Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über die wichtigsten Funktionen, die Führungskräften zur Verfügung stehen. Der Hauptzweck der Plattform besteht darin, Routineaufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Benutzerkonten und der Zugriffskontrolle zu automatisieren, insbesondere bei der Bearbeitung von Neueinstellungen, Stellenwechseln und Austritten. Außerdem vereinfacht sie die Verwaltung von Ausnahmen von diesen automatisierten Regeln.
Beispielsweise könnte eine neue Pflegekraft in Ihrer Abteilung automatisch Zugriff auf das elektronische Patientenakten-System erhalten. Eine neue Pflegehilfskraft hingegen könnte zwar die Zugriffskriterien erfüllen, benötigt jedoch Ihre manuelle Genehmigung, bevor ihr der Zugriff gewährt wird.
Warnung: Die Beispiele in diesem Artikel basieren auf unserer Standardkonfiguration. In Ihrer Organisation können spezifische Anpassungen vorgenommen worden sein. Wenn Sie sich bezüglich Ihrer Konfiguration unsicher sind, wenden Sie sich bitte an den eADM-Administrator Ihrer Organisation.
Kernfunktionen für Führungskräfte
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Erhalten Sie automatische Benachrichtigungen über Neueinstellungen, Versetzungen und bevorstehende Austritte.
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Setzen Sie die Passwörter Ihrer Mitarbeiter zurück.
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Alle Berechtigungen und Zugriffsrechte, die mit dem Benutzerkonto eines Mitarbeiters verknüpft sind, anzeigen, ändern, hinzufügen oder entfernen.
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Verlängern Sie die Gültigkeitsdauer der mit Ihrer Abteilung verknüpften externen Benutzerkonten.
E-Mail-Benachrichtigungen zu Ereignissen im Mitarbeiterlebenszyklus
Standardmäßig erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen zu folgenden Ereignissen:
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Ein neuer Mitarbeiter wird angelegt.
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Ein Mitarbeiter wechselt von einer Abteilung in eine andere. In diesem Fall werden sowohl der bisherige als auch der neue Vorgesetzte benachrichtigt.
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Ein Mitarbeiter soll das Unternehmen verlassen (in der Regel, wenn weniger als 14 Tage bis zu seinem letzten Arbeitstag verbleiben).
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Das Benutzerkonto eines Mitarbeiters wurde nach dessen Ausscheiden deaktiviert.
Neue Mitarbeiter
In der Regel erhalten Sie spätestens 30 Tage vor dem Arbeitsbeginn eines neuen Mitarbeiters eine Benachrichtigung. Die E-Mail enthält Informationen über den Mitarbeiter sowie darüber, welche Zugriffsrechte automatisch zugewiesen wurden.
Sofern diese Funktion für Ihre Organisation aktiviert ist, enthält die E-Mail einen Link, über den Sie zur Plattform gelangen, wo Sie weitere Zugriffsrechte hinzufügen oder die automatischen Zuweisungen überschreiben können.
Wenn ein Mitarbeiter die Stelle wechselt
Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn ein Mitarbeiter in Ihre Abteilung versetzt wird oder diese verlässt. Sie erhalten keine Benachrichtigung, wenn ein Mitarbeiter die Stelle wechselt, aber in derselben Abteilung bleibt.
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Automatische Änderungen: Zugriffsrechte aus der bisherigen Abteilung, die für die neue Abteilung nicht relevant sind, werden automatisch widerrufen.
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Manuelle Änderungen: Zugriffsrechte, die manuell gewährt wurden, müssen manuell wieder entzogen werden.
Die E-Mail-Benachrichtigung bietet einen vollständigen Überblick über die aktuellen Zugriffsrechte des Mitarbeiters.
Hinweis: Falls Sie diese Benachrichtigungen als störend empfinden, wenden Sie sich bitte an Ihren eADM-Administrator, um die Benachrichtigungsregeln anzupassen.
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt
In der Regel erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn bei einem Mitarbeiter weniger als 14 Tage bis zum Ende seines Beschäftigungsverhältnisses verbleiben. Dies gilt sowohl für den Fall, dass im Arbeitsvertrag ein Enddatum festgelegt ist, als auch für den Fall, dass das Enddatum aller Positionen eines Mitarbeiters erreicht wurde. Diese Funktion ist besonders nützlich für Abteilungen mit einer hohen Fluktuation bei Stundenkräften oder Vertragsmitarbeitern, da sie dazu beiträgt, sicherzustellen, dass Verträge bei Bedarf verlängert oder erweitert werden.
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat
Sobald das Austrittsdatum eines Mitarbeiters überschritten ist, wird dessen Konto deaktiviert und alle Zugriffsrechte werden entzogen. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist. Nach Ablauf einer festgelegten Karenzfrist (z. B. 60 Tage) wird das Konto endgültig gelöscht. Kehrt der Mitarbeiter während dieser Karenzfrist zurück, kann sein Konto wiederhergestellt werden.
