Databehandleravtale
1 Formålet med denne Databehandleravtalen
2 Definisjoner
Gjeldende personvernregler: Den til enhver tid gjeldende versjon av EUs personvernforordning (2016/679) ("personvernforordningen"), samt lov om behandling av personopplysninger av 15.06. 2018 (personopplysningsloven) med tilhørende forskrifter mv., samt eventuell annen relevant lovgivning som gjelder behandling og vern av personopplysninger og som er angitt i Bilag C, punkt C.7.
Hovedavtalen: En eller flere avtaler mellom Behandlingsansvarlig og Databehandler om levering av tjenester som innebærer behandling av personopplysninger, som nærmere angitt i Bilag A. Databehandleravtalen kan gjelde flere underliggende avtaler.
Underdatabehandler: Annen virksomhet som benyttes av Databehandler som underleverandør til behandling av personopplysninger under Hovedavtalen.
For personvernbegreper som ikke er definert i denne Databehandleravtalen gjelder definisjonene i personvernforordningen artikkel 4.
3 Behandlingsansvarliges plikter og rettigheter
Behandlingsansvarlige har ansvaret for at behandlingen av personopplysninger skjer i samsvar med Gjeldende personvernregler. Behandlingsansvarlige skal i den forbindelse særskilt sørge for at:
behandlingen av personopplysninger er formålsbestemt og basert på et gyldig rettsgrunnlag;
de registrerte har mottatt nødvendig informasjon om behandlingen av personopplysningene;
Behandlingsansvarlig har gjennomført tilstrekkelige risikovurderinger; og
Databehandler til enhver tid har tilstrekkelige instrukser og informasjon for å oppfylle sine plikter i henhold til Databehandleravtalen og Gjeldende personvernregler.
4 Behandlingsansvarliges instrukser til Databehandleren
4.1 Databehandleren skal behandle personopplysningene i samsvar med Gjeldende personvernregler og den Behandlingsansvarliges dokumenterte instrukser, jf. punkt 4.2. Hvis annen behandling er nødvendig for å oppfylle forpliktelser som Databehandler er underlagt i henhold til gjeldende rett, skal Databehandleren underrette den Behandlingsansvarlige så langt dette er tillat ved lov, jf. personvernforordningen artikkel 28 (3) (a).
4.2 Behandlingsansvarliges instrukser fremgår av Hovedavtalen og Databehandleravtalen med bilag. Databehandler skal omgående underrette den Behandlingsansvarlige, dersom vedkommende mener at instruksene er i strid med Gjeldende personvernregler, jf. personvernforordningen artikkel 28 (3) (h).
4.3 Eventuelle endringer i instrukser skal varsles til Databehandler gjennom oppdatering av Bilag D, og skal implementeres av Databehandler innen det tidspunkt Partene avtaler eller, om ingen konkret frist er avtalt, innen rimelig tid. Databehandler kan kreve at Behandlingsansvarlig dekker dokumenterte kostnader som påløper i forbindelse med implementeringen av slike endringer eller forholdsmessig justering av vederlaget under Hovedavtalen dersom den endrede instruksen innebærer løpende ekstra kostnader for Databehandleren. Det samme gjelder merkostnader som følge av endring av Gjeldende personvernregler som gjelder den Behandlingsansvarliges virksomhet.
5 Konfidensialitet og taushetsplikt
5.1 Databehandleren skal sikre at ansatte og andre som har tilgang til personopplysninger er autorisert til å behandle slike personopplysninger på Databehandlers vegne. Dersom slik autorisasjon utløper eller trekkes tilbake, skal tilgangen til personopplysningene opphøre uten ugrunnet opphold.
5.2 Databehandleren skal kun autorisere personer som trenger tilgang til personopplysningene i forbindelse med arbeid for å kunne oppfylle Hovedavtalen, Databehandleravtalen og eventuelt annen behandling som er nødvendig for å oppfylle forpliktelser som Databehandler er underlagt i henhold til gjeldende rett, se punkt 4.1 siste setning.
5.3 Databehandleren skal sikre at personer som er autorisert til å behandle personopplysninger på vegne av den Behandlingsansvarlige er underlagt taushetsplikt gjennom avtale eller lov. Taushetsplikten skal bestå også etter avtalens og/eller ansettelsesforholdets opphør.
5.4 Databehandleren skal kunne dokumentere at de relevante personer er underlagt ovennevnte taushetsplikt på forespørsel fra den Behandlingsansvarlige.
5.5 Ved opphør av Databehandleravtalen plikter Databehandleren å avvikle alle tilganger til personopplysninger som behandles under avtalen.
