Ce guide explique comment utiliser l'assistant pour créer et modifier des comptes utilisateurs manuels dans eADM. Face au besoin croissant de gérer des comptes manuels, cet assistant amélioré garantit une configuration correcte et efficace de toutes les données utilisateur.
Vous devez utiliser ce processus pour les utilisateurs qui ne sont pas gérés automatiquement via un système RH intégré, tels que les intérimaires, les consultants ou d'autres cas particuliers.
Accéder à l'assistant
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Accédez à la section [Aperçu] des utilisateurs depuis le menu principal.
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Sélectionnez l'onglet « Utilisateur manuel ».
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Dans la section « Utilisateur » du manuel des données de base, cliquez sur l'icône « Créer un utilisateur à l'aide de l'assistant » pour commencer.
Étape 1 : Saisir vos informations personnelles
Dans un premier temps, vous devrez saisir les informations d'identité principales de l'utilisateur.
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Prénom : Le prénom de l'utilisateur.
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Nom de famille : le nom de famille de l'utilisateur.
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Fødselsnummer (numéro d'identification national) : le numéro d'identification national norvégien de l'utilisateur.
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Numéro d'employé : identifiant unique attribué à l'employé.
Remarque : vous pouvez cocher la case « Générer un numéro d'employé à partir du numéro d'identification national ».
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Téléphone portable : le numéro de portable professionnel de l'utilisateur.
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Téléphone portable, privé (Private Mobile Phone) : le numéro de portable privé de l'utilisateur.
Avertissement : nous vous recommandons vivement de ne pas utiliser le « Fødselsnummer » (numéro d'identification national) comme « Ansattnummer » (numéro d'employé). Pour renforcer la sécurité et la confidentialité des données, utilisez plutôt un numéro généré par le système ou un système de numérotation séquentielle interne.
Étape 2 : Définir la position principale
Définissez ensuite les principales informations relatives à l'emploi de l'utilisateur. Ces informations sont essentielles pour attribuer les droits d'accès appropriés et intégrer l'utilisateur dans la structure organisationnelle.
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Tittel (Intitulé) : l'intitulé du poste de l'utilisateur (par exemple, « Vikar » ou « Consultant »).
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Service : Le service dans lequel travaille l'utilisateur.
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Numéro de service (Department Number) : le numéro correspondant au service.
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Responsable de service : le supérieur hiérarchique de l'utilisateur.
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Organigramme : la place de l'utilisateur au sein de la hiérarchie de l'entreprise.
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Date de début du contrat de travail (Employment Start Date) : premier jour d'emploi. Vous pouvez cocher la case « Aucune date de début » (No start date) si cela ne s'applique pas.
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Date d'expiration : date à laquelle le compte doit être automatiquement désactivé. Vous pouvez cocher la case « Aucune date de fin » pour les comptes permanents.
Remarque : chaque compte manuel doit soit comporter une date d'expiration (Utløpsdato) définie, soit être explicitement défini comme permanent en cochant la case « Ingen sluttdato » (Pas de date de fin). Nous déconseillons de créer des comptes manuels permanents pour le personnel temporaire.
Étape 3 : Ajouter des positions secondaires
À la dernière étape, vous pouvez ajouter les autres fonctions ou postes occupés par l'utilisateur.
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Si l'utilisateur n'a pas d'autres rôles, vous pouvez continuer immédiatement.
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Pour ajouter un autre poste, cliquez sur « + Ajouter un poste » (+ Legg til stilling) et renseignez les informations relatives à ce poste comme vous l'avez fait à l'étape précédente. Vous pouvez ajouter autant de postes secondaires que nécessaire.
Création et synchronisation d'un compte
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En temps réel : si le contrôle d'accès en temps réel est activé dans votre système, le nouveau compte utilisateur sera créé et opérationnel en quelques minutes.
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Cycle de synchronisation : si le contrôle en temps réel n'est pas activé, le compte sera créé lors du prochain cycle de synchronisation prévu.
Modification d'un utilisateur manuel existant
Vous pouvez également utiliser cet assistant pour modifier les données de base des utilisateurs manuels existants. Pour ce faire, sélectionnez l'utilisateur dans la liste, puis choisissez l'option permettant de le modifier.
Remarque : nous vous recommandons de toujours utiliser l'assistant pour modifier les utilisateurs créés manuellement, plutôt que de modifier directement leurs attributs. L'assistant garantit que toutes les données relatives au poste et les configurations associées sont mises à jour correctement.