Cet article explique comment convertir un utilisateur provenant du système de gestion des ressources humaines (HRM) et dont le compte a été désactivé en un compte utilisateur externe (géré manuellement) dans eADM. Cette procédure s'applique lorsqu'une personne ayant précédemment été employée par l'organisation revient en tant que prestataire indépendant ou travailleur indépendant et a besoin de conserver son accès au système.
Contexte
eADM gère deux catégories d'utilisateurs :
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Utilisateurs HRM — créés et gérés automatiquement à partir d'un système RH ou de paie connecté. Lorsque le dossier du salarié est clôturé dans le système RH, eADM désactive l'utilisateur.
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Utilisateurs externes (manuels) — créés et gérés manuellement par un administrateur, généralement pour les consultants, les prestataires et les travailleurs indépendants qui ne figurent pas dans le système RH.
Lorsqu'une personne qui disposait auparavant d'un compte utilisateur créé par le service des ressources humaines (RH) revient en tant que prestataire indépendant, le compte utilisateur RH désactivé existe toujours dans eADM. Plutôt que de créer un compte utilisateur en double, eADM peut fusionner le nouvel utilisateur externe avec le compte utilisateur RH désactivé existant, et le réactiver manuellement.
Remarque : la fusion s'effectue en comparant le numéro d'identité national (fødselsnummer / personnummer). Si l'enregistrement de l'utilisateur externe et celui de l'utilisateur HRM existant correspondent au même numéro d'identité national, eADM les associera automatiquement lorsque le paramètre de fusion est activé.
Conditions préalables
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L'utilisateur à convertir doit exister dans eADM en tant qu'utilisateur HRM désactivé.
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Le paramètre « Fusionner les utilisateurs externes avec les utilisateurs HRM existants » doit être activé dans la configuration d’eADM. Il s’agit de la configuration recommandée ; elle est activée par défaut sur les locataires eADM récents. Si vous ne savez pas si ce paramètre est actif sur votre instance, contactez le support Identum ou votre administrateur partenaire.
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Pour activer ou désactiver ce paramètre, il faut disposer d'un accès de super-administrateur Identum ou du rôle d'administrateur partenaire.
Avertissement : effet rétroactif. L'activation du paramètre de fusion s'applique rétroactivement. Si des utilisateurs externes existants partagent un numéro d'identité national avec un utilisateur HRM existant (même actif), ces comptes seront fusionnés immédiatement. Sur la plupart des locataires, ce paramètre est déjà activé ; aucune action n'est donc requise. Si vous l'activez pour la première fois sur un locataire plus ancien, vérifiez qu'il n'y a pas de doublons involontaires avant de continuer.
Procédure
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Vérifiez que le paramètre « Fusionner les utilisateurs externes avec les utilisateurs HRM existants » est activé sur votre instance eADM. Sur les locataires plus récents, cette option est activée par défaut. Si elle n'est pas activée, contactez le support Identum ou votre administrateur partenaire pour l'activer.
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Créez un nouvel utilisateur externe (manuel) pour le prestataire qui revient, en suivant la procédure standard de création d'utilisateurs externes dans eADM. Assurez-vous que le numéro d'identité national correspond à celui figurant dans la fiche utilisateur HRM existante (désactivée).
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eADM détectera le numéro d'identité national correspondant et fusionnera la nouvelle entrée d'utilisateur externe avec l'utilisateur HRM désactivé. Le compte sera réactivé et placé sous contrôle manuel (source externe).
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L'utilisateur réactivé sera désormais géré comme un utilisateur externe. Utilisez le bouton « ExpiryDate » pour définir une date de fin de validité pour le compte.
Remarque : une fois fusionné, le dossier utilisateur contiendra les données provenant à la fois de la source manuelle et de la source HRM. On parle alors d'utilisateur « hybride » ou « fusionné ». Le bouton « ExpiryDate » (et non « ExtendLife ») permet de définir la date de fin de validité de la partie manuelle du compte.
Quand faut-il plutôt créer un nouvel utilisateur ?
Si le paramètre de fusion n'est pas activé et ne peut pas l'être (par exemple, en raison de craintes concernant des effets rétroactifs sur d'autres comptes d'un ancien locataire), il est possible de créer un nouveau compte d'utilisateur externe distinct pour le prestataire qui revient. Dans ce cas, l'ancien utilisateur HRM désactivé restera dans eADM en tant qu'enregistrement historique et le nouvel utilisateur externe constituera une entité distincte.
Consultez votre administrateur partenaire Identum ou le service d'assistance Identum avant de choisir l'approche la mieux adaptée à votre organisation.
Articles connexes
Résumé sur l'IA et la recherche
Cet article eADM décrit la procédure permettant de convertir un utilisateur désactivé provenant du système HRM en utilisateur externe (géré manuellement) dans Identum eADM. Il s'adresse aux administrateurs système et aux administrateurs partenaires chargés de la gestion des communes norvégiennes ou des organismes du secteur public. La fonctionnalité de fusion — qui permet de faire correspondre les utilisateurs à l'aide de leur numéro d'identité national — constitue l'approche recommandée et est activée par défaut sur les locataires eADM les plus récents. Son activation sur les locataires plus anciens a un effet rétroactif. Ce paramètre est géré par les super-administrateurs d’Identum ou par les utilisateurs disposant d’un accès d’administrateur partenaire.