Senken Sie die Kosten für M365-Lizenzen mit eADM!

In diesem Artikel wird erläutert, wie eADM die Lizenzkosten senken kann, indem jede Lizenz auf der Grundlage eines dokumentierten Bedarfs zugewiesen wird, und wer diese Grundsätze anwenden sollte: IT-Manager, Systemverantwortliche und Personalverwalter in Unternehmen, die eADM einsetzen.

Warum die Lizenzoptimierung wichtig ist

Lizenzen für Microsoft 365, Citrix und ähnliche Systeme stellen einen erheblichen und stetig wachsenden Kostenfaktor dar. Viele Unternehmen vergeben Lizenzen pauschal. Eine ganze Abteilung erhält dieselbe Lizenz, weil „fast jeder“ dort sie benötigt. Durch diesen Ansatz werden Lizenzen bezahlt, die niemand nutzt.

eADM verwaltet sowohl die Position als auch den Arbeitsplatz jedes Mitarbeiters. Daher kann das System Lizenzen individuell und bedarfsgerecht zuweisen und diese wieder entziehen, sobald der Bedarf nicht mehr besteht.

Das Leitprinzip ist einfach: Jede Lizenzvergabe innerhalb der Organisation sollte bedarfsorientiert erfolgen und nicht nach dem Prinzip der Massenvergabe. Der Bedarf muss durch die aktive Nutzung kontinuierlich nachgewiesen werden.

Beispiel: Wie viele Herabstufungen führen zu einer Einsparung von 90.000 NOK pro Jahr?

Die Anzahl der Herabstufungen, die erforderlich sind, um eine bestimmte Ersparnis zu erzielen, hängt von der Preisdifferenz zwischen den beiden Lizenzen ab:

Number of licences = annual saving ÷ (monthly price difference × 12)

In diesem Beispiel wird Microsoft 365 E3 auf Microsoft 365 F3 herabgestuft. Bei den unten aufgeführten Preisen handelt es sich um indikative Listenpreise pro Benutzer ohne Mehrwertsteuer bei einem Jahresabonnement.

Mit anderen Worten: Durch die Herabstufung von etwa 35 Lizenzen erzielen Sie eine jährliche Einsparung von mehr als 100.000 NOK!

Das Beispiel zeigt, dass bereits eine geringe Anzahl von Herabstufungen zu deutlichen Einsparungen führt. Eine Gemeinde mit 1.000 bis 1.500 Beschäftigten verfügt oft über zahlreiche Stellen im direkten Kundenkontakt, bei denen die Qualifikationsstufe F3 ausreichen kann, beispielsweise in der Pflege, im Reinigungsdienst, im Hausmeisterdienst und in der Kinderbetreuungshilfe. Das Einsparpotenzial kann daher deutlich über 100.000 NOK liegen.

1. Lizenzen anhand des Stellencodes und des Arbeitsortes zuweisen

Eine Abteilung ist keine geeignete Grundlage für die Zuweisung von Lizenzen. Mitarbeiter derselben Abteilung bekleiden oft unterschiedliche Positionen mit unterschiedlichen Anforderungen. Ein Mitarbeiter in einer Abteilung, in der die meisten Mitarbeiter Microsoft 365 E3 benötigen, kann eine Position innehaben, für die Microsoft 365 F3 ausreicht. Ein anderer Mitarbeiter erfüllt möglicherweise die Voraussetzungen für eine A3-Lizenz.

eADM sollte daher jede Lizenz auf der Grundlage zweier Faktoren gemeinsam vergeben:

Eine Regel, die nur die Abteilung oder nur den Stellen-Code berücksichtigt, führt dazu, dass einige Mitarbeiter eine zu teure oder zu eingeschränkte Lizenz erhalten.

2. Im Zweifelsfall die günstigste Lizenz zuweisen

Bei einigen Kombinationen aus Positionscode und Arbeitsplatz lässt sich keine eindeutige Antwort ableiten. In diesen Fällen sollte eADM die kostengünstigste geeignete Lizenz zuweisen.

Wenn der Mitarbeiter einen konkreten Bedarf an zusätzlichen Funktionen hat, kann der Vorgesetzte die Lizenz erweitern. Der Bedarf wird dann dokumentiert und genehmigt, anstatt von vornherein davon ausgegangen zu werden.

3. Überprüfung der Nutzer, die ihre Lizenzen nicht nutzen

Eine Lizenz, die der Benutzer nicht nutzt, hat keinen Wert. eADM kann anhand der Daten der letzten Anmeldung diese Benutzer identifizieren. Überprüfen Sie jeden einzelnen von ihnen und wählen Sie eine der folgenden Maßnahmen aus:

• Stellen Sie das Benutzerkonto auf ein reines Postfachkonto um, wenn der Benutzer nur E-Mail benötigt.

• Stufen Sie die Lizenz des Benutzers auf die günstigste Microsoft 365-Lizenz herab.

• Entfernen Sie die Lizenz vollständig, wenn der Benutzer sie nicht mehr benötigt.

• Eine Karenzfrist für neue Mitarbeiter verhindert, dass Lizenzen entzogen werden, bevor der Benutzer Zeit hatte, sich zum ersten Mal anzumelden.

Der Artikel „Lizenzen basierend auf der Benutzeraktivität verwalten“ beschreibt, wie automatische Regeln auf der Grundlage der Daten zur letzten Anmeldung konfiguriert werden.

4. Abwesenheiten bearbeiten

Mitarbeiter, die sich im Urlaub befinden, nutzen ihre Lizenzen nur selten. Die richtige Vorgehensweise hängt von der Art des Urlaubs ab.

5. Wenden Sie dasselbe Prinzip auf Citrix- und andere Lizenzen an

Die Lizenzoptimierung beschränkt sich nicht nur auf Microsoft 365. Das gleiche Prinzip gilt für jedes System, bei dem Lizenzkosten anfallen. Nicht genutzte Citrix- und Adobe-Lizenzen müssen entfernt werden.

Zusammenfassung der Empfehlungen

1. Weisen Sie jede Lizenz sowohl anhand des Stellencodes als auch anhand des Arbeitsortes zu.

2. Im Zweifelsfall ist die günstigste geeignete Lizenz zuzuweisen. Der Manager führt ein Upgrade durch, sobald ein konkreter Bedarf besteht.

3. Überprüfen Sie, welche Benutzer ihre Lizenzen nicht nutzen. Wandeln Sie deren Konten in reine E-Mail-Konten oder in die günstigste Microsoft 365-Lizenz um.

4. Schließen Sie die Konten von Mitarbeitern, die unbezahlten Urlaub nehmen. Ziehen Sie während des bezahlten Urlaubs eine vorübergehende Herabstufung in Betracht.

5. Entfernen Sie Citrix-Lizenzen und andere Lizenzen, die nicht genutzt werden.

6. Beweisen Sie den Bedarf kontinuierlich durch aktive Nutzung.

Unternehmen, die diese Empfehlungen befolgen, können erhebliche Einsparungen bei den Lizenzkosten erzielen.

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Zuletzt aktualisiert: 15. Oktober 2026