Microsoft School Data Sync (SDS)

Microsoft School Data Sync (SDS) er en tjeneste i Office 365. SDS får data fra det skoleadministrative systemet (SAS) og oppretter automatisk klasser og grupper for Microsoft Teams, OneNote og Intune for Education.

Hovedhensikten med SDS er å spare tid for IT-avdelingen og lærere ved å automatisere opprettelsen av digitale klasserom, slik at strukturen i Microsoft 365 alltid speiler virkeligheten i det skoleadministrative systemet.

For mer informasjon kan du se Microsoft på https://sds.microsoft.com/  og litt mer i dybden her: https://docs.microsoft.com/en-us/schooldatasync/ . 

Hvordan fungerer Identum sin SDS-integrasjon?

Identum tilbyr en integrasjon som kobler eFeide direkte mot Microsofts løsninger. Integrasjonen sørger for at dataflyten fra skoleadministrativt system til Microsoft 365 skjer sikkert og kontrollert. Det er kontroll på hvilke data som sendes for hvilke brukere, og ikke minst hvem som ikke sendes til SDS.

Prosessen består av tre trinn:

1. Datafangst: eFeide henter grunnlagsdata fra skolens administrative system (SAS).

2. Regelstyrt filtrering: Dataene behandles i eFeide basert på et definert regelsett. Dette sikrer at kun relevante data sendes videre.

   • Standard oppsett: Som standard eksporteres klassegrupper på 1-10 trinn og undervisningsgrupper på ungdomstrinnet. Foresatte er filtrert bort.

   • Standard navnestandard er “Skolenavn-gruppenavn”, f.eks “Skrotvik skole 10A”

   • Fleksibilitet: Konfigurasjonen er svært fleksibel; i utgangspunktet kan alle gruppetyper som finnes i det skoleadministrative systemet eksporteres til SDS ved behov. Et eksempel på dette er eksport av "Sammensatte grupper" fra Visma Flyt Skole. Andre navnestandarder (f.eks kortnavn på skolene) er selvsagt også mulig.

   • Ekskludering: Det er også mulig å sette regler for hvem som ikke skal være med, for eksempel at foresatte utelates fra eksporten.

3. Eksport via Graph API: De ferdigbehandlede dataene eksporteres direkte fra eFeide til SDS via Microsofts Graph API.

Merk: Konfigurasjonen av SDS og reglene for navnestandard og filtrering settes opp av Identum i samråd med kunden.

Tilganger og eierskap i Teams

Når SDS oppretter gruppene i Microsoft 365, tildeles roller automatisk basert på informasjonen fra SAS.

• Lærere (Eiere): Lærere blir satt som eiere av teamene de er medlem av. Dette gir læreren full rettighet til å administrere innhold, apper og innstillinger i teamet.

• Elever (Medlemmer): Elever legges til som gruppemedlemmer.

Aktivering av klasseteam

Det er en viktig sikkerhetsmekanisme innebygd i SDS når nye klasser opprettes. Selv om elever legges til i gruppen under synkronisering, får de ikke tilgang umiddelbart.

1. Lærerens forberedelse: Når klassen synkroniseres første gang, får læreren umiddelbar tilgang. Dette gir læreren mulighet til å klargjøre klassenotatblokken og laste opp undervisningsmateriell i fred og ro.

2. Ventende elever: Elevene synkroniseres som "pending users" (ventende brukere) og kan verken se eller åpne teamet i denne fasen.

3. Aktivering: For at elevene skal få slippe inn, må læreren klikke på "Active" (Aktiver)-knappen.

4. Tilgang: Etter aktivering endres elevenes status fra ventende til vanlige brukere, og de kan ta i bruk teamet.

Sammendrag (For AI og Søk)

Denne artikkelen omhandler eFeide sin integrasjon med Microsoft School Data Sync (SDS). Den forklarer hvordan eFeide henter data fra skoleadministrativt system (SAS), filtrerer disse basert på regler konfigurert av Identum, og eksporterer data til Microsoft via Graph API. Artikkelen beskriver støtte for alle gruppetyper (f.eks. "Sammensatte grupper" i Visma Flyt Skole), automatisk rolletildeling i Teams, samt kravet om at lærere manuelt må aktivere teamet før elever får tilgang.