När man diskuterar åtkomst och hantering av användarkonton är det lätt att fokusera på de tekniska lösningarna. Grunden för ett framgångsrikt projekt ligger dock någon annanstans: i datakvaliteten i ditt HR-system. Det här ämnet blir allt viktigare eftersom allt fler kunder förbereder sig för effektiv åtkomsthantering.
HR-systemet: Din källa till masterdata
Se HR-systemet som hjärtat i din organisations medarbetardata. Det är källan till masterdata och den enda sanningskällan för allt som konfigureras i ett system för åtkomsthantering. Oavsett om det handlar om hantering av användarkonton i Microsoft-applikationer eller åtkomst till specialiserade system baserat på en medarbetares roll och organisatoriska enhet, är HR-systemet den definitiva källan.
Därför är det avgörande att uppgifterna i HR-systemet är aktuella och korrekta. Detta gäller både organisationsstrukturen och de anställdas befattningar. Fel i dessa data kan leda till många utmaningar, från felaktiga åtkomstbehörigheter till ineffektiva processer.
Vad är masterdata i HR-systemet?
Master data i HR-systemet avser den kritiska information som är relaterad till följande kategorier.
-
Enskilda personer: Måste ha en unik ID-nyckel utöver ett nationellt identitetsnummer.
-
Detaljer om anställningen: Startdatum, slutdatum och anställningsstatus.
-
Befattningar: Typ av befattning och sysselsättningsgrad (FTE).
-
Organisatorisk tillhörighet: Den avdelning, sektion eller enhet som medarbetaren tillhör.
-
Roller eller jobbtitlar och koder: En konsekvent namngivningsstandard och standardiserade koder eller förkortningar är viktiga.
-
Organisatorisk struktur: Varje objekt (t.ex. enhet, avdelning, sektion) måste ha en unik ID-nyckel.
Checklista för god datakvalitet
Innan du startar ett projekt för åtkomsthantering bör du granska följande områden för att säkerställa bästa möjliga datakvalitet:
-
Integration med det nationella registret: Finns det en etablerad integration från HR-systemet till det nationella registret för att säkerställa uppdaterad personlig information?
-
Standardiserade rutiner för inmatning av data: Finns det etablerade rutiner för att säkerställa att data matas in på ett konsekvent sätt?
-
Standardflöde för personalmeddelanden: Finns det etablerade rutiner för ett standardiserat arbetsflöde vid anställning, förändringar i anställningen och uppsägning?
-
Hantering av organisatoriska förändringar: Finns det etablerade rutiner för att säkerställa att förändringar i organisationsstrukturen hanteras i rätt tid och på ett standardiserat sätt?
Exempel (listan är inte uttömmande) på användarattribut som måste finnas för att ett användarkonto ska kunna skapas och meddelandeflödet ska kunna sätas igång är:
-
Huvudsaklig befattning
-
Institutionstillhörighet
-
Personligt mobilnummer
-
Personlig e-postadress
och vad gäller organisationshierarkin och integrationen med tredjepartssystem:
-
Chef per avdelning
Starta projektet: En genomgång av datakvaliteten
Ett projekt för åtkomsthantering ger ett gyllene tillfälle att bedöma kvaliteten på masterdata i HR-systemet. När projektet inleds kommer eventuella problem med datakvaliteten snabbt att bli uppenbara, vilket ger dig möjlighet att rensa upp i dina HR-data.
Observera: Det är viktigt att se den här processen som en investering. Högkvalitativa data i HR-systemet är inte bara en förutsättning för framgångsrik åtkomsthantering utan också för att hela organisationen ska fungera effektivt och smidigt.