Denne artikel beskriver, hvordan man konverterer en deaktiveret bruger fra HRM-systemet til en ekstern (manuelt administreret) brugerkonto i eADM. Dette gælder, når en person, der tidligere har været ansat i organisationen, vender tilbage som uafhængig konsulent eller selvstændig erhvervsdrivende og har behov for fortsat adgang.
Baggrund
eADM administrerer to brugergrupper:
-
HRM-brugere — oprettes og administreres automatisk fra et tilkoblet HR- eller lønsystem. Når medarbejderens registrering i HR-systemet afsluttes, deaktiverer eADM brugeren.
-
Eksterne (manuelle) brugere — oprettes og vedligeholdes manuelt af en administrator, typisk til konsulenter, underleverandører og selvstændige, der ikke er registreret i HR-systemet.
Når en person, der tidligere havde en brugerkonto oprettet via HRM, vender tilbage som selvstændig konsulent, findes den deaktiverede HRM-bruger stadig i eADM. I stedet for at oprette en dobbelt brugerkonto kan eADM sammenlægge den nye eksterne bruger med den eksisterende deaktiverede HRM-bruger og genaktivere denne manuelt.
Bemærk: Sammenlægningen foregår ved at matche det nationale identifikationsnummer (fødselsnummer/personnummer). Hvis den eksterne brugerpost og den eksisterende HRM-bruger har samme nationale identifikationsnummer, vil eADM automatisk sammenkæde dem, når indstillingen for sammenlægning er aktiveret.
Forudsætninger
-
Den bruger, der skal konverteres, skal være oprettet i eADM som en deaktiveret HRM-bruger.
-
Indstillingen »Flet eksterne brugere med eksisterende HRM-brugere« skal være aktiveret i eADM-konfigurationen. Dette er den anbefalede konfiguration, og den er som standard aktiveret på nyere eADM-tenants. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt den er aktiveret på din instans, skal du kontakte Identum-support eller din partneradministrator.
-
For at aktivere eller deaktivere denne indstilling skal man have Identum-superadministratorrettigheder eller rollen som partneradministrator.
Advarsel: Tilbagevirkende kraft. Aktivering af sammenlægningsindstillingen har tilbagevirkende kraft. Hvis eksisterende eksterne brugere har samme nationale identifikationsnummer som en eksisterende HRM-bruger (selv en aktiv bruger), vil disse konti straks blive sammenlagt. I de fleste tenant-miljøer er denne indstilling allerede aktiveret, så der kræves ingen handling. Hvis du aktiverer den for første gang i et ældre tenant-miljø, bør du kontrollere, om der er utilsigtede dubletter, inden du fortsætter.
Fremgangsmåde
-
Kontroller, at indstillingen »Flet eksterne brugere med eksisterende HRM-brugere« er aktiveret på din eADM-instans. På nyere tenants er denne indstilling aktiveret som standard. Hvis den ikke er aktiveret, skal du kontakte Identum-support eller din partneradministrator for at få den aktiveret.
-
Opret en ny ekstern (manuel) bruger til den tilbagevendende entreprenør ved hjælp af standardproceduren for oprettelse af eksterne brugere i eADM. Sørg for, at det nationale identitetsnummer stemmer overens med den eksisterende, deaktiverede HRM-brugerpost.
-
eADM vil identificere det tilsvarende nationale identifikationsnummer og sammenføje den nye eksterne brugerpost med den deaktiverede HRM-bruger. Kontoen vil blive genaktiveret og sat under manuel kontrol (eksternt kilde).
-
Den genaktiverede bruger vil nu blive administreret som en ekstern bruger. Brug knappen »ExpiryDate« til at angive en udløbsdato for kontoen.
Bemærk: Når sammenlægningen er gennemført, vil brugeroplysningerne indeholde data fra både den manuelle kilde og HRM-kilden. Dette betegnes som en hybrid- eller sammenlagt bruger. Knappen »ExpiryDate« (ikke »ExtendLife«) bruges til at fastsætte udløbsdatoen for den manuelle del af kontoen.
Hvornår man i stedet bør oprette en ny bruger
Hvis sammenlægningsindstillingen ikke er aktiv og ikke kan aktiveres (f.eks. på grund af bekymringer om tilbagevirkende virkninger på andre konti i en ældre tenant), er det muligt at oprette en ny, separat ekstern brugerkonto til den tilbagevendende underleverandør. I dette tilfælde forbliver den gamle, deaktiverede HRM-bruger i eADM som en historisk post, og den nye eksterne bruger vil udgøre en separat enhed.
Rådfør dig med din Identum-partneradministrator eller Identum-support, inden du beslutter, hvilken fremgangsmåde der er den rette for din organisation.
Relaterede artikler
Resumé om AI og søgning
Denne eADM-artikel beskriver processen med at konvertere en deaktiveret bruger fra HRM til en ekstern (manuelt administreret) bruger i Identum eADM. Den er beregnet til systemadministratorer og partneradministratorer, der administrerer norske kommuner eller organisationer i den offentlige sektor. Sammenlægningsfunktionen – som sammenkobler brugere via det nationale identitetsnummer – er den anbefalede fremgangsmåde og er som standard aktiveret på nyere eADM-tenants. Aktivering af funktionen på ældre tenants har tilbagevirkende kraft. Indstillingen styres af Identum-superadministratorer eller brugere med partneradministratoradgang.