Un processus d'intégration fluide est essentiel pour permettre aux nouveaux collaborateurs de démarrer leur activité de manière productive. Pour cela, il est primordial de s'assurer que leurs comptes numériques et leurs droits d'accès aux systèmes soient opérationnels dès le premier jour. eADM automatise cette mise en service, mais cela nécessite d'importer les nouveaux utilisateurs depuis votre système RH en temps voulu.
Cet article explique les conditions spécifiques qui déterminent à quel moment un nouvel utilisateur dont la date d'entrée en fonction est encore à venir apparaîtra dans eADM, ce qui vous permettra de vous assurer que votre processus d'intégration se déroule sans retard.
Fonctionnement du processus d'importation
Pour qu'un utilisateur dont la date de prise de fonction est encore à venir apparaisse dans eADM, deux conditions principales doivent être remplies :
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Disponibilité dans le système RH: les données de l'utilisateur doivent être activement exportées ou mises à disposition par le système RH source.
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Fenêtre d'importation eADM: la date de début de l'utilisateur doit se situer dans la période configurée dans eADM pour l'importation des futurs salariés.
Ces conditions sont interdépendantes. Si l'utilisateur figure dans le système RH mais que sa date d'entrée en fonction est trop éloignée dans le temps, eADM ne l'importera pas pour l'instant. De même, si sa date d'entrée en fonction se situe dans la fenêtre d'importation d'eADM mais que le système RH n'exporte pas encore ses données, il ne sera pas importé.
1. Disponibilité du système RH
eADM ne peut importer que les utilisateurs qu'il détecte. Un utilisateur doit figurer dans le fichier de données ou l'API fourni(e) par le système RH de votre organisation. Le fonctionnement varie en fonction du système utilisé :
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Règle générale: pour toute intégration, un utilisateur doit figurer dans la source de données (par exemple, un point de terminaison API ou un fichier de données) à partir de laquelle eADM effectue la lecture.
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Visma Enterprise: eADM peut être configuré pour importer les données des salariés un certain nombre de jours avant leur date officielle d'entrée en fonction. Les durées couramment utilisées sont 14 ou 30 jours.
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Agresso Unit4 (U4BW): L'utilisateur doit figurer dans le fichier de données de base (
stamdata) qui est généré pour l'intégration.
Remarque : si un utilisateur n'apparaît pas dans les données source provenant du système RH, eADM n'a aucun moyen de savoir qu'il existe et ne peut donc pas l'importer.
2. La fenêtre d'importation eADM
eADM comprend généralement un paramètre qui définit jusqu'à quelle date dans le futur le système doit rechercher de nouveaux collaborateurs. Cela crée une « fenêtre d'importation ».
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Ce paramètre correspond à un nombre précis de jours (par exemple, 30 jours).
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eADM n'importera que les utilisateurs dont la date d'entrée en fonction se situe dans cette période à venir.
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Par exemple, si la fenêtre d'importation est fixée à 30 jours, eADM importera un nouvel utilisateur 30 jours avant sa date de prise de fonction prévue, à condition que le système RH mette ses données à disposition.
Dépannage : pourquoi un futur utilisateur n'apparaît pas dans eADM
Si vous vous attendez à ce qu'un nouveau collaborateur dont la date d'entrée en fonction est prévue apparaisse dans eADM, mais que ce n'est pas le cas, suivez ces trois étapes pour en déterminer la cause.
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Vérifier les données du système RH
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Vérifiez que l'utilisateur a bien été créé dans le système RH. Assurez-vous que son nom, ses coordonnées et, surtout, sa date d'entrée en fonction sont exacts.
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Valider l'exportation du système RH
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Vérifiez si le système RH exporte bien les données de l'utilisateur. Assurez-vous auprès de votre administrateur RH que le salarié figure bien dans l'API ou le fichier de données envoyé à eADM.
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Vérifiez que la date de début se situe dans la période d'importation eADM
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Vérifiez la date d'entrée en fonction du paramètre de la fenêtre d'importation défini dans eADM. Par exemple, si l'utilisateur prend ses fonctions dans 45 jours mais que la fenêtre d'importation d'eADM est réglée sur 30 jours, l'utilisateur ne sera importé que dans 15 jours.
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