À compter de 2025, Visma Enterprise (VEP) recommande une nouvelle approche pour la mise en place et la modification des structures organisationnelles. Ce nouveau modèle a des implications importantes sur le fonctionnement d'eADM et de ses systèmes intégrés.
La recommandation de Visma s'articule autour de deux points clés :
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Utiliser les types d'unités « Niveau de direction » : toutes les unités organisationnelles dirigées par un responsable ayant l'entière responsabilité du personnel doivent utiliser un type d'unité spécifique, tel que « Niveau de direction 1 », « Niveau de direction 2 », etc. Cela simplifie l'identification, même lorsque les responsables ont des intitulés de poste différents.
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Réduire le nombre de niveaux hiérarchiques : les postes de haut niveau, tels que celui de « directeur municipal » (cadre de niveau 1), doivent être placés au même niveau hiérarchique que les chefs de service principaux (cadres de niveau 2). Cela permet d'obtenir un organigramme « plus plat », comportant moins de niveaux imbriqués.
Remarque : cette structure plus horizontale est recommandée en raison d'une limitation de la solution BI de Visma, qui ne peut traiter qu'un nombre restreint de niveaux hiérarchiques. Au sein même de VEP, la hiérarchie logique est préservée grâce au suivi des liens hiérarchiques entre les personnes, ce qui permet d'identifier correctement le responsable de plus haut niveau.
Impact sur l'eADM et les systèmes intégrés
En l'absence de mesures correctives, cette structure organisationnelle horizontale entraînera des problèmes au sein de l'eADM et de la plupart des systèmes connectés, car ceux-ci s'appuient sur la hiérarchie structurelle pour leurs fonctions essentielles.
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Héritage des droits dans eADM : Dans eADM, les droits d'accès sont hérités en fonction de la position d'une entité dans la structure organisationnelle. Pour qu'un cadre supérieur dispose d'un accès administratif aux services qui lui sont subordonnés, son unité doit se situer au sommet de la hiérarchie. Dans une structure horizontale, le cadre supérieur ne peut voir et gérer que les collaborateurs de sa propre unité immédiate, et non l'ensemble de l'organisation.
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Systèmes cibles (par exemple, gestion des écarts ou gestion des dossiers) : les systèmes tels que Compilo utilisent la hiérarchie pour gérer les flux de travail, par exemple pour transmettre un rapport d'écart au responsable du niveau supérieur. Si les unités du service sont placées au même niveau que le responsable de premier niveau au lieu d'être subordonnées à celui-ci, les transmissions vers le haut ne peuvent pas s'effectuer, ce qui interrompt de fait le flux de travail. Des problèmes similaires peuvent survenir dans les systèmes de gestion des dossiers ou d'archivage, où une vue d'ensemble complète de l'organisation est nécessaire.
Solution recommandée dans eADM
La solution consiste simplement à définir une règle de remplacement dans eADM. Pour rétablir la hiérarchie correcte pour tous les systèmes intégrés, il faut ParentDepartmentNumber La valeur de chaque entité « Manager Level 2 » doit être redéfinie dans eADM. Cette modification place, par programmation, ces entités sous l'entité « Manager Level 1 », garantissant ainsi qu'elles ne se trouvent plus au niveau racine.
Obtenir de l'aide
Avertissement : toute modification apportée à votre structure organisationnelle peut avoir des répercussions importantes. Nous vous recommandons vivement de demander conseil avant de mettre en œuvre ces changements.
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Avant de procéder à une réorganisation ou de mettre en place une nouvelle structure au sein du service des ressources humaines, n'hésitez pas à nous contacter pour obtenir des conseils.
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Si vous disposez déjà d'une structure plate et d'intégrations actives, veuillez nous contacter pour obtenir des conseils avant d'apporter toute modification dans eADM. Vous pouvez nous joindre à l'adresse suivante : support@identum.no.