Ein re:ADM- Projekt umfasst die Modernisierung einer bestehenden eADM-Instanz, um sicherzustellen, dass Sie deren volles Potenzial ausschöpfen. Ziel ist es, Ihre Konfiguration auf einen modernen Standard zu bringen, die Effizienz zu steigern und den Nutzen der Plattform zu maximieren.
Um die Zeit optimal zu nutzen, empfehlen wir ein Planungsgespräch, in dem wir Ihre aktuelle Konfiguration besprechen und Verbesserungsvorschläge unterbreiten. Bei Kunden, die eine Synchronisierung mit Active Directory durchführen, benötigen wir für eine umfassende Analyse außerdem Zugriff auf das AD.
Ein re:ADM-Prozess konzentriert sich auf drei Hauptbereiche:
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Benutzerkontenverwaltung
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Lizenzverwaltung
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Zugriffsverwaltung
Benutzerkontenverwaltung
Position und Hauptfilter
Sie können einzelne Mitarbeiterpositionen herausfiltern, wie beispielsweise gewählte Amtsträger, Auftragnehmer oder Pflegeeltern, selbst bei Mitarbeitern, die weitere Positionen innerhalb der Organisation bekleiden.
Der Positionsfilter ist detaillierter als der Hauptfilter. Der Hauptfilter entfernt ganze Benutzerkonten aus einem Import, während der Positionsfilter bestimmte Rollen entfernt, die einem Benutzer zugeordnet sind.
Im Idealfall sollte der Positionsfilter zunächst unerwünschte Rollen entfernen. Anschließend kann der Hauptfilter so konfiguriert werden, dass alle Benutzer entfernt werden, bei denen alle Positionen herausgefiltert wurden.
Aktualisierter Nachrichtenfluss
eADM kann das Rückgrat Ihrer Onboarding- und Offboarding-Prozesse bilden. Ziehen Sie die folgenden Verbesserungen Ihres Nachrichtenflusses in Betracht:
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Verwenden Sie ID-Porten für die Erstanmeldung von Benutzern anstelle von SMS-basierten Einmalpasswörtern.
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Konfigurieren Sie einen benutzerdefinierten Absendernamen für SMS-Nachrichten.
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Legen Sie eine benutzerdefinierte Absenderadresse für E-Mails fest.
Verwaltung externer Benutzerkonten
Um die Vorteile der automatisierten Benutzerverwaltung optimal zu nutzen, sollten auch externe Benutzerkonten (z. B. Vertretungskräfte, Studierende, externe Berater) über die Plattform verwaltet werden.
Die Mitarbeiter des Helpdesks können auf Anfrage externe Konten anlegen, oder Sie können einen Workflow einrichten, bei dem Führungskräfte über ein Formular Konten beantragen, wodurch die automatische Erstellung ausgelöst wird.
Hinweis: Es ist unbedingt erforderlich, dass alle externen Konten mit einem Ablaufdatum registriert werden. In Verbindung mit einer E-Mail-Benachrichtigung vor Ablauf des Ablaufdatums wird so sichergestellt, dass externe Konten nur vorübergehend bestehen und aktiv und regelmäßig verlängert werden müssen. Dies spart zudem erheblich Zeit, da Abteilungsleiter den Bereitstellungsprozess selbstständig und automatisiert durchführen können.
Löschen deaktivierter Konten
Deaktivierte Konten sollten nicht länger als nötig im System verbleiben.
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Empfehlung: Wir empfehlen in der Regel, Konten ein Jahr nach ihrer Deaktivierung zu löschen.
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Vorgehensweise: Bei der Löschung eines Kontos werden alle Verlaufsdaten, personenbezogenen Daten und Protokolle endgültig gelöscht. Dies ist eine wesentliche Maßnahme zur Einhaltung der DSGVO.
Lizenzverwaltung
Ein effektives Lizenzmanagement kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Dies lässt sich durch eine bedarfsgerechte Lizenzzuweisung und die automatische Herabstufung ungenutzter Lizenzen für Dienste wie Microsoft 365 oder Citrix erreichen.
Bedarfsorientierte Lizenzvergabe für neue Mitarbeiter
Anstatt standardmäßig Lizenzen der höchsten Stufe zuzuweisen, sollten Sie einen anderen Ansatz in Betracht ziehen.
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Legen Sie eine Basis-Cloud-Lizenz (z. B. Microsoft 365 F3) als Standard für alle neuen Benutzer fest.
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Geben Sie den Abteilungsleitern die Möglichkeit, Lizenzen je nach tatsächlichem Bedarf der Nutzer auf eine höhere Stufe (z. B. E3) zu erweitern.
Hinweis: Diese Strategie führt in der Regel zu einer drastischen Reduzierung des Einsatzes teurer Lizenzen, was erhebliche jährliche Einsparungen zur Folge hat.
Automatische Herabstufung ungenutzter Lizenzen
eADM kann Benutzer, die sich in den letzten 60 Tagen nicht bei Azure angemeldet haben, automatisch herabstufen. So könnte beispielsweise ein Konto mit einer E3- oder F3-Lizenz auf eine reine Exchange-Lizenz herabgestuft werden.
Ebenso können Citrix-Lizenzen auf der Grundlage des Datums der letzten Anmeldung verwaltet werden, wie im folgenden Ablauf dargestellt.
Beispiel: Automatische Entfernung von Citrix-Lizenzen
Diese Logik basiert auf der lastLogonTimestamp Attribut aus Active Directory.
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Hat sich der Benutzer schon einmal angemeldet?
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Falls ja: Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
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Falls nein: Prüfen Sie, ob das Konto vor weniger als 90 Tagen angelegt wurde.
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Falls ja: Der Benutzer behält die Citrix-Lizenz.
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Falls nein: Die Citrix-Lizenz wird entfernt.
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Liegt die letzte Anmeldung mehr als 90 Tage zurück?
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Falls ja: Die Citrix-Lizenz wird entfernt.
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Falls nein: Der Benutzer behält die Citrix-Lizenz.
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Zugriffsverwaltung
Die routinemäßige Zugriffsverwaltung sollte automatisiert werden. Wenn der Zugriff auf der Grundlage festgelegter Regeln automatisch gewährt wird, wird er auch automatisch widerrufen, sobald die Bedingungen nicht mehr erfüllt sind.
Neue Integrationen
Wir können Ihnen dabei helfen, Möglichkeiten zur Automatisierung neuer Systeme zu identifizieren, insbesondere solcher, die derzeit einen erheblichen manuellen Aufwand für die Dateneingabe oder -korrektur erfordern. Zu den gängigen Beispielen zählen Compilo, Sak/arkiv (Fall-/Archivierungssysteme) und Gerica.
Echtzeit-Zugriffsverwaltung
eADM unterstützt die Zugriffsverwaltung nahezu in Echtzeit (Delta-Synchronisierung).
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Vorteil 1: Wenn ein Manager einem Mitarbeiter Zugriff auf ein Unternehmenssystem gewährt, wird dieser Zugriff fast sofort eingerichtet.
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Vorteil 2: Neue externe Benutzerkonten werden sofort angelegt, was für Auftragnehmer von Vorteil ist, die noch am Tag ihrer Registrierung mit der Arbeit beginnen müssen.