Ce document décrit la procédure à suivre pour demander la création de comptes temporaires destinés à des utilisateurs externes, tels que des étudiants, des agents temporaires ou des consultants externes. Ce processus permet aux responsables habilités de demander la création de comptes via un formulaire numérique dédié, ce qui déclenche ensuite une procédure automatisée de création de comptes dans eADM.
Remarque : ce workflow utilise un formulaire personnalisé créé à l'aide du module eHub.
Processus de travail
Le processus débute lorsqu'un responsable remplit un formulaire de demande et s'achève lorsque l'utilisateur reçoit les informations relatives à son compte. Dans cette configuration standard, le compte est créé dans Active Directory (AD) dès l'envoi du formulaire.
Étape 1 : Envoi du bon de commande
Un responsable lance la procédure en remplissant le formulaire « Demande de compte utilisateur temporaire ». Les informations fournies dans ce formulaire servent à générer le nom d'utilisateur, à configurer les notifications et à attribuer les droits d'accès appropriés.
Le formulaire comprend les champs suivants :
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Champ |
Description |
Exemple |
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Prénom
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Le prénom de l'utilisateur. |
Tommy
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Nom de famille
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Le nom de famille de l'utilisateur. |
Halvorsen
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Numéro d'identification national (11 chiffres)
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Le numéro d'identification personnel de l'utilisateur. |
230278xxxx
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E-mail privé
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L'adresse e-mail personnelle de l'utilisateur. |
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Numéro de portable privé
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Le numéro de portable personnel de l'utilisateur pour les notifications par SMS. |
555-15874
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Titre
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Le titre ou la fonction de l'utilisateur. |
Consultant
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Département
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Le service auquel l'utilisateur appartiendra. Les droits d'accès sont attribués automatiquement en fonction de cette sélection. |
Programme périscolaire
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Date de début
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Le premier jour où le compte sera actif. |
02.06.2022
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Date d'expiration
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Date à laquelle le compte sera désactivé. |
01.08.2022
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Avertissement : le champ « Date d'expiration » est obligatoire ; il s'agit de la date à laquelle le compte et tous les droits d'accès associés seront automatiquement désactivés. Elle peut être définie pour une durée maximale de 6 mois à compter de la date de début.
Étape 2 : Provisionnement automatisé et notifications
Une fois le formulaire envoyé, les actions automatisées suivantes sont déclenchées :
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Création du compte : le compte utilisateur est créé en temps réel dans Active Directory.
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Notification au responsable : le responsable du service sélectionné reçoit un e-mail confirmant la création du compte, accompagné d'un récapitulatif des droits d'accès accordés.
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Intégration des utilisateurs : à la date de début indiquée, le nouvel utilisateur reçoit un SMS contenant ses identifiants de connexion et ses informations d'accès.
Remarque : si la date de début correspond à la date d'envoi, le compte est créé immédiatement et l'utilisateur peut généralement se connecter dans un délai de 5 à 10 minutes.
Étape 3 : Désactivation du compte
À la date d'expiration indiquée, tous les droits d'accès sont révoqués et le compte utilisateur est automatiquement désactivé.
Variantes du flux de travail
Ce workflow peut être configuré pour inclure une étape de validation. Par exemple, une demande peut être transmise au service informatique ou à un responsable de service pour validation avant la création du compte utilisateur.