Työnkulku: Tilien tilaaminen ulkoisille käyttäjille
Tässä asiakirjassa kuvataan työnkulku tilapäisten tilien tilaamiseksi ulkopuolisille käyttäjille, kuten opiskelijoille, väliaikaiselle henkilöstölle tai palkatuille konsulteille. Prosessin avulla valtuutetut johtajat voivat pyytää tilejä digitaalisella lomakkeella, joka käynnistää automaattisen käyttöönottoprosessin eADM:ssä.
Huomautus: Tämä työnkulku käyttää eHub-moduulilla rakennettua mukautettua lomaketta.
Työnkulun prosessi
Prosessi alkaa, kun johtaja täyttää tilauslomakkeen, ja se on valmis, kun käyttäjä saa tilitietonsa. Tässä vakiokokoonpanossa tili luodaan Active Directoryyn (AD) heti lomakkeen lähettämisen jälkeen.
Vaihe 1: Tilauslomakkeen lähettäminen
Johtaja käynnistää prosessin täyttämällä "Tilapäisen käyttäjätilin tilaaminen" -lomakkeen. Lomakkeessa annettuja tietoja käytetään käyttäjätunnuksen luomiseen, ilmoitusten määrittämiseen ja oikeiden käyttöoikeuksien antamiseen.
Lomake sisältää seuraavat kentät:
Kenttä | Kuvaus | Esimerkki |
|---|---|---|
Etunimi | Käyttäjän etunimi. | Tommy |
Sukunimi | Käyttäjän sukunimi. | Halvorsen |
Kansallinen henkilötunnus (11-numeroinen) | Käyttäjän henkilökohtainen tunnistenumero. | 230278xxxx |
Yksityinen sähköposti | Käyttäjän henkilökohtainen sähköpostiosoite. | |
Yksityinen matkapuhelinnumero | Käyttäjän henkilökohtainen matkapuhelinnumero tekstiviesti-ilmoituksia varten. | 555-15874 |
Otsikko | Käyttäjän työnimike tai rooli. | Konsultti |
Osasto | Osasto, johon käyttäjä kuuluu. Käyttöoikeudet määritetään automaattisesti tämän valinnan perusteella. | Jälkikouluohjelma |
Aloituspäivä | Ensimmäinen päivä, jolloin tili on aktiivinen. | 02.06.2022 |
Viimeinen voimassaolopäivä | Päivämäärä, jolloin tili poistetaan käytöstä. | 01.08.2022 |
Varoitus: Se on päivämäärä, jolloin tili ja kaikki siihen liittyvät käyttöoikeudet poistetaan automaattisesti käytöstä. Se voidaan asettaa enintään 6 kuukaudeksi Aloituspäivästä.
Vaihe 2: Automaattinen käyttöönotto ja ilmoitukset
Kun lomake on lähetetty, seuraavat automaattiset toimenpiteet tapahtuvat:
Tilin luominen: Käyttäjätili luodaan Active Directoryyn reaaliaikaisesti.
Johtajan ilmoitus: Valitun osaston johtaja saa sähköpostiviestin, jossa vahvistetaan tilin luominen ja annetaan yhteenveto myönnetyistä käyttöoikeuksista.
Käyttäjien käyttöönotto: Uusi käyttäjä saa määritettynä aloituspäivänä tekstiviestin, jossa on hänen kirjautumistietonsa ja käyttöoikeustietonsa.
Huomautus: Jos aloituspäivä on sama kuin lähetyspäivä, tili luodaan välittömästi, ja käyttäjä voi yleensä kirjautua sisään 5-10 minuutissa.
Vaihe 3: Tilin deaktivointi
Määritettynä päättymispäivänä kaikki käyttöoikeudet peruutetaan ja käyttäjätili poistetaan automaattisesti käytöstä.
Työnkulun muunnelmat
Tähän työnkulkuun voidaan määrittää hyväksymisvaihe. Pyyntö voidaan esimerkiksi ohjata IT-osastolle tai osastonjohtajalle hyväksyttäväksi ennen käyttäjätilin luomista.