6 Bistand til Behandlingsansvarlig
6.1 Databehandleren skal på forespørsel bistå Behandlingsansvarlig med oppfyllelse av de registrertes rettigheter etter personvernforordningens kapittel III gjennom egnede tekniske eller organisatoriske tiltak. Plikten til å bistå gjelder likevel bare i den utstrekning dette er mulig og hensiktsmessig sett hen til karakteren og omfanget av behandlingen av personopplysninger under Hovedavtalen.
6.2 Databehandler skal uten ugrunnet opphold videresende alle henvendelser som Databehandler eventuelt mottar fra den registrerte vedrørende den registrertes rettigheter i henhold til Gjeldende personvernregler til Behandlingsansvarlig. Slike henvendelser kan kun besvares av Databehandler når dette er skriftlig godkjent av Behandlingsansvarlig.
6.3 Databehandleren skal bistå den Behandlingsansvarlige med å overholde kravene til personopplysningssikkerhet i personvernforordningen artikkel 32-36, herunder yte bistand ved personvernkonsekvensvurdering og forhåndsdrøftinger med Datatilsynet, sett hen til karakteren og omfanget av behandlingen av personopplysninger under Hovedavtalen.
6.4 Hvis Databehandler på Behandlingsansvarliges forespørsel yter bistand som nevnt i punkt 6.1 eller 6.3, og bistanden går ut over det som er nødvendig for at Databehandleren skal oppfylle sine egne forpliktelser etter Gjeldende personvernregler, kan Databehandler kreve dekket sine dokumenterte kostnader knyttet til bistanden. Arbeid dekkes i henhold til prisbestemmelsene i Hovedavtalen.
7 Sikkerhet ved behandlingen
7.1 Databehandler skal iverksette egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å oppnå et tilfredsstillende sikkerhetsnivå sett hen til behandlingens karakter og omfang, den tekniske utviklingen, implementeringskostnader og aktuelle risikoer for fysiske personers rettigheter og friheter. Databehandleren skal som minimum iverksette de tiltak som er spesifisert i Databehandleravtalens Bilag C.
7.2 Databehandleren skal foreta risikovurderinger for å sikre at et egnet sikkerhetsnivå opprettholdes til enhver tid. Databehandleren skal herunder sørge for jevnlig testing, analyse og vurdering av sikkerhetstiltakene, særlig med hensyn til å sikre vedvarende konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og robusthet i behandlingssystemer og -tjenester, samt evne til raskt å gjenopprette tilgjengeligheten av personopplysningene ved hendelser.
g)
7.3 Databehandler skal dokumentere risikovurderingen og sikkerhetstiltakene, og gjøre dem tilgjengelig for Behandlingsansvarlige på forespørsel, samt gi adgang til slik revisjon som er avtalt mellom partene, jf. Databehandleravtalens punkt 11.
8 Melding om brudd på personopplysningssikkerheten
8.1 Databehandler skal uten ugrunnet opphold skriftlig underrette den Behandlingsansvarlige om eventuelle brudd på personopplysningssikkerheten, samt for øvrig gi slik bistand og informasjon som er nødvendig for at den Behandlingsansvarlige skal kunne melde bruddet til tilsynsmyndigheter i tråd med Gjeldende personvernregelverk.
8.2 Underretning etter punkt 8.1 skal meddeles kontaktpunktet for Behandlingsansvarlig i henhold til Bilag C punkt C.9, og skal:
a. beskrive arten av bruddet på personopplysningssikkerheten, herunder, når det er mulig, kategoriene av og omtrentlig antall registrerte som er berørt, og kategoriene av og omtrentlig antall registreringer av personopplysninger som er berørt,
b. inneholde navnet på og kontaktopplysningene til personvernombudet eller et annet kontaktpunkt der mer informasjon kan innhentes,
c. beskrive de sannsynlige konsekvensene av bruddet på personopplysningssikkerheten, og
d. beskrive de tiltak som Databehandleren har truffet eller foreslår å treffe for å håndtere bruddet på personopplysningssikkerheten, herunder, dersom det er relevant, tiltak for å redusere eventuelle skadevirkninger som følge av bruddet.
Informasjonen kan i den grad det det er nødvendig gis trinnvis uten ytterligere ugrunnet opphold.
8.3 Databehandler plikter å gjennomføre alle de tiltak som med rimelighet kan kreves for å utbedre og unngå tilsvarende brudd på personopplysningssikkerheten. Databehandler skal, så langt det er mulig, rådføre seg med Behandlingsansvarlig om de tiltak som skal gjennomføres, herunder vurdere Behandlingsansvarliges eventuelle forslag til tiltak.
h)
8.4 Behandlingsansvarlig er ansvarlig for å underrette Datatilsynet og de berørte registrerte om brudd på personopplysningssikkerheten. Databehandler skal ikke informere tredjeparter om brudd på personopplysningssikkerheten med mindre noe annet er påkrevd etter gjeldende rett eller det følger av uttrykkelig skriftlig instruks fra Behandlingsansvarlig.
