En problemfri indkøringsproces er afgørende for, at nye medarbejdere kan komme godt i gang. En vigtig del af dette er at sikre, at deres digitale konti og systemadgang er klar fra første dag. eADM automatiserer denne opsætning, men det forudsætter, at nye brugere importeres fra jeres HR-system i god tid.
Denne artikel beskriver de specifikke betingelser, der afgør, hvornår en ny bruger med en fremtidig startdato vises i eADM, så du kan sikre, at din onboarding-proces forløber uden forsinkelser.
Sådan fungerer importprocessen
For at en bruger med en fremtidig startdato kan vises i eADM, skal to hovedbetingelser være opfyldt:
-
Tilgængelighed i HR-systemet: Brugerens data skal aktivt eksporteres eller gøres tilgængelige af kilde-HR-systemet.
-
eADM-importvinduet: Brugerens startdato skal ligge inden for det tidsrum, der er konfigureret i eADM til import af fremtidige medarbejdere.
Disse betingelser hænger sammen. Hvis brugeren findes i HR-systemet, men vedkommendes startdato ligger for langt ude i fremtiden, vil eADM endnu ikke importere vedkommende. Tilsvarende vil brugeren ikke blive importeret, hvis vedkommendes startdato ligger inden for eADM’s importvindue, men HR-systemet endnu ikke eksporterer vedkommendes data.
1. HR-systemets tilgængelighed
eADM kan kun importere brugere, som systemet kan se. En bruger skal være opført i den datafil eller API, som din organisations HR-system stiller til rådighed. Hvordan dette fungerer, afhænger af det pågældende system:
-
Generel regel: Ved enhver integration skal der findes en bruger i den datakilde (f.eks. et API-endpoint eller en datafil), som eADM læser fra.
-
Visma Enterprise: eADM kan konfigureres til at importere medarbejdere et bestemt antal dage før deres officielle startdato. En almindelig indstilling er 14 eller 30 dage.
-
Agresso Unit4 (U4BW): Brugeren skal være opført i stamdatafilen (
stamdata), der genereres til integrationen.
Bemærk: Hvis en bruger ikke fremgår af kildedataene fra HR-systemet, har eADM ingen mulighed for at vide, at vedkommende eksisterer, og kan derfor ikke importere vedkommende.
2. Vinduet »eADM-import«
eADM indeholder typisk en indstilling, der fastlægger, hvor langt frem i tiden systemet skal søge efter nye medarbejdere. Dette skaber et »importvindue«.
-
Denne indstilling angiver et bestemt antal dage (f.eks. 30 dage).
-
eADM importerer kun brugere, hvis startdato ligger inden for denne kommende periode.
-
Hvis importvinduet f.eks. er indstillet til 30 dage, vil eADM importere en ny bruger den dag, der ligger 30 dage før den planlagte startdato, forudsat at HR-systemet stiller brugerens data til rådighed.
Fejlfinding: Hvorfor vises en fremtidig bruger ikke i eADM?
Hvis du forventer, at en ny medarbejder med en fremtidig startdato skal vises i eADM, men det ikke er tilfældet, skal du følge disse tre trin for at finde årsagen.
-
Kontroller dataene i HR-systemet
-
Kontroller, at brugeren er oprettet korrekt i HR-systemet. Bekræft, at vedkommendes navn, kontaktoplysninger og – vigtigst af alt – startdatoen er korrekte.
-
-
Bekræft eksport fra HR-systemet
-
Kontroller, om HR-systemet rent faktisk eksporterer brugerens data. Bekræft hos din HR-administrator, at medarbejderen er medtaget i API’en eller datafilen, der sendes til eADM.
-
-
Kontroller, at startdatoen ligger inden for eADM-importvinduet
-
Sammenlign brugerens startdato med indstillingen for importvinduet i eADM. Hvis brugeren f.eks. starter om 45 dage, men importvinduet i eADM er indstillet til 30 dage, vil brugeren først blive importeret om yderligere 15 dage.
-