Softmatch: sammenlægning af brugere (manuelt ↔ HR og på tværs af organisationer)

Oversigt

eADM identificerer hver bruger ved hjælp af et kilde-ID, der stammer fra HR-systemet. Når det samme kilde-ID dukker op igen ved import, ved eADM, at det er den samme person — systemet opdaterer den eksisterende konto (og gendanner den, hvis den er blevet slettet). Vi kalder dette »hard matching«. Funktionen er altid aktiveret og kræver ingen konfiguration.

Softmatch er en alternativ løsning i de tilfælde, hvor kilde-ID’erne ikke stemmer overens, men hvor der alligevel er tale om den samme person:

• En bruger blev oprettet manuelt i eADM (en manuel bruger) og ankommer senere fra HR med et andet kilde-ID.

• Den samme person er ansat i mere end én virksomhed (juridisk enhed), der importeres samlet, eller en HR-post returneres med et nyt kilde-ID.

I stedet for at søge efter kilde-ID foretager softmatch en sammenligning på en attributværdi, som du vælger (f.eks. CPR-nummer). Hvis der findes nøjagtigt ét entydigt match, sammenkæder eADM posterne i stedet for at oprette en dublet.

Der er to uafhængige softmatch-indstillinger:

Begge er valgfrie og indstilles pr. organisation. Hvis man lader dem stå på »ingen«, deaktiveres softmatch.

Hård matchning kontra blød matchning

Hovedpointe: Hård matchning vinder. Softmatch træder kun i kraft, når kilde-ID’erne ikke i forvejen kan fastslå identiteten.

Hvor skal man konfigurere det?

Softmatch er en del af den avancerede brugeropsætning. Hvordan du ændrer det, afhænger af dine adgangsrettigheder:

• Partnere og udvalgte erhvervskunder har rollen som organisationsadministrator, hvilket giver dem mulighed for selv at konfigurere deres tenant. Hvis du har denne rolle, skal du følge nedenstående trin.

• Alle andre kunder: Kontakt support for at få Softmatch aktiveret eller ændret. Fortæl os, hvilket attribut I ønsker at matche på, og om det er til manuel ↔ HR-sammenfletning, sammenfletning på tværs af virksomheder eller begge dele.

Selvbetjening (Organisationsadministrator)

1. Åbn »Systemadministration → Kundeopsætning« i menuen til venstre.

2. Vælg den organisation, du vil konfigurere.

3. Åbn fanen »Konti «.

4. Vælg »Rediger«.

5. Find disse to felter:

   • Attribut til sammenlægning af brugere på tværs af virksomheder

   • Attribut til sammenlægning af manuelle brugere med HR-brugere

6. Vælg en egenskab fra rullemenuen, eller vælg »Ingen« for at deaktivere den.

7. Gem.

Egenskaber, du kan vælge

Kun disse attributter kan bruges til softmatch:

• E-mail

• Medarbejdernummer

• E-mail

• Mobil

• PrivatePhone

• CPR-nummer

• Kilde-ID

• Bruger-ID

• Brugernavn

• WebUserId

Vælg noget, der er unikt for hver person, og som altid er udfyldt på begge sider. CPR-nummeret er det sædvanlige valg, hvor det er tilgængeligt.

Brugere af Manual er blevet sammenlagt med HR-brugere

Hvornår skal det bruges: En administrator opretter manuelt en bruger, inden HR leverer vedkommende (en nyansat, der skal have adgang fra første dag, en vikar, en konsulent). Senere indeholder HR-importen den samme person. Uden softmatch ender man med to konti. Med softmatch aktiveret, f.eks. på baggrund af CPR-nummer, sammenkæder eADM den manuelt oprettede konto med den indkommende HR-bruger. Kontoen bevarer sin historik og administreres herefter af HR.

Retningen er afgørende: Denne sammenfletning styres fra den manuelle side. Den udføres, når en aktiv manuel konto finder en matchende HR-post under importen. En bruger, der udelukkende har adgang til HR-systemet, vil ikke selv hente en manuel post.

Brugere, der er samlet på tværs af virksomheder

Hvornår skal den bruges: Nogle HR-systemer registrerer en person, der arbejder for mere end én virksomhed (juridisk enhed) — for eksempel en person, der er ansat på deltid hos to kommunale enheder. Når disse enheder importeres sammen til den samme eADM-organisation, sikrer denne indstilling, at personen genkendes som én bruger (matchet på det valgte attribut, som regel CPR-nummer), og at stillingerne fra hver virksomhed opbevares på den samme konto, i stedet for at der oprettes en separat duplikatkonto for hver virksomhed.

Den opretter også en ny forbindelse til en eksisterende HR-bruger, hvis det kilde-ID, som brugeren ankommer med, ændres, men det valgte attribut stadig stemmer overens.

Understøttede importformater

Kun visse HR-importfiler bruger denne indstilling for at undgå dublerede brugerobjekter. I disse formater leveres en person, der er opført under mere end én virksomhed (med et forskelligt medarbejdernummer pr. virksomhed), som flere poster; hvis indstillingen »Attribut til sammenlægning af brugere på tværs af virksomheder« er aktiveret, sammenlægges disse poster til én bruger. Uden denne indstilling opretter importen ét brugerobjekt pr. virksomhed.

Formater, der anvender indstillingen på denne måde:

• Visma Enterprise (HRM)

• Simployer

• Xledger

• Personec P

• Unit4 (Agresso)

• Mepco

For andre importformater ændrer denne indstilling ikke antallet af brugerobjekter, der oprettes — de importeres enten fra en enkelt virksomhed, eller de samler allerede selv en persons ansættelser. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt dette gælder for dit HR-feed, skal du kontakte supporten.

