eAdm johtajille: Mihin voin käyttää sitä?

Tässä oppaassa on yleiskatsaus johtajien käytettävissä oleviin tärkeimpiin toimintoihin. Alustan ensisijainen tarkoitus on automatisoida käyttäjätilien hallintaan ja käyttöoikeuksien valvontaan liittyviä rutiinitehtäviä, erityisesti uusien työntekijöiden, viranvaihtojen ja lähtijöiden käsittelyä varten. Se myös yksinkertaistaa näiden automatisoitujen sääntöjen poikkeusten hallintaa.

Esimerkiksi osastollasi työskentelevä uusi hoitaja voi saada automaattisesti pääsyn potilaan sähköiseen potilastietojärjestelmään. Uusi hoitotyön avustaja saattaa kuitenkin täyttää käyttöoikeuskriteerit, mutta vaatii manuaalisen hyväksyntänne ennen käyttöoikeuden myöntämistä.

Varoitus: Tämän artikkelin esimerkit perustuvat vakioasetuksiimme. Organisaatiollasi voi olla erityisiä mukautuksia. Jos olet epävarma kokoonpanostasi, ota yhteyttä organisaatiosi eADM .

Keskeiset ominaisuudet johtajille

Vastaanota automaattisia ilmoituksia uusista työntekijöistä, työntekijöiden siirroista ja tulevista lähdöistä.
Nollaa työntekijöiden salasanat.
Tarkastele, muuta, lisää tai poista kaikki työntekijän käyttäjätiliin liittyvät oikeudet ja käyttöoikeudet.
Pidennä osastoosi liitettyjen ulkoisten käyttäjätilien voimassaolon päättymispäivää.

Sähköposti-ilmoitukset työntekijän elinkaaren tapahtumista

Oletusarvoisesti saat sähköposti-ilmoituksia seuraavista tapahtumista:

Uusi työntekijä luodaan.
Työntekijä siirtyy osastolta toiselle. Tällöin asiasta ilmoitetaan sekä edelliselle että uudelle esimiehelle.
Työntekijän on määrä lähteä (yleensä silloin, kun hänen viimeiseen työpäiväänsä on alle 14 päivää).
Työntekijän käyttäjätili on poistettu käytöstä hänen lähdettyään.

Uudet työntekijät

Saat ilmoituksen yleensä enintään 30 päivää ennen uuden työntekijän aloittamispäivää. Sähköpostiviesti sisältää tiedot työntekijästä ja siitä, mitkä käyttöoikeudet on automaattisesti annettu.

Jos se on käytössä organisaatiossasi, sähköpostiviestissä on linkki, joka ohjaa sinut alustalle, jossa voit lisätä lisää käyttöoikeuksia tai ohittaa automaattiset määritykset.

Kun työntekijä vaihtaa työpaikkaa

Saat ilmoituksen, kun työntekijä siirtyy osastollesi tai osastoltasi. Et saa ilmoitusta, jos työntekijä vaihtaa paikkaa, mutta pysyy samalla osastolla.

Automaattiset muutokset: Ne edellisen osaston käyttöoikeudet, jotka eivät ole relevantteja uuden osaston kannalta, peruutetaan automaattisesti.
Manuaaliset muutokset: Manuaalisesti myönnetyt käyttöoikeudet on poistettava manuaalisesti.

Sähköposti-ilmoituksessa annetaan täydellinen yleiskatsaus työntekijän nykyisistä käyttöoikeuksista.

Huomautus: Jos nämä ilmoitukset häiritsevät sinua, ota yhteyttä eADM järjestelmänvalvojaan ilmoitussääntöjen mukauttamiseksi.

Kun työntekijän on määrä lähteä

Saat yleensä ilmoituksen, kun työntekijän työsuhteen päättymispäivään on alle 14 päivää. Tämä pätee sekä silloin, kun työsopimukselle on asetettu loppupäivä, että silloin, kun työntekijän kaikkien tehtävien päättymispäivä on saavutettu. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen osastoilla, joilla tuntityöntekijöiden tai sopimussuhteisten työntekijöiden vaihtuvuus on suuri, sillä se auttaa varmistamaan, että sopimuksia uusitaan tai jatketaan tarvittaessa.

Kun työntekijä on lähtenyt

Kun työntekijän palvelussuhteen päättymispäivä ylittyy, hänen tilinsä poistetaan käytöstä ja kaikki käyttöoikeudet peruutetaan. Saat ilmoituksen, kun tämä prosessi on päättynyt. Asetetun karenssiajan (esim. 60 päivää) jälkeen tili poistetaan pysyvästi. Jos työntekijä palaa tämän karenssiajan kuluessa, hänen tilinsä voidaan palauttaa.

