Denne artikkelen forklarer hvordan eADM kan redusere lisenskostnadene ved å tildele hver lisens ut fra dokumentert behov, og hvem som bør følge disse prinsippene: IT-ledere, systemansvarlige og HR-administratorer i organisasjoner som bruker eADM.
Hvorfor lisensoptimalisering er viktig
Lisenser for Microsoft 365, Citrix og lignende systemer utgjør en stor og stadig økende kostnad. Mange organisasjoner tildeler lisenser i store mengder. En hel avdeling får den samme lisensen, fordi «nesten alle» der trenger den. Denne fremgangsmåten fører til at man betaler for lisenser som ingen bruker.
eADM har oversikt over både stillingen og arbeidsstedet til hver enkelt ansatt. Systemet kan derfor tildele lisenser individuelt, etter behov, og trekke dem tilbake når behovet opphører.
Hovedprinsippet er enkelt: All tildeling av lisenser i organisasjonen bør baseres på behov, ikke på masseutdeling. Aktiv bruk må kontinuerlig underbygge behovet.
Eksempel: Hvor mange nedgraderinger gir en besparelse på 90 000 NOK per år?
Antallet nedgraderinger som kreves for å oppnå en gitt besparelse, avhenger av prisforskjellen mellom de to lisensene:
Number of licences = annual saving ÷ (monthly price difference × 12)
I dette eksemplet nedgraderes Microsoft 365 E3 til Microsoft 365 F3. Prisene nedenfor er veiledende listepriser per bruker, ekskl. mva., ved årsabonnement.
|
Vare |
Illustrasjonsverdi |
|---|---|
|
Microsoft 365 E3, per bruker per måned |
380–400 NOK |
|
Microsoft 365 F3, per bruker per måned |
130–150 NOK |
|
Prisforskjell per bruker per år |
2 900–3 100 NOK |
Med andre ord vil en nedgradering av rundt 35 lisenser gi deg en årlig besparelse på over 100 000 NOK!
Merk: Prisene i dette eksemplet er kun veiledende. Lisensprisene endres over tid, og hver organisasjon har sine egne avtalte priser. Erstatt verdiene med prisene i organisasjonens egen avtale før du bruker beregningen.
Mange organisasjoner i offentlig sektor kjøper lisenser gjennom en rammeavtale og får rabatt. Med en rabatt på 20–30 prosent blir prisforskjellen mindre. Organisasjonen trenger da omtrent 40–45 nedgraderinger for å oppnå den samme besparelsen.
Eksemplet viser at selv et lite antall nedgraderinger gir en tydelig besparelse. En kommune med 1 000 til 1 500 ansatte har ofte mange stillinger i frontlinjen der F3 kan være tilstrekkelig, for eksempel innen omsorgstjenester, renhold, vaktmestertjenester og barnehageassistanse. Besparelsespotensialet kan derfor være langt høyere enn 100 000 NOK.
1. Tildel lisenser basert på stillingskode og arbeidssted
En avdeling er ikke et godt utgangspunkt for tildeling av lisenser. Ansatte i samme avdeling har ofte ulike stillinger med ulike behov. En ansatt i en avdeling der de fleste trenger Microsoft 365 E3, kan ha en stilling der Microsoft 365 F3 er tilstrekkelig. En annen ansatt kan oppfylle kravene til en A3-lisens.
eADM bør derfor tildele hver lisens på grunnlag av disse to faktorene samlet:
|
Faktor |
Formål |
|---|---|
|
Stillingskode |
Angir hvilke oppgaver den ansatte har, og hvilket lisensnivå disse oppgavene krever. |
|
Arbeidsplass |
Angir hvor den ansatte jobber, noe som har betydning for lisensetype og tilgang til systemer. For eksempel kan den samme stillingskoden kreve en annen lisens i en skole enn i en administrasjon. |
En regel som kun tar utgangspunkt i avdelingen eller stillingskoden, vil føre til at enkelte ansatte får en lisens som er for dyr eller for begrenset.
2. Velg den billigste lisensen i tvilstilfeller
Noen kombinasjoner av stillingskode og arbeidssted gir ikke et entydig svar. I slike tilfeller bør eADM tildele den billigste egnede lisensen.
Dersom den ansatte har et konkret behov for mer funksjonalitet, kan lederen oppgradere lisensen. Behovet blir da dokumentert og godkjent, i stedet for å bli antatt på forhånd.
Merk: Denne tilnærmingen fører til at bevisbyrden flyttes. Et høyere lisensnivå krever en begrunnelse. Et lavere nivå krever ikke det.
3. Gjennomgå brukere som ikke benytter lisensene sine
En lisens som brukeren ikke benytter, har ingen verdi. eADM kan bruke data om siste pålogging til å identifisere disse brukerne. Gå gjennom hver enkelt av dem og velg en av følgende handlinger:
-
Endre brukerkontoen til en ren postkassekonto dersom brukeren kun trenger e-post.
-
Nedgrader brukeren til den billigste Microsoft 365-lisensen.
-
Fjern lisensen helt dersom brukeren ikke har behov for den.
-
En prøveperiode for nye ansatte sikrer at lisenser ikke blir fjernet før brukeren har hatt tid til å logge seg på for første gang.
Artikkelen «Administrer lisenser basert på brukeraktivitet» beskriver hvordan man konfigurerer automatiske regler basert på data om siste pålogging.
4. Håndtere permisjon
Ansatte som er på permisjon, bruker sjelden lisensene sine. Hva som er riktig å gjøre, avhenger av hvilken type permisjon det dreier seg om.
|
Permisjonstype |
Anbefalt tiltak |
|---|---|
|
Permisjon uten lønn |
Lukk brukerkontoen og fjern tilgangen. |
|
Betalt permisjon, for eksempel foreldrepermisjon |
Vurder å nedgradere lisensen midlertidig. Gjenopprett den opprinnelige lisensen når den ansatte kommer tilbake. |
Merk: Disse reglene forutsetter at permisjonsopplysninger er tilgjengelige i eADM, vanligvis fra HR-kildesystemet. Sjekk hvilke permisjonsdata kildesystemet leverer før du konfigurerer reglene.
5. Bruk det samme prinsippet på Citrix og andre lisenser
Lisensoptimalisering er ikke begrenset til Microsoft 365. Det samme prinsippet gjelder for alle systemer med lisenskostnader. Citrix- og Adobe-lisenser som ikke er i bruk, må fjernes.
Sammendrag av anbefalingene
-
Tildel hver lisens ut fra både stillingskode og arbeidssted.
-
I tvilstilfeller skal man tildele den billigste lisensen som oppfyller kravene. Lederen oppgraderer når det foreligger et konkret behov.
-
Gå gjennom brukere som ikke benytter lisensene sine. Endre dem til en konto som kun omfatter e-post, eller til den billigste Microsoft 365-lisensen.
-
Lukk kontoene til ansatte som er på permisjon uten lønn. Vurder en midlertidig nedgradering under permisjon med lønn.
-
Fjern Citrix-lisenser og andre lisenser som ikke er i bruk.
-
Bevis behovet kontinuerlig gjennom aktiv bruk.
Organisasjoner som følger disse anbefalingene, kan oppnå betydelige besparelser på lisenskostnadene.
Merk: Kontakt Identum for hjelp med å konfigurere regler i eADM for å optimalisere lisensbruken. En re:ADM-gjennomgang er et godt utgangspunkt for en gjennomgang av hele oppsettet.
Relaterte artikler