), der er tilknyttet dit institut. Hvis kontoen ikke forlænges, deaktiveres den automatisk på udløbsdatoen.
-
Søg efter den eksterne bruger.
-
Klik på knappen »Skift udløbsdato« i øverste højre hjørne af brugerens profil.
Bemærk: Denne knap vises kun for eksterne brugerkonti. Ansættelsesperioden for fastansatte styres af HR-systemet.
-
Indstil en ny udløbsdato. Som standard kan kontoen forlænges med højst tre måneder ad gangen.
Fejlfinding
Jeg kan ikke tildele en bestemt adgangsrettighed.
Kontakt din organisations eADM-administrator. Vedkommende vil gennemgå anmodningen og, hvis det er relevant, tilføje den manglende adgangsrettighed til dine tilgængelige muligheder.
Jeg kan ikke sende en ny adgangskode via SMS.
Denne funktion forudsætter, at medarbejderen har et mobilnummer registreret i det overordnede HR-system, der leverer data til eADM.
En medarbejder har den forkerte Microsoft 365-licens eller brugertype.
Tildeling af licenser styres typisk af automatiske regler. I visse tilfælde kan du muligvis tilsidesætte disse regler for eksempelvis at opgradere en medarbejder fra en cloud-only (M365 F3) til en komplet pakke med en Office-pakke, der kan downloades (M365 E3). Hvis du ikke selv kan foretage ændringen, skal du kontakte din eADM-administrator for at få reglerne justeret.