9 Bruk av Underdatabehandler
9.1 Databehandler kan kun benytte Underdatabehandler etter forutgående generell eller spesifikk skriftlig tillatelse fra Behandlingsansvarlig i samsvar med Databehandleravtalens Bilag B. Oversikt over godkjente Underdatabehandlere fremgår av Databehandleravtalens Bilag B.
9.2 Dersom en Databehandler engasjerer en Underdatabehandler for å utføre spesifikke behandlingsaktiviteter på vegne av den Behandlingsansvarlige, plikter Databehandler å inngå skriftlig avtale med Underdatabehandleren som pålegger denne tilsvarende forpliktelser med hensyn til vern av personopplysninger som Databehandleren selv er underlagt etter denne Databehandleravtalen. Se punkt 9.7 med hensyn til bruk av standard tredjepartstjenester.
9.3 Databehandler skal kun engasjere Underdatabehandlere som gjennomfører egnede tekniske og organisatoriske tiltak som sikrer at behandlingen oppfyller kravene etter Gjeldende personvernregler. Databehandler skal gjennomføre kontroller av Underdatabehandlere for å verifisere at tilfredsstillende tiltak er iverksatt. Databehandler skal kunne fremlegge rapporter fra slike kontroller for Behandlingsansvarlig på forespørsel.
9.4 Dersom Behandlingsansvarlig motsetter seg endringer i bruken av Underdatabehandlere etter Databehandleravtalens Bilag B punkt B.1 skal Partene i god tro forhandle med sikte på å enes om en rimelig løsning på hvordan videre levering av tjenestene under Hovedavtalen skal gjennomføres, herunder om fordeling av eventuelle kostnader mellom Partene. Endringen i bruk av Underdatabehandlere kan ikke gjennomføres før Partene har kommet til enighet.
9.5 Dersom Underdatabehandleren ikke oppfyller sine forpliktelser med hensyn til vern av personopplysninger, skal Databehandleren overfor den Behandlingsansvarlige ha fullt ansvar på samme måte som om Databehandler selv sto for behandlingen.
9.6 Databehandler plikter å forelegge avtaler med Underdatabehandlere for Behandlingsansvarlig på forespørsel. Dette gjelder likevel bare de delene av avtalen som er relevant for behandlingen av personopplysningene og med de begrensninger som eventuelt måtte følge av lov eller forskrift. Rent kommersielle vilkår kan uansett ikke kreves fremlagt.
9.7 I den utstrekning Databehandleren benytter underleverandør som leverer standardiserte tredjepartstjenester som Behandlingsansvarlig uttrykkelig har akseptert at leveres på underleverandørens standardvilkår i henhold til Hovedavtalen, og som Databehandleren følger opp på Behandlingsansvarliges vegne, kan partene blir enige om at underleverandørens standard databehandleravtale legges til grunn og gjøres gjeldende direkte overfor Behandlingsansvarlig som et direkte databehandlerforhold (altså ikke som Underdatabehandler) forutsatt at den oppfyller kravene i Gjeldende personvernregler. Databehandleren skal følge opp databehandleravtalen med underleverandøren på vegne av Behandlingsansvarlig med mindre annet er avtalt i det enkelte tilfellet.
10 Overføring av personopplysninger til land utenfor EØS-området
10.1 Personopplysninger kan bare overføres til et land utenfor EØS-området ('Tredjestat') eller til internasjonal organisasjon hvis Behandlingsansvarlig skriftlig har godkjent slik overføring og vilkårene i punkt 10.3 er oppfylt. Som overføring regnes blant annet å:
i) behandle personopplysningene i datasentre o.l. som er lokalisert i Tredjestat eller av personell som er lokalisert i Tredjestat (ved fjerntilgang);
j) overlate behandlingen av personopplysninger til Underdatabehandler i Tredjestat; eller
k) utlevere personopplysningene til en Behandlingsansvarlig i Tredjestat eller i en internasjonal organisasjon.
10.2 Databehandler kan likevel overføre personopplysninger dersom det kreves i henhold til gjeldende rett i EØS-området. I slike tilfeller skal Databehandler underrette Behandlingsansvarlig så langt dette er tillat ved lov.
10.3 Overføring til Tredjestater eller internasjonale organisasjoner kan kun finne sted dersom det foreligger nødvendige garantier for et tilstrekkelig beskyttelsesnivå for personvern i henhold til Gjeldende personvernregler. Med mindre annet er avtalt mellom Partene kan slik overførsel kun finne sted med grunnlag i:
a) en av EU-kommisjonens beslutninger om tilstrekkelig beskyttelsesnivå i henhold til personvernforordningen artikkel 45; eller
b) en Databehandleravtale som inkorporerer standard personvernbestemmelser som angitt i personvernforordningen artikkel 46 (2) (c) eller (d) (EU Model clauses); eller
c) bindende virksomhetsregler (Binding Corporate Rules) i henhold til personvernforordningen artikkel 47.
