Tässä artikkelissa selitetään, kuinka eADM voi alentaa lisenssikustannuksia myöntämällä jokaisen lisenssin dokumentoidun tarpeen perusteella, sekä ketkä tulisi soveltaa näitä periaatteita: IT-päälliköt, järjestelmän omistajat ja henkilöstöhallinnon vastuuhenkilöt eADM:ää käyttävissä organisaatioissa.
Miksi lisenssien optimointi on tärkeää
Microsoft 365:n, Citrixin ja vastaavien järjestelmien lisenssit muodostavat merkittävän ja kasvavan kustannuserän. Monet organisaatiot jakavat lisenssejä joukkona. Koko osasto saa saman lisenssin, koska ”melkein kaikki” siellä sitä tarvitsevat. Tällä tavalla maksetaan lisensseistä, joita kukaan ei käytä.
eADM hallinnoi kunkin työntekijän tehtävää ja työpaikkaa. Sen ansiosta se voi myöntää käyttöoikeuksia yksilöllisesti tarpeen mukaan ja poistaa ne, kun tarve lakkaa.
Perusperiaate on yksinkertainen: kaikki lisenssien myöntäminen organisaatiossa tulisi perustua tarpeeseen, ei laajamittaiseen myöntämiseen. Tarve on osoitettava jatkuvasti aktiivisella käytöllä.
Esimerkki: kuinka monta luokituksen alennusta tarvitaan, jotta säästöt ovat 90 000 NOK vuodessa?
Tietyn säästön saavuttamiseksi tarvittavien alennusten määrä riippuu kahden lisenssin välisestä hintaerosta:
Number of licences = annual saving ÷ (monthly price difference × 12)
Tässä esimerkissä Microsoft 365 E3 -tilaus alennetaan Microsoft 365 F3 -tilaukseksi. Alla olevat hinnat ovat suuntaa-antavia listahintoja käyttäjää kohti ilman arvonlisäveroa vuosittaisella tilauksella.
|
Tuote |
Esimerkillinen arvo |
|---|---|
|
Microsoft 365 E3, käyttäjäkohtainen kuukausihinta |
380–400 NOK |
|
Microsoft 365 F3, käyttäjäkohtainen kuukausihinta |
130–150 NOK |
|
Hintaero käyttäjää kohden vuodessa |
2 900–3 100 NOK |
Toisin sanoen, noin 35 lisenssin alennustason vaihtaminen tuo sinulle yli 100 000 NOK:n vuotuisen säästön!
Huomautus: Tämän esimerkin hinnat ovat vain suuntaa-antavia. Lisenssihinnat muuttuvat ajan myötä, ja jokaisella organisaatiolla on omat sovitut hinnat. Korvaa arvot organisaation omassa sopimuksessa mainituilla hinnoilla ennen laskelman käyttöä.
Monet julkisen sektorin organisaatiot ostavat lisenssejä puitesopimuksen kautta ja saavat alennusta. Kun alennus on 20–30 prosenttia, hintaero on pienempi. Organisaation on tällöin tehtävä noin 40–45 alennettua lisenssiä saavuttaakseen saman säästön.
Esimerkki osoittaa, että jo muutama palkkaluokan alennus tuottaa selviä säästöjä. Kunnassa, jossa on 1 000–1 500 työntekijää, on usein paljon asiakaspalvelutehtäviä, joissa F3-palkkaluokka voi riittää, esimerkiksi hoivapalveluissa, siivouksessa, kiinteistönhoidossa ja päiväkotien avustustehtävissä. Säästöpotentiaali voi siten olla huomattavasti suurempi kuin 100 000 NOK.
1. Myönnä käyttöoikeudet tehtäväkoodin ja työpaikan perusteella
Osasto ei ole hyvä peruste lisenssin myöntämiselle. Samassa osastossa työskentelevillä työntekijöillä on usein erilaiset tehtävät, joihin liittyy erilaisia tarpeita. Työntekijä, joka työskentelee osastolla, jossa suurin osa henkilöstöstä tarvitsee Microsoft 365 E3 -lisenssin, voi olla tehtävässä, jossa Microsoft 365 F3 -lisenssi riittää. Toinen työntekijä puolestaan saattaa täyttää A3-lisenssin vaatimukset.
eADM:n tulisi siksi myöntää jokainen lisenssi kahden tekijän perusteella yhdessä:
|
Tekijä |
Tarkoitus |
|---|---|
|
Toimintakoodi |
Määrittelee työntekijän tehtävät ja niiden edellyttämän käyttöoikeustason. |
|
Työpaikka |
Määrittää, missä työntekijä työskentelee, mikä vaikuttaa käyttöoikeustyyppiin ja järjestelmien käyttöoikeuksiin. Esimerkiksi sama tehtäväkoodi voi edellyttää eri käyttöoikeutta koulussa kuin hallinnossa. |
Sääntö, jossa käytetään ainoastaan osastoa tai ainoastaan tehtäväkoodia, johtaa siihen, että joillekin työntekijöille myönnetään liian kallis tai liian rajoitettu lisenssi.
