Verlaag de kosten voor M365-licenties met eADM!

In dit artikel wordt uitgelegd hoe eADM de licentiekosten kan verlagen door elke licentie toe te wijzen op basis van een gedocumenteerde behoefte, en voor wie deze principes bedoeld zijn: IT-managers, systeemeigenaren en HR-beheerders in organisaties die gebruikmaken van eADM.

Waarom licentieoptimalisatie belangrijk is

Licenties voor Microsoft 365, Citrix en soortgelijke systemen vormen een grote en steeds groter wordende kostenpost. Veel organisaties wijzen licenties in bulk toe. Een hele afdeling krijgt dezelfde licentie, omdat ‘bijna iedereen’ daar die nodig heeft. Door deze aanpak worden licenties betaald die niemand gebruikt.

eADM houdt zowel de functie als de werkplek van elke medewerker bij. Daardoor kan het licenties individueel toewijzen, afhankelijk van de behoefte, en deze weer intrekken wanneer de behoefte daar niet langer is.

Het uitgangspunt is eenvoudig: elke toewijzing van licenties binnen de organisatie moet gebaseerd zijn op behoefte, niet op massale toewijzing. Door actief gebruik moet de behoefte voortdurend worden aangetoond.

Voorbeeld: bij hoeveel stapjes naar beneden bespaar je 90.000 NOK per jaar?

Het aantal verlagingen dat nodig is om een bepaalde besparing te realiseren, hangt af van het prijsverschil tussen de twee licenties:

Number of licences = annual saving ÷ (monthly price difference × 12)

In dit voorbeeld wordt Microsoft 365 E3 teruggezet naar Microsoft 365 F3. De onderstaande prijzen zijn indicatieve catalogusprijzen per gebruiker, exclusief btw, bij een jaarabonnement.

Met andere woorden: door ongeveer 35 licenties naar een lagere versie te downgraden, bespaart u jaarlijks meer dan 100 000 NOK!

Uit het voorbeeld blijkt dat een klein aantal functieverlagingen al een duidelijke besparing oplevert. Een gemeente met 1.000 tot 1.500 medewerkers heeft vaak veel functies in de frontlinie waar F3 voldoende kan zijn, bijvoorbeeld in de zorg, de schoonmaak, het conciërgewerk en de kinderopvang. Het besparingspotentieel kan daarom veel hoger liggen dan 100.000 NOK.

1. Licenties toewijzen op basis van functiecode en werkplek

Een afdeling is geen geschikte basis voor de toewijzing van licenties. Medewerkers binnen dezelfde afdeling bekleden vaak verschillende functies met uiteenlopende behoeften. Een medewerker in een afdeling waar de meeste medewerkers Microsoft 365 E3 nodig hebben, kan een functie bekleden waarvoor Microsoft 365 F3 volstaat. Een andere medewerker kan daarentegen voldoen aan de vereisten voor een A3-licentie.

eADM moet daarom elke licentie toekennen op basis van twee factoren samen:

Een regel die uitsluitend op de afdeling of uitsluitend op de functiecode is gebaseerd, zal ertoe leiden dat sommige medewerkers een licentie krijgen die te duur of te beperkt is.

2. Kies in geval van twijfel de goedkoopste licentie

Sommige combinaties van functiecode en werkplek leveren geen eenduidig antwoord op. In die gevallen moet eADM de goedkoopste geschikte licentie toewijzen.

Als de medewerker concreet behoefte heeft aan meer functionaliteit, kan de leidinggevende de licentie upgraden. De behoefte wordt dan gedocumenteerd en goedgekeurd, in plaats van dat er bij voorbaat van wordt uitgegaan.

3. Controleer welke gebruikers hun licenties niet gebruiken

Een licentie die de gebruiker niet gebruikt, heeft geen waarde. eADM kan aan de hand van de gegevens van de laatste aanmelding deze gebruikers identificeren. Bekijk ze allemaal en kies een van de volgende acties:

• Wijzig het account van de gebruiker in een account dat uitsluitend voor e-mail is bedoeld, als de gebruiker alleen e-mail nodig heeft.

• Zet de gebruiker over naar de goedkoopste Microsoft 365-licentie.

• Verwijder de licentie volledig als de gebruiker deze niet meer nodig heeft.

• Dankzij een respijtperiode voor nieuwe medewerkers worden licenties niet ingetrokken voordat de gebruiker de kans heeft gehad om voor het eerst in te loggen.

In het artikel ‘Licenties beheren op basis van gebruikersactiviteit’ wordt beschreven hoe u automatische regels kunt instellen op basis van gegevens over de laatste aanmelding.

4. Afwezigheid regelen

Werknemers met verlof maken zelden gebruik van hun rijbewijs. Wat je precies moet doen, hangt af van het soort verlof.

5. Pas hetzelfde principe toe op Citrix en andere licenties

Licentieoptimalisatie beperkt zich niet tot Microsoft 365. Hetzelfde principe geldt voor elk systeem waarvoor licentiekosten worden gemaakt. Citrix- en Adobe-licenties die niet in gebruik zijn, moeten worden verwijderd.

Samenvatting van de aanbevelingen

1. Wijs elke licentie toe op basis van zowel de functiecode als de werkplek.

2. Kies in geval van twijfel de goedkoopste geschikte licentie. De manager voert een upgrade uit wanneer daar een concrete behoefte aan is.

3. Controleer welke gebruikers hun licenties niet gebruiken. Wijzig hun account naar een account met alleen een mailbox of naar de goedkoopste Microsoft 365-licentie.

4. Sluit de rekeningen van werknemers die met onbetaald verlof zijn. Overweeg een tijdelijke terugzetting in rang tijdens betaald verlof.

5. Verwijder Citrix-licenties en andere licenties die niet in gebruik zijn.

6. Bewijs de noodzaak voortdurend door het actief te gebruiken.

Organisaties die deze aanbevelingen opvolgen, kunnen aanzienlijke besparingen realiseren op licentiekosten.

Gerelateerde artikelen

• Licenties beheren op basis van gebruikersactiviteit

• Hoe je de gegevens van de laatste aanmelding uit Entra ID kunt importeren

• Uw installatie optimaliseren met een re:ADM-beoordeling

Laatst bijgewerkt: 15 oktober 2026