Lizenzen basierend auf der Benutzeraktivität verwalten

Softwarelizenzen stellen einen erheblichen und stetig wachsenden Kostenfaktor dar. Ungenutzte Lizenzen, die inaktiven Benutzern zugewiesen sind, können zu unnötigen Kosten führen. Um die Ausgaben zu optimieren, können Sie Regeln konfigurieren, mit denen Lizenzen automatisch auf der Grundlage der Benutzeraktivität verwaltet werden.

In diesem Leitfaden wird erläutert, wie Sie anhand der Daten zur letzten Anmeldung aus Active Directory Lizenzen für inaktive Benutzer in Systemen wie Microsoft 365 und Citrix automatisch widerrufen oder herabstufen können.

So funktioniert es: Verwendung der Attribute der letzten Anmeldung

Das System kann den Zeitstempel der letzten Anmeldung eines Benutzers sowohl aus dem lokalen Active Directory (AD) als auch aus Azure Active Directory (Azure AD) auslesen. Diese Information wird anschließend als Attribut im Profil des Benutzers gespeichert.

• LastlogonTimestamp: Speichert den Zeitpunkt der letzten Anmeldung aus dem lokalen AD.

• AzureAdLastLogon: Speichert den Zeitpunkt der letzten Anmeldung aus Azure AD.

Sie können diese Attribute in der Regel-Engine verwenden, um automatisierte Workflows für die Lizenzverwaltung zu erstellen.

Beispiel 1: Microsoft 365-Lizenzen automatisch verwalten

Sie können eine Regel erstellen, die eine teure Lizenz (z. B. M365 E3) automatisch auf eine kostengünstigere Lizenz (z. B. Exchange Online) herabstuft, wenn ein Benutzer über einen bestimmten Zeitraum inaktiv war.

Die in der Abbildung unten dargestellte Regel gilt für aktive Benutzer mit einer bestimmten Systemrolle. Sie prüft, ob sich der Benutzer in den letzten 60 Tagen nicht bei Azure AD angemeldet hat oder ob er sich noch nie angemeldet hat. Sind diese Bedingungen erfüllt, kann die Regel eine Aktion auslösen, beispielsweise die Änderung der Lizenzgruppe des Benutzers.

Aufschlüsselung der Regel-Logik:

• UND AzureAdLastLogon ist Früher als Now - 60 days

• ODER AzureAdLastLogon Hat keinen Wert

Diese Logik identifiziert Nutzer, die seit mehr als 60 Tagen inaktiv sind.

Beispiel 2: Citrix-Lizenzen automatisch verwalten

Sie können eine ähnliche Vorgehensweise anwenden, um andere Lizenzen zu verwalten, beispielsweise den Zugriff auf Citrix. Das Ziel besteht darin, Lizenzen von inaktiven Benutzern zu entfernen und gleichzeitig eine Karenzfrist für neue Mitarbeiter einzuräumen, die sich möglicherweise noch nicht angemeldet haben.

Der folgende Arbeitsablauf beschreibt, wie dieser Prozess automatisiert werden kann:

1. Die LastlogonTimestamp Das Attribut wird fortlaufend aus dem lokalen AD aktualisiert.

2. Das System prüft zunächst, ob sich der Benutzer bereits einmal angemeldet hat (LastlogonTimestamp einen Wert hat).

   • Falls ja, wird anschließend geprüft, ob die letzte Anmeldung länger als 90 Tage zurückliegt.

     • In diesem Fall wird die Citrix-Lizenz entfernt.

     • Ist dies nicht der Fall, behält der Benutzer den Zugriff.

   • Falls nicht (der Benutzer hat sich noch nie angemeldet), prüft das System, ob das Konto vor weniger als 90 Tagen angelegt wurde.

     • Falls ja, behält der Nutzer seinen Zugriff (dies ist die Nachfrist).

     • Falls nicht, wird die Citrix-Lizenz entfernt.

Bewährte Verfahren und Unterstützung

Als bewährte Vorgehensweise sollten Lizenzen nicht standardmäßig, sondern entsprechend den konkreten Anforderungen zugewiesen werden. Wird eine Lizenz nicht genutzt, sollte sie widerrufen werden, um die Kosten zu kontrollieren und die Sicherheit zu erhöhen.

Zuletzt aktualisiert: 27. August 2025