Passwortverwaltung
Passwort-Zurücksetzung im Selbstbedienungsverfahren für Mitarbeiter
Alle Mitarbeiter können ihr Passwort selbst zurücksetzen, indem sie das Passwortportal aufrufen.
Aus Sicherheitsgründen müssen sich die Mitarbeiter zunächst über ID-porten authentifizieren. Nach erfolgreicher Authentifizierung können sie ein neues Passwort festlegen. Dies ist die sicherste Methode und erfordert keinerlei Maßnahmen Ihrerseits.
So setzen Sie das Passwort eines Mitarbeiters zurück
Als Manager können Sie die Passwörter Ihrer Mitarbeiter direkt über deren Benutzerprofil zurücksetzen. In der oberen rechten Ecke des Benutzerprofils finden Sie zwei Schaltflächen zum Thema Passwort.
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Passwort manuell festlegen: Über die erste Schaltfläche können Sie ein neues Passwort festlegen. Dieses neue Passwort müssen Sie anschließend dem Mitarbeiter auf sicherem Wege mitteilen.
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Automatisch generiertes Passwort per SMS senden: Über die zweite Schaltfläche wird ein zufälliges Passwort generiert und direkt per SMS an die registrierte Handynummer des Mitarbeiters gesendet. Dieses Passwort wird Ihnen nicht angezeigt.
Lizenz- und Zugriffsverwaltung
Zugriffsrechte können entweder automatisch auf der Grundlage vordefinierter Regeln oder manuell durch einen Manager zugewiesen werden. Das System ist so konzipiert, dass der Großteil der Zuweisungen automatisch erfolgt, während Sie die Ausnahmen selbst verwalten können.
So ändern Sie die Zugriffsrechte eines Mitarbeiters
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Melden Sie sich an und suchen Sie nach dem Mitarbeiter, den Sie bearbeiten möchten.
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Wechseln Sie zur Registerkarte „Rechte “.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ (gelbes Plus-Symbol) in der oberen rechten Ecke, um die Bearbeitungsansicht zu öffnen.
In der Bearbeitungsansicht haben Sie folgende Möglichkeiten:
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Ein neues Recht hinzufügen: Wählen Sie ein System aus und wählen Sie anschließend das gewünschte Recht aus dem Dropdown-Menü aus.
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Ablaufdatum festlegen: Wenn Sie ein Ablaufdatum eingeben, wird die Zugriffsberechtigung nach diesem Datum automatisch widerrufen.
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Bestehende Rechte ändern oder entfernen.
Hinweis: Standardmäßig können Führungskräfte nur Zugriffsrechte verwalten, die für ihre eigene Abteilung relevant sind. So kann beispielsweise eine Führungskraft aus der Abteilung „Gesundheitswesen“ keinen Zugriff auf Systeme gewähren, die von der Abteilung „Bildung“ genutzt werden.
So erweitern Sie externe Benutzerkonten
Sie können das Ablaufdatum für externe Benutzerkonten (z. B. Berater, Studierende), die Ihrem Fachbereich zugeordnet sind, verlängern. Wird das Konto nicht verlängert, wird es am Ablaufdatum automatisch deaktiviert.
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Suchen Sie nach dem externen Benutzer.
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Klicken Sie oben rechts im Benutzerprofil auf die Schaltfläche „Ablaufdatum ändern “.
Hinweis: Diese Schaltfläche ist nur für externe Benutzerkonten sichtbar. Die Beschäftigungsdauer von festangestellten Mitarbeitern wird über das HR-System verwaltet.
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Legen Sie ein neues Ablaufdatum fest. Standardmäßig kann das Konto jeweils um maximal drei Monate verlängert werden.
Fehlerbehebung
Ich kann kein bestimmtes Zugriffsrecht zuweisen.
Wenden Sie sich an den eADM-Administrator Ihrer Organisation. Dieser wird die Anfrage prüfen und die fehlende Zugriffsberechtigung gegebenenfalls zu Ihren verfügbaren Optionen hinzufügen.
Ich kann kein neues Passwort per SMS versenden.
Für diese Funktion muss der Mitarbeiter eine Handynummer im HR-Stammdatensystem hinterlegt haben, das Daten an eADM übermittelt.
Ein Mitarbeiter verfügt über die falsche Microsoft 365-Lizenz oder den falschen Benutzertyp.
Die Lizenzzuweisung erfolgt in der Regel nach automatisierten Regeln. In einigen Fällen können Sie diese Regeln möglicherweise außer Kraft setzen, um beispielsweise die Lizenz eines Mitarbeiters von einer cloud-only (M365 F3) auf ein Komplettpaket mit einer herunterladbaren Office-Suite (M365 E3) zu aktualisieren. Wenn Sie die Änderung nicht selbst vornehmen können, wenden Sie sich an Ihren eADM-Administrator, damit die Regeln angepasst werden.