Når man taler om adgangsstyring og administration af brugerkonti, er det nemt at fokusere på de tekniske løsninger. Grundlaget for et vellykket projekt ligger imidlertid et andet sted: i datakvaliteten i jeres HR-system. Dette emne bliver stadig vigtigere, i takt med at flere kunder forbereder sig på en effektiv adgangsstyring.
HR-systemet: Din primære datakilde
Betragt HR-systemet som hjertet i din organisations medarbejderdata. Det er hoveddatakilden og den eneste pålidelige kilde til alt, hvad der konfigureres i et adgangsstyringssystem. Uanset om det drejer sig om administration af brugerkonti i Microsoft-applikationer eller adgang til specialiserede systemer baseret på en medarbejders rolle og organisatoriske enhed, er HR-systemet den afgørende kilde.
Det er derfor afgørende, at oplysningerne i HR-systemet er opdaterede og korrekte. Dette gælder både organisationsstrukturen og medarbejdernes stillinger. Fejl i disse oplysninger kan medføre en række udfordringer, lige fra forkerte adgangsrettigheder til ineffektive processer.
Hvad er stamdata i HR-systemet?
Stamdata i HR-systemet omfatter de vigtige oplysninger, der vedrører følgende kategorier.
-
Enkeltpersoner: Skal have en unik ID-nøgle ud over et nationalt identifikationsnummer.
-
Ansættelsesoplysninger: Startdato, slutdato og ansættelsesstatus.
-
Stillinger: Stillingskategori og ansættelsesprocent (FTE).
-
Organisatorisk tilhørsforhold: Den afdeling, sektion eller enhed, som medarbejderen tilhører.
-
Roller eller stillingsbetegnelser og koder: Det er afgørende at have en ensartet navngivningsstandard samt standardiserede koder eller forkortelser.
-
Organisationsstruktur: Hvert objekt (f.eks. enhed, afdeling, sektion) skal have en unik ID-nøgle.
Tjekliste for god datakvalitet
Inden du påbegynder et projekt vedrørende adgangsstyring, bør du gennemgå følgende områder for at sikre den bedst mulige datakvalitet:
-
Integration med det nationale register: Findes der en etableret integration fra HR-systemet til det nationale register for at sikre, at personoplysningerne er opdaterede?
-
Standardiserede procedurer for dataindtastning: Findes der fastlagte rutiner, der sikrer, at data indtastes ensartet?
-
Standardforløb for personaleanmeldelser: Findes der fastlagte procedurer for et standardforløb i forbindelse med ansættelse, ændringer i ansættelsesforholdet og afskedigelse?
-
Håndtering af organisatoriske forandringer: Findes der fastlagte rutiner, der sikrer, at ændringer i organisationsstrukturen håndteres rettidigt og på en ensartet måde?
Eksempler (ikke udtømmende) på brugerattributter, der skal være angivet for at oprette en brugerkonto og udløse meddelelsesforløbet, er:
-
Primær stilling
-
Afdelings tilhørsforhold
-
Personligt mobilnummer
-
Personlig e-mail-adresse
og hvad angår det organisatoriske hierarki og integrationen med tredjepartssystemer:
-
Afdelingsleder
Projektstart: En gennemgang af datakvaliteten
Et projekt vedrørende adgangsstyring udgør en enestående mulighed for at vurdere kvaliteten af stamdataene i HR-systemet. Når projektet går i gang, vil eventuelle problemer med datakvaliteten hurtigt komme til syne, hvilket giver dig mulighed for at rydde op i dine HR-data.
Bemærk: Det er vigtigt at betragte denne proces som en investering. Data af høj kvalitet i HR-systemet er ikke blot en forudsætning for en vellykket adgangsstyring, men også for en effektiv og problemfri drift af hele organisationen.