2. Valitse epäselvissä tapauksissa edullisin lisenssi
Jotkin tehtäväkoodin ja työpaikan yhdistelmät eivät anna selkeää vastausta. Näissä tapauksissa eADM:n tulisi myöntää edullisin sopiva lisenssi.
Jos työntekijällä on konkreettinen tarve laajempaan toiminnallisuuteen, esimies voi laajentaa lisenssiä. Tarve dokumentoidaan ja hyväksytään tällöin, eikä sitä oleteta etukäteen.
Huomautus: Tämä lähestymistapa siirtää todistustaakan. Korkeamman lisenssitaso edellyttää perustelua, alempi taso ei.
3. Tarkista käyttäjät, jotka eivät käytä lisenssejään
Käyttäjän käyttämätön lisenssi on arvoton. eADM voi tunnistaa nämä käyttäjät viimeisimmän kirjautumisen tietojen perusteella. Tarkista kukin käyttäjä ja valitse jokin seuraavista toimista:
-
Muuta käyttäjän tili pelkästään postilaatikkotiliksi, jos käyttäjä tarvitsee vain sähköpostia.
-
Vaihda käyttäjän lisenssi halvimpaan Microsoft 365 -lisenssiin.
-
Poista lisenssi kokonaan, jos käyttäjä ei tarvitse sitä.
-
Uusille työntekijöille myönnettävä siirtymäaika estää käyttöoikeuksien poistamisen ennen kuin käyttäjä on ehtinyt kirjautua järjestelmään ensimmäistä kertaa.
Artikkelissa ”Lisenssien hallinta käyttäjän toiminnan perusteella” kuvataan, miten automaattiset säännöt määritetään viimeisimmän kirjautumisen tietojen perusteella.
4. Loman käsittely
Lomalla olevat työntekijät käyttävät ajokorttejaan harvoin. Oikea menettelytapa riippuu loman tyypistä.
|
Lomatyyppi |
Suositeltava toimenpide |
|---|---|
|
Palkaton vapaa |
Sulje käyttäjätili ja poista käyttöoikeudet. |
|
Palkallinen vapaa, esimerkiksi vanhempainvapaa |
Harkitse toimiluvan väliaikaista alentamista. Palauta alkuperäinen toimilupa, kun työntekijä palaa töihin. |
Huomautus: Nämä säännöt edellyttävät, että lomatiedot ovat saatavilla eADM-järjestelmässä, yleensä henkilöstöhallinnon lähdejärjestelmästä. Tarkista ennen sääntöjen määrittämistä, mitä lomatietoja lähdejärjestelmä toimittaa.
5. Sovella samaa periaatetta Citrixiin ja muihin lisensseihin
Lisenssien optimointi ei rajoitu pelkästään Microsoft 365:een. Sama periaate koskee kaikkia järjestelmiä, joista aiheutuu lisenssikustannuksia. Käyttämättömät Citrix- ja Adobe-lisenssit on poistettava.
Suositusten yhteenveto
-
Määritä jokainen lisenssi sekä tehtäväkoodin että työpaikan perusteella.
-
Määritä epäselvissä tapauksissa edullisin sopiva lisenssi. Johtaja päivittää lisenssin, kun siihen on konkreettinen tarve.
-
Tarkista käyttäjät, jotka eivät hyödynnä lisenssejään. Muuta heidän tilinsä pelkiksi postilaatikkotileiksi tai halvimmaksi Microsoft 365 -lisenssiksi.
-
Sulje palkattomalla lomalla olevien työntekijöiden tilit. Harkitse väliaikaista palkkaluokan alentamista palkallisen loman aikana.
-
Poista Citrix-lisenssit ja muut lisenssit, joita ei ole käytössä.
-
Osoita tarve jatkuvasti aktiivisen käytön avulla.
Näitä suosituksia noudattavat organisaatiot voivat saavuttaa merkittäviä säästöjä lisenssikustannuksissa.
Huomautus: Ota yhteyttä Identumiin, jos tarvitset apua eADM-sääntöjen määrittämisessä lisenssien käytön optimoimiseksi. re:ADM-tarkastus on hyvä lähtökohta koko järjestelmän tarkastelulle.
Aiheeseen liittyvät artikkelit