Dieses Dokument beschreibt den Arbeitsablauf für die Beantragung von temporären Konten für externe Nutzer, wie beispielsweise Studierende, befristete Mitarbeiter oder externe Berater. Der Prozess ermöglicht es berechtigten Führungskräften, Konten über ein spezielles Online-Formular zu beantragen, wodurch anschließend ein automatisierter Bereitstellungsprozess in eADM ausgelöst wird.
Hinweis: Dieser Workflow verwendet ein benutzerdefiniertes Formular, das mit dem eHub -Modul erstellt wurde.
Workflow-Prozess
Der Vorgang beginnt, wenn ein Manager ein Bestellformular ausfüllt, und ist abgeschlossen, wenn der Benutzer seine Kontodaten erhält. In dieser Standardkonfiguration wird das Konto unmittelbar nach dem Absenden des Formulars in Active Directory (AD) angelegt.
Schritt 1: Einreichen des Bestellformulars
Ein Manager leitet den Vorgang ein, indem er das Formular „Temporäres Benutzerkonto anfordern“ ausfüllt. Die in diesem Formular angegebenen Informationen werden verwendet, um den Benutzernamen zu generieren, Benachrichtigungen zu konfigurieren und die entsprechenden Zugriffsrechte zuzuweisen.
Das Formular enthält die folgenden Felder:
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Feld |
Beschreibung |
Beispiel |
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Vorname
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Der Vorname des Benutzers. |
Tommy
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Nachname
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Der Nachname des Benutzers. |
Halvorsen
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Nationale Identifikationsnummer (11 Ziffern)
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Die persönliche Identifikationsnummer des Benutzers. |
230278xxxx
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Private E-Mail
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Die persönliche E-Mail-Adresse des Benutzers. |
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Private Handynummer
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Die persönliche Handynummer des Nutzers für SMS-Benachrichtigungen. |
555-15874
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Titel
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Die Berufsbezeichnung oder Funktion des Benutzers. |
Berater
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Abteilung
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Die Abteilung, der der Benutzer angehören wird. Auf Grundlage dieser Auswahl werden die Zugriffsrechte automatisch zugewiesen. |
Nachmittagsbetreuung
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Startdatum
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Am ersten Tag wird das Konto freigeschaltet. |
02.06.2022
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Verfallsdatum
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Das Datum, an dem das Konto deaktiviert wird. |
01.08.2022
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Warnung: Das Ablaufdatum ist ein Pflichtfeld und gibt das Datum an, an dem das Konto und alle damit verbundenen Zugriffsrechte automatisch deaktiviert werden. Es kann auf maximal 6 Monate ab dem Startdatum festgelegt werden.
Schritt 2: Automatisierte Bereitstellung und Benachrichtigungen
Sobald das Formular abgeschickt wurde, werden die folgenden automatisierten Aktionen ausgeführt:
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Kontoerstellung: Das Benutzerkonto wird in Echtzeit in Active Directory angelegt.
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Benachrichtigung des Vorgesetzten: Der Vorgesetzte der ausgewählten Abteilung erhält eine E-Mail, in der die Erstellung des Kontos bestätigt wird und die eine Übersicht über die gewährten Zugriffsrechte enthält.
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Benutzer-Onboarding: Am angegebenen Startdatum erhält der neue Benutzer eine SMS mit seinen Anmeldedaten und Zugangsinformationen.
Hinweis: Wenn das Startdatum mit dem Datum der Einreichung übereinstimmt, wird das Konto sofort angelegt, und der Benutzer kann sich in der Regel innerhalb von 5 bis 10 Minuten anmelden.
Schritt 3: Deaktivierung des Kontos
Am angegebenen Ablaufdatum werden alle Zugriffsrechte widerrufen und das Benutzerkonto automatisch deaktiviert.
Varianten des Arbeitsablaufs
Dieser Workflow kann so konfiguriert werden, dass er einen Genehmigungsschritt enthält. So kann beispielsweise eine Anfrage zur Genehmigung an die IT-Abteilung oder einen Abteilungsleiter weitergeleitet werden, bevor das Benutzerkonto angelegt wird.