I den här artikeln förklaras hur eADM kan sänka licenskostnaderna genom att varje licens tilldelas utifrån ett dokumenterat behov, samt vilka som bör tillämpa dessa principer: IT-chefer, systemansvariga och HR-administratörer i organisationer som använder eADM.
Varför licensoptimering är viktigt
Licenser för Microsoft 365, Citrix och liknande system utgör en stor och växande kostnad. Många organisationer tilldelar licenser i stora partier. En hel avdelning får samma licens, eftersom ”nästan alla” där behöver den. Detta tillvägagångssätt innebär att man betalar för licenser som ingen använder.
eADM registrerar både befattningen och arbetsplatsen för varje anställd. Systemet kan därför tilldela behörigheter individuellt, efter behov, och återkalla dem när behovet upphör.
Grundprincipen är enkel: all tilldelning av licenser inom organisationen ska baseras på behov, inte på massutdelning. Det aktiva användandet måste kontinuerligt styrka behovet.
Exempel: Hur många nedgraderingar krävs för att uppnå en besparing på 90 000 NOK per år?
Antalet nedgraderingar som krävs för att uppnå en viss besparing beror på prisskillnaden mellan de två licenserna:
Number of licences = annual saving ÷ (monthly price difference × 12)
I det här exemplet nedgraderas Microsoft 365 E3 till Microsoft 365 F3. Priserna nedan är vägledande listpriser per användare, exklusive moms, vid ett årsabonnemang.
|
Artikel |
Illustrativt värde |
|---|---|
|
Microsoft 365 E3, per användare och månad |
380–400 NOK |
|
Microsoft 365 F3, per användare och månad |
130–150 NOK |
|
Prisskillnad per användare och år |
2 900–3 100 NOK |
Med andra ord: genom att nedgradera cirka 35 licenser kan du spara mer än 100 000 NOK per år!
Obs! Priserna i detta exempel är endast vägledande. Licenspriserna förändras över tid, och varje organisation har sina egna avtalade priser. Ersätt värdena med priserna i organisationens eget avtal innan du använder beräkningen.
Många organisationer inom den offentliga sektorn köper licenser via ett ramavtal och får därmed rabatt. Med en rabatt på 20–30 procent blir prisskillnaden mindre. Organisationen behöver då cirka 40–45 nedgraderingar för att uppnå samma besparing.
Exemplet visar att redan ett fåtal nedgraderingar ger en tydlig besparing. En kommun med 1 000 till 1 500 anställda har ofta många tjänster i frontlinjen där F3 kan vara tillräckligt, till exempel inom vård och omsorg, städning, fastighetsskötsel och förskoleassistenter. Besparingspotentialen kan därför vara betydligt högre än 100 000 NOK.
1. Tilldela licenser utifrån befattningskod och arbetsplats
En avdelning är inte en lämplig utgångspunkt för tilldelning av licenser. Anställda inom samma avdelning har ofta olika befattningar med olika behov. En anställd på en avdelning där de flesta behöver Microsoft 365 E3 kan ha en befattning där Microsoft 365 F3 är tillräckligt. En annan anställd kan uppfylla kraven för en A3-licens.
eADM bör därför tilldela varje licens utifrån två faktorer tillsammans:
|
Faktor |
Syfte |
|---|---|
|
Positionskod |
Anger vilka arbetsuppgifter den anställde har och vilken behörighetsnivå som krävs för dessa arbetsuppgifter. |
|
Arbetsplats |
Anger var den anställde arbetar, vilket påverkar licenstypen och åtkomsten till systemen. Till exempel kan samma befattningskod kräva en annan licens i en skola än inom förvaltningen. |
En regel som endast utgår från avdelningen eller endast från befattningskoden kommer att leda till att vissa anställda får en licens som är för dyr eller för begränsad.
2. Välj den billigaste licensen vid tveksamheter
Vissa kombinationer av befattningskod och arbetsplats ger inte något entydigt svar. I sådana fall bör eADM tilldela den billigaste lämpliga licensen.
Om den anställde har ett konkret behov av ytterligare funktioner kan chefen uppgradera licensen. Behovet dokumenteras och godkänns då, istället för att antas i förväg.
Anmärkning: Denna metod innebär att bevisbördan förskjuts. En högre licensnivå kräver en motivering, medan en lägre nivå inte gör det.
3. Granska användare som inte utnyttjar sina licenser
En licens som användaren inte utnyttjar har inget värde. eADM kan använda uppgifter om senaste inloggning för att identifiera dessa användare. Granska var och en av dem och välj en av följande åtgärder:
-
Ändra användarens konto till ett rent e-postkonto om användaren endast behöver e-post.
-
Nedgradera användaren till den billigaste Microsoft 365-licensen.
-
Ta bort licensen helt och hållet om användaren inte har något behov av den.
-
En övergångsperiod för nya medarbetare förhindrar att behörigheter dras in innan användaren hunnit logga in för första gången.
I artikeln ”Hantera licenser utifrån användaraktivitet” beskrivs hur man konfigurerar automatiska regler baserade på uppgifter om senaste inloggningen.
4. Hantera tjänstledighet
Anställda som är tjänstlediga använder sällan sina körkort. Hur man ska gå tillväga beror på vilken typ av tjänstledighet det rör sig om.
|
Typ av ledighet |
Rekommenderad åtgärd |
|---|---|
|
Ledighet utan lön |
Stäng användarkontot och ta bort åtkomsten. |
|
Betald ledighet, till exempel föräldraledighet |
Överväg en tillfällig nedgradering av behörigheten. Återställ den ursprungliga behörigheten när den anställde återvänder. |
Obs! Dessa regler förutsätter att ledighetsuppgifter finns tillgängliga i eADM, vanligtvis från HR-källsystemet. Kontrollera vilka ledighetsuppgifter källsystemet tillhandahåller innan du konfigurerar reglerna.
5. Tillämpa samma princip på Citrix och andra licenser
Licensoptimering gäller inte bara Microsoft 365. Samma princip gäller för alla system där licenskostnader förekommer. Citrix- och Adobe-licenser som inte används måste tas bort.
Sammanfattning av rekommendationerna
-
Tilldela varje licens utifrån både befattningskod och arbetsplats.
-
I tveksamma fall ska den billigaste lämpliga licensen tilldelas. Chefen uppgraderar när ett konkret behov uppstår.
-
Gå igenom vilka användare som inte utnyttjar sina licenser. Ändra deras konton till konton som endast omfattar e-post eller till den billigaste Microsoft 365-licensen.
-
Stäng konton för anställda som är tjänstlediga utan lön. Överväg en tillfällig nedgradering under tjänstledighet med lön.
-
Ta bort Citrix-licenser och andra licenser som inte används.
-
Bevisa behovet kontinuerligt genom aktiv användning.
Organisationer som följer dessa rekommendationer kan uppnå betydande besparingar på licenskostnaderna.
Obs! Kontakta Identum om du behöver hjälp med att konfigurera regler i eADM för att optimera licensanvändningen. En re:ADM-genomgång är en bra utgångspunkt för en översyn av hela konfigurationen.
Relaterade artiklar