Wenn Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, werden ihre Benutzerkonten deaktiviert. Diese Konten bleiben im System erhalten und enthalten personenbezogene Daten, bis sie manuell gelöscht werden. Die dauerhafte Löschung von Benutzerkonten kann jedoch erhebliche Probleme verursachen.
In diesem Artikel werden die Probleme im Zusammenhang mit der dauerhaften Löschung erläutert und erklärt, wie die Funktion zur Datenbereinigung eine sichere und praktische Alternative für die Verwaltung der Benutzerkonten ehemaliger Mitarbeiter bietet.
Die Herausforderung beim Löschen von Benutzerkonten
Das vollständige Löschen eines Benutzerkontos ist aus mehreren Gründen problematisch:
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Verhindert die Wiederherstellung des Benutzerkontos: Wird der ehemalige Mitarbeiter wieder eingestellt, kann sein Konto nicht mit demselben Benutzernamen und derselben E-Mail-Adresse wiederhergestellt werden.
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Es besteht die Gefahr einer Wiederverwendung von Identifikatoren: Das System verliert den gesamten Verlauf wichtiger Identifikatoren wie Benutzernamen, User Principal Names (UPNs) und E-Mail-Adressen. Dadurch steigt das Risiko, dass diese eindeutigen Identifikatoren versehentlich neuen Benutzern zugewiesen werden und Konflikte verursachen.
Gleichzeitig stellt das unbefristete Belassen deaktivierter Konten im System ein Sicherheits- und Datenschutzrisiko dar, da diese eine beträchtliche Menge an personenbezogenen Daten enthalten.
Die Funktion zum Löschen von Daten
Um dieses Problem zu lösen, haben wir eine Funktion zum Löschen von Daten entwickelt, die eine bessere Alternative zur endgültigen Löschung darstellt.
Nachdem ein Benutzerkonto für eine vorab festgelegte Anzahl von Tagen (die „Quarantänezeit“) deaktiviert wurde, wird automatisch ein Löschvorgang ausgeführt. Dieser Vorgang entfernt systematisch sensible personenbezogene Daten und historische Protokolle, wobei die wesentlichen Identifikatoren erhalten bleiben, die erforderlich sind, um eine erneute Nutzung zu verhindern.
Welche Daten werden gelöscht?
Im Rahmen des Löschvorgangs werden die folgenden Informationen, die mit dem deaktivierten Benutzerkonto verknüpft sind, entfernt:
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Alle personenbezogenen Daten mit Ausnahme der zur Verhinderung einer Wiederverwendung erforderlichen Identifikationsmerkmale (Benutzername, Mitarbeiter-ID und E-Mail-Adresse).
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Der gesamte Verlauf der Zugriffsrechte, die gewährt, geändert oder entzogen wurden.
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Der gesamte Verlauf der Gruppenzugehörigkeiten, die gewährt, geändert oder aufgehoben wurden.
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Alle Änderungen in Bezug auf Positionen, Beschäftigungsstatus und Beurlaubungen.
So aktivieren Sie die Bereinigungsfunktion
Wir empfehlen allen Kunden, diese Funktion zu nutzen, um die Einhaltung der Vorschriften und eine gute Datenhygiene sicherzustellen.
Um diese Funktion zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an den Identum-Support und geben Sie die von Ihnen gewünschte Quarantänefrist an. Wir werden diese Einstellung dann für Ihre Umgebung konfigurieren.
Hinweis: Die Quarantänezeit sollte lang genug sein, um sicherzustellen, dass Daten – wie beispielsweise der Zugriffsverlauf – nicht gelöscht werden, solange sie möglicherweise noch für Audits oder Sicherheitsüberprüfungen benötigt werden.