Salasanan hallinta

Työntekijöiden salasanan palautus itsepalveluna

Kaikki työntekijät voivat nollata omat salasanansa siirtymällä salasanaportaaliin.

Turvallisuuden varmistamiseksi työntekijöiden on ensin tunnistauduttava ID-porttien avulla. Onnistuneen todennuksen jälkeen he voivat asettaa uuden salasanan. Tämä on turvallisin menetelmä, eikä vaadi sinulta mitään toimenpiteitä.

Työntekijän salasanan nollaaminen

Esimiehenä voit nollata työntekijöidesi salasanat suoraan heidän käyttäjäprofiilistaan. Käyttäjän profiilin oikeassa yläkulmassa on kaksi salasanaan liittyvää painiketta.

Aseta salasana manuaalisesti: Ensimmäinen painike mahdollistaa uuden salasanan määrittämisen. Tämän jälkeen sinun on ilmoitettava uusi salasana työntekijälle turvallisesti.
Lähetä automaattisesti luotu salasana tekstiviestillä: Toinen painike luo satunnaisen salasanan ja lähettää sen suoraan työntekijän rekisteröityyn matkapuhelinnumeroon tekstiviestillä. Et näe tätä salasanaa.

Lisenssien ja käyttöoikeuksien hallinta

Käyttöoikeudet voidaan määrittää joko automaattisesti ennalta määritettyjen sääntöjen perusteella tai manuaalisesti esimiehen toimesta. Järjestelmä on suunniteltu niin, että suurin osa määrityksistä voidaan hoitaa automatisoidusti, mutta poikkeuksia voidaan hallita itse.

Miten työntekijän käyttöoikeuksia muutetaan?

Kirjaudu sisään ja etsi työntekijä, jota haluat muokata.
Siirry Oikeudet-välilehdelle.
Avaa muokkausnäkymä napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa muokkauspainiketta (keltainen plus-kuvake).

Muokkausnäkymässä voit:

Lisää uusi oikeus: Valitse järjestelmä ja valitse sitten tietty oikeus pudotusvalikosta.
Aseta voimassaolon päättymispäivä: Jos annat voimassaolon päättymispäivän, käyttöoikeus peruutetaan automaattisesti kyseisen päivämäärän jälkeen.
Muokkaa tai poista olemassa olevia oikeuksia.

Huomautus: Oletusarvoisesti esimiehet voivat hallinnoida vain oman osastonsa käyttöoikeuksia. Esimerkiksi terveydenhuollon osaston johtaja ei voi myöntää käyttöoikeuksia koulutusosaston käyttämiin järjestelmiin.

Ulkoisten käyttäjätilien laajentaminen

Voit pidentää osastoosi liittyvien ulkoisten käyttäjätilien (esim. konsultit, opiskelijat) voimassaoloaikaa. Jos tiliä ei pidennetä, se poistetaan automaattisesti käytöstä sen päättymispäivänä.

Etsi ulkoinen käyttäjä.
Napsauta käyttäjän profiilin oikeassa yläkulmassa olevaa Muuta voimassaoloaika -painiketta.

Huomautus: Tämä painike on näkyvissä vain ulkoisille käyttäjätileille. Vakituisten työntekijöiden työsuhteen kestoa ohjaa HR-järjestelmä.

Aseta uusi viimeinen voimassaolopäivä. Oletusarvoisesti tiliä voidaan jatkaa enintään kolmella kuukaudella kerrallaan.

Vianmääritys

En voi määrittää tiettyä käyttöoikeutta.

Ota yhteyttä organisaatiosi eADM . Hän tarkastaa pyynnön ja lisää puuttuvan käyttöoikeuden tarvittaessa käytettävissä oleviin vaihtoehtoihin.

En voi lähettää uutta salasanaa tekstiviestillä.

Tämä toiminto edellyttää, että työntekijällä on matkapuhelinnumero, joka on rekisteröity henkilöstöhallinnon pääjärjestelmään, josta tiedot toimitetaan eADMään.

Työntekijällä on väärä Microsoft 365 -lisenssi tai käyttäjätyyppi.

Lisenssien jakamista ohjataan yleensä automaattisilla säännöillä. Joissakin tapauksissa voit ehkä ohittaa tämän ja esimerkiksi päivittää työntekijän pelkän pilvipalvelun lisenssistä (M365 F3) ladattavan Office-paketin sisältävään täyteen pakettiin (M365 E3). Jos et voi tehdä muutosta itse, ota yhteyttä eADM , jotta sääntöjä voidaan mukauttaa.