Lorsqu'on aborde la question de la gestion des accès et des comptes utilisateurs, on a tendance à se concentrer sur les solutions techniques. Or, la clé de la réussite d'un projet réside ailleurs : dans la qualité des données de votre système RH. Ce sujet revêt une importance croissante, alors que de plus en plus de clients se préparent à mettre en place une gestion efficace des accès.
Le système RH : votre source de données de référence
Considérez le système RH comme le cœur des données relatives aux collaborateurs de votre organisation. Il s'agit de la source principale des données et de la seule source de référence pour tout ce qui est configuré dans un système de gestion des accès. Qu'il s'agisse de la gestion des comptes utilisateurs dans les applications Microsoft ou de l'accès à des systèmes spécialisés en fonction du rôle et de l'unité organisationnelle d'un collaborateur, le système RH est la source de référence.
Il est donc essentiel que les données du système RH soient à jour et exactes. Cela vaut aussi bien pour la structure organisationnelle que pour les postes occupés par les collaborateurs. Des erreurs dans ces données peuvent entraîner de nombreux problèmes, allant d'autorisations d'accès incorrectes à des processus inefficaces.
Qu'est-ce que les données de référence dans le système RH ?
Les données de référence du système RH désignent les informations essentielles relatives aux catégories suivantes.
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Particuliers: doivent disposer d'une clé d'identification unique en plus de leur numéro d'identité national.
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Informations relatives à l'emploi: date de début, date de fin et statut professionnel.
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Postes: type de poste et taux d'occupation (ETP).
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Affiliation organisationnelle: le service, la section ou l'unité auquel appartient le salarié.
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Fonctions ou intitulés de poste et codes: il est essentiel de disposer d'une norme de dénomination cohérente ainsi que de codes ou d'abréviations standardisés.
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Structure organisationnelle: chaque entité (par exemple, unité, service, section) doit disposer d'un identifiant unique.
Liste de contrôle pour garantir la qualité des données
Avant de lancer un projet de gestion des accès, passez en revue les points suivants afin de garantir la meilleure qualité de données possible :
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Intégration avec le Registre national: existe-t-il une intégration en place entre le système RH et le Registre national afin de garantir l'actualité des informations personnelles ?
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Procédures normalisées de saisie des données: existe-t-il des procédures établies pour garantir la cohérence de la saisie des données ?
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Processus standard pour les notifications relatives au personnel: Existe-t-il des procédures établies définissant un processus standard pour le recrutement, les changements de situation professionnelle et les licenciements ?
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Gestion du changement organisationnel: Existe-t-il des procédures bien établies permettant de garantir que les modifications apportées à la structure organisationnelle soient gérées en temps opportun et selon des méthodes standardisées ?
Voici quelques exemples (liste non exhaustive) d'attributs utilisateur qui doivent être définis pour créer un compte utilisateur et déclencher le flux de messages :
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Poste principal
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Affiliation départementale
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Numéro de portable personnel
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Adresse e-mail personnelle
et en ce qui concerne la hiérarchie organisationnelle et les intégrations avec des systèmes tiers :
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Responsable par service
Lancement du projet : un contrôle de la qualité des données
Un projet de gestion des accès offre une occasion en or d'évaluer la qualité des données de référence dans le système RH. Dès le lancement du projet, les éventuels problèmes liés à la qualité des données apparaîtront rapidement, ce qui vous permettra de nettoyer vos données RH.
Remarque : il est important de considérer ce processus comme un investissement. La présence de données de haute qualité dans le système RH est non seulement une condition préalable à une gestion des accès efficace, mais aussi au fonctionnement efficace et sans heurts de l'ensemble de l'organisation.