10.4 Den Behandlingsansvarliges eventuelle godkjennelse av at personopplysninger overføres til en Tredjestat eller internasjonal organisasjon skal fremgå av Databehandleravtalens Bilag B.
11 Generelt om revisjon
11.1 Databehandler skal på forespørsel gjøre tilgjengelig for den Behandlingsansvarlige, all informasjon som er nødvendig for å påvise at forpliktelsene fastsatt i personvernforordningen artikkel 28 og denne Databehandleravtalen er oppfylt.
11.2 Databehandler skal muliggjøre og bidra ved inspeksjoner og revisjoner som gjennomføres av eller på oppdrag fra Behandlingsansvarlig. Databehandler skal også muliggjøre og bidra ved inspeksjoner fra aktuelle tilsynsmyndigheter. Den Behandlingsansvarliges tilsyn med eventuelle Underdatabehandler skal skje gjennom Databehandleren med mindre annet er særskilt avtalt. Nærmere rutiner for gjennomføring av revisjoner fremgår av bilag C punkt C.5.
11.3 Dersom en revisjon avdekker avvik fra forpliktelsene i Gjeldende personvernregler eller Databehandleravtalen, skal Databehandler så snart som mulig utbedre avviket. Behandlingsansvarlig kan kreve at Databehandleren midlertidig stopper hele eller deler av behandlingsaktivitetene frem til utbedringen er godkjent av Behandlingsansvarlig.
11.4 Hver av Partene dekker sine egne kostnader forbundet med en årlig revisjon. Hvis en revisjon avdekker vesentlige brudd på forpliktelsene etter Gjeldende personvernregler eller Databehandleravtalen, skal Databehandleren likevel dekke Behandlingsansvarliges rimelige kostnader forbundet med revisjonen.
12 Sletting og tilbakelevering av opplysninger
12.1 Ved opphør av denne Databehandleravtalen plikter Databehandler å tilbakelevere og slette alle personopplysninger som behandles på vegne av Behandlingsansvarlig under Databehandleravtalen i samsvar med bestemmelsene i Bilag C punkt C.6. Dette gjelder også eventuelle sikkerhetskopier.
12.2 Behandlingsansvarlig bestemmer hvordan en eventuell tilbakelevering av personopplysninger skal skje. Behandlingsansvarlig kan kreve tilbakelevering skjer på et strukturert og alminnelig anvendt maskinlesbart format. Behandlingsansvarlig skal dekke Databehandlerens dokumenterte kostnader til tilbakelevering med mindre dette er inkludert i vederlaget under Hovedavtalen.
12.3 Hvis det benyttes delt infrastruktur eller backup der direkte sletting ikke er teknisk mulig, skal Databehandler sørge for at personopplysningene gjøres utilgjengelige inntil de er overskrevet.
12.4 Databehandler skal bekrefte skriftlig overfor Behandlingsansvarlig at sletting eller utilgjengeliggjøring er foretatt og skal på forespørsel dokumentere hvordan det er gjennomført.
12.5 Nærmere bestemmelser om sletting og tilbakeleveringer fremgår av bilag C.
13 Mislighold og pålegg om stans
13.1 Ved brudd på Databehandleravtalen og/eller Gjeldende personvernregler, kan Behandlingsansvarlig og aktuelle tilsynsmyndigheter pålegge Databehandler å stoppe hele eller deler av behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning.
13.2 Dersom Databehandler ikke overholder sine plikter i henhold til denne Databehandleravtale og/eller Gjeldende personvernregler, vil dette anses som mislighold av Hovedavtalen, og de plikter, frister, sanksjoner og ansvarsbegrensninger som følger av Hovedavtalens regulering av Leverandørens mislighold kommer til anvendelse, med mindre annet er uttrykkelig avtalt mellom partene i Bilag D.
14 Varighet og opphør
14.1 Databehandleravtalen gjelder fra den er signert av begge Parter. Databehandleravtalen gjelder så lenge Databehandler behandler personopplysninger på vegne av Behandlingsansvarlig. Den gjelder også for eventuelle personopplysninger som måtte finnes hos Databehandler eller noen av dennes Underdatabehandler etter Hovedavtalens opphør.
14.2 Reglene om oppsigelse i Hovedavtalen gjelder tilsvarende for Databehandleravtalen, så langt det passer. Databehandleravtalen kan ikke sies opp så lenge Hovedavtalen består med mindre den avløses av en ny databehandleravtale.
15 Lovvalg og verneting
l) Avtalen er underlagt norsk rett. Tvister løses i samsvar med Hovedavtalens bestemmelser, herunder eventuelle bestemmelser om verneting.