Dette dokument beskriver arbejdsgangen for bestilling af midlertidige konti til eksterne brugere, såsom studerende, midlertidigt ansatte eller eksterne konsulenter. Processen giver bemyndigede ledere mulighed for at anmode om konti via en særlig digital formular, hvilket derefter udløser en automatiseret oprettelsesproces i eADM.
Bemærk: Denne arbejdsgang bruger en brugerdefineret formular, der er oprettet med eHub -modulet.
Arbejdsgang
Processen starter, når en leder udfylder en bestillingsformular, og er afsluttet, når brugeren modtager sine kontooplysninger. I denne standardkonfiguration oprettes kontoen i Active Directory (AD) umiddelbart efter, at formularen er indsendt.
Trin 1: Indsendelse af bestillingsformularen
En leder indleder processen ved at udfylde formularen »Bestil midlertidig brugerkonto«. Oplysningerne i denne formular bruges til at generere brugernavnet, konfigurere notifikationer og tildele de rette adgangsrettigheder.
Formularen indeholder følgende felter:
|
Felt |
Beskrivelse |
Eksempel |
|---|---|---|
|
Fornavn
|
Brugerens fornavn. |
Tommy
|
|
Efternavn
|
Brugerens efternavn. |
Halvorsen
|
|
Personnummer (11 cifre)
|
Brugerens personlige identifikationsnummer. |
230278xxxx
|
|
Privat e-mail
|
Brugerens personlige e-mail-adresse. |
|
|
Privat mobilnummer
|
Brugerens personlige mobilnummer til SMS-beskeder. |
555-15874
|
|
Titel
|
Brugerens stillingsbetegnelse eller rolle. |
Konsulent
|
|
Afdeling
|
Den afdeling, som brugeren skal tilhøre. Adgangsrettighederne tildeles automatisk på baggrund af dette valg. |
Efterskoleprogram
|
|
Startdato
|
Den første dag, hvor kontoen bliver aktiv. |
02.06.2022
|
|
Udløbsdato
|
Den dato, hvor kontoen vil blive deaktiveret. |
01.08.2022
|
Advarsel: Udløbsdatoen er et obligatorisk felt og angiver den dato, hvor kontoen og alle tilknyttede adgangsrettigheder automatisk deaktiveres. Den kan indstilles til højst 6 måneder fra startdatoen.
Trin 2: Automatisk konfiguration og meddelelser
Når formularen er indsendt, udløses følgende automatiske handlinger:
-
Oprettelse af konto: Brugerkontoen oprettes i Active Directory i realtid.
-
Meddelelse til lederen: Lederen af den valgte afdeling modtager en e-mail, der bekræfter, at kontoen er oprettet, samt en oversigt over de tildelte adgangsrettigheder.
-
Brugerregistrering: På den angivne startdato modtager den nye bruger en SMS med sine loginoplysninger og adgangsoplysninger.
Bemærk: Hvis startdatoen er den samme som indsendelsesdatoen, oprettes kontoen med det samme, og brugeren kan normalt logge ind inden for 5–10 minutter.
Trin 3: Deaktivering af konto
På den angivne udløbsdato ophæves alle adgangsrettigheder, og brugerkontoen deaktiveres automatisk.
Variationer i arbejdsgangen
Denne arbejdsgang kan konfigureres til at omfatte et godkendelsestrin. En anmodning kan f.eks. videresendes til IT-afdelingen eller en afdelingsleder til godkendelse, inden brugerkontoen oprettes.