Datakvalitet i HR-systemet: Grunden för effektiv åtkomsthantering
När man diskuterar åtkomst och hantering av användarkonton är det lätt att fokusera på de tekniska lösningarna. Grunden för ett framgångsrikt projekt ligger dock någon annanstans: i datakvaliteten i ditt HR-system. Det här ämnet blir allt viktigare eftersom allt fler kunder förbereder sig för effektiv åtkomsthantering.
HR-systemet: Din källa till masterdata
Se HR-systemet som hjärtat i din organisations medarbetardata. Det är källan till masterdata och den enda sanningskällan för allt som konfigureras i ett system för åtkomsthantering. Oavsett om det handlar om hantering av användarkonton i Microsoft-applikationer eller åtkomst till specialiserade system baserat på en medarbetares roll och organisatoriska enhet, är HR-systemet den definitiva källan.
Därför är det avgörande att uppgifterna i HR-systemet är aktuella och korrekta. Detta gäller både organisationsstrukturen och de anställdas befattningar. Fel i dessa data kan leda till många utmaningar, från felaktiga åtkomstbehörigheter till ineffektiva processer.
Vad är masterdata i HR-systemet?
Master data i HR-systemet avser den kritiska information som är relaterad till följande kategorier.
Enskilda personer: Måste ha en unik ID-nyckel utöver ett nationellt identitetsnummer.
Detaljer om anställningen: Startdatum, slutdatum och anställningsstatus.
Befattningar: Typ av befattning och sysselsättningsgrad (FTE).
Organisatorisk tillhörighet: Den avdelning, sektion eller enhet som medarbetaren tillhör.
Roller eller jobbtitlar och koder: En konsekvent namngivningsstandard och standardiserade koder eller förkortningar är viktiga.
Organisatorisk struktur: Varje objekt (t.ex. enhet, avdelning, sektion) måste ha en unik ID-nyckel.
Checklista för god datakvalitet
Innan du startar ett projekt för åtkomsthantering bör du granska följande områden för att säkerställa bästa möjliga datakvalitet:
Integration med det nationella registret: Finns det en etablerad integration från HR-systemet till det nationella registret för att säkerställa uppdaterad personlig information?
Standardiserade rutiner för inmatning av data: Finns det etablerade rutiner för att säkerställa att data matas in på ett konsekvent sätt?
Standardflöde för personalmeddelanden: Finns det etablerade rutiner för ett standardiserat arbetsflöde vid anställning, förändringar i anställningen och uppsägning?
Hantering av förändringar: Finns det etablerade rutiner för att säkerställa att förändringar till följd av standardiserade förfaranden hanteras och registreras på ett konsekvent sätt?
Hantering av organisatoriska förändringar: Finns det etablerade rutiner för att säkerställa att förändringar i organisationsstrukturen hanteras i rätt tid och på ett standardiserat sätt?
Starta projektet: En genomgång av datakvaliteten
Ett projekt för åtkomsthantering ger ett gyllene tillfälle att bedöma kvaliteten på masterdata i HR-systemet. När projektet inleds kommer eventuella problem med datakvaliteten snabbt att bli uppenbara, vilket ger dig möjlighet att rensa upp i dina HR-data.
Observera: Det är viktigt att se den här processen som en investering. Högkvalitativa data i HR-systemet är inte bara en förutsättning för framgångsrik åtkomsthantering utan också för att hela organisationen ska fungera effektivt och smidigt.