Manuel sammenlægning: Tilføjelse af en manuel stilling til en HR-bruger

Softmatch gør mere end blot at udskifte én konto med en anden. En manuelt oprettet bruger er markeret med et »Manuel sammenlægning« -flag. Når dette flag er aktiveret, og softmatch-funktionen »manuelt → HR« finder den matchende HR-bruger, sletter eADM ikke blot den manuelle konto — systemet sammenlægger i stedet positionsdataene fra den manuelle post med den HR-administrerede bruger.

I praksis giver dette mulighed for at tilføje en stilling til en HR-medarbejder, som HR-afdelingen ikke selv opretter. eADM understøtter flere stillinger for én bruger, så den manuelt oprettede stilling tilføjes ved siden af HR-stillingerne i stedet for at erstatte dem. Brugeren ender dermed med at være én HR-administreret konto med en ekstra, manuelt tilføjet stilling.

Sådan foregår det:

• Når du opretter en bruger via guiden til oprettelse af nye brugere, indstiller eADM automatisk flaget »Manuel sammenlægning « til »ja «.

• Markeringen vises også som et ja/nej-felt ved brugeren, hvis du har brug for at kontrollere eller ændre den.

• Ved den næste import vil den manuelle stilling blive sammenlagt med den pågældende HR-bruger, hvis attributten »manual→HR softmatch« er angivet, og personen matcher en HR-bruger.

Det afhænger af to ting:

• Attributten »manual→HR softmatch« skal være angivet (manuel sammenfletning virker ikke af sig selv — den fungerer via den samme sammenfletning, der er beskrevet ovenfor).

• Beregn hovedstilling — en tilhørende organisationsindstilling (vises i visse HR-systemer) bestemmer, om eADM skal genberegne, hvilken stilling der er den primære, efter at stillingerne er blevet sammenlagt. Aktivér denne indstilling, hvis den tilføjede stilling skal tages i betragtning ved valg af hovedstilling.

Samme forbehold som alle andre steder: Den manuelle post skal være aktiv på importtidspunktet, for at sammenlægningen kan finde sted. En udløbet eller slettet manuel stilling vil ikke blive sammenlagt med HR-brugeren.

Vigtige forbehold

1. Udløbne eller slettede manuelle brugere genbruges ikke.
Det er netop dette, der overrasker folk. Sammenlægningen af manuelle brugere og HR-brugere tager kun højde for aktive manuelle konti — altså ikke udløbne eller slettede konti, og kun dem, der ligger inden for deres start- og slutdatoer.

Så hvis en manuelt oprettet bruger udløber eller slettes, og den samme person senere tilføjes fra HR med den samme attributværdi, vil softmatch ikke genknytte vedkommende til den gamle manuelle konto. Man får en ny HR-administreret konto, og alt, hvad der kun fandtes på den gamle manuelle konto (manuelt tildelte roller, overstyringer), overføres ikke.

Praktisk råd: Udfør sammenlægningen, mens den manuelle konto stadig er aktiv. Hvis en manuel brugerkonto er ved at udløbe, og du forventer, at HR vil oprette en konto til den samme person, skal du sørge for, at importen kører, inden kontoen udløber. Hvis det allerede er for sent, skal du forvente, at der oprettes en ny konto, og derefter rydde op manuelt.

2. Sammenfletning mellem manuel bogføring og HR foregår kun i én retning.
Den udløses, når den aktive manuelle konto matcher en HR-post — ikke omvendt.

3. Søgningen skal være entydig.
eADM foretager kun sammenfletning, når der findes præcis ét entydigt match på det valgte attribut. Hvis værdien er tom, eller hvis flere poster deler den, springer softmatch den pågældende bruger over i stedet for at gætte. Sørg for, at attributten er entydigt og udfyldt.

4. Kun de anførte attributter kan vælges, og indstillingen gælder pr. organisation.

5. Hard matching udføres stadig først.
Et tilbagevendende Source ID gendanner en slettet konto af sig selv. Softmatch tilsidesætter ikke dette — det håndterer kun de poster, som Source ID ikke kunne håndtere.

Praktiske eksempler

Alle eksempler tager udgangspunkt i den fiktive kommune Fableton.

Eksempel 1 — manuel bruger møder HR (fungerer som forventet)
Fableton ansætter en lærer, der har brug for adgang med det samme. Administratoren opretter en manuel konto. Et par dage senere leverer HR-importen den samme lærer med et CPR-nummer. Med Attribut til sammenlægning af manuelle brugere med HR-brugere indstillet til Socialsecuritynumber, eADM sammenkobler den manuelle konto med HR-brugeren. Resultat: én konto, som nu administreres af HR, med historikken intakt.

Eksempel 2 — den manuelle brugerkonto udløb først (forbeholdet)
Fableton opretter en manuel konto til en vikar, med udløbsdato ved semesterets afslutning. Kontoen udløber. To måneder senere registrerer HR den samme person med det samme CPR-nummer. Softmatch genbruger ikke den udløbne manuelle konto — systemet tager kun højde for aktive manuelle konti. Resultat: Der oprettes en helt ny HR-konto, og de roller, der kun fandtes på den gamle manuelle konto, forsvinder. Hvis disse roller er vigtige, skal en administrator tildele dem på ny.

Eksempel 3 — samme person i to selskaber (juridiske enheder)
En økonomimedarbejder arbejder på deltid for to juridiske enheder, som Fableton importerer samlet fra Visma Enterprise, og HR tildeler vedkommende et forskelligt medarbejdernummer i hver af dem. Med Attribut til sammenlægning af brugere på tværs af virksomheder indstillet til Socialsecuritynumber, eADM identificerer begge som den samme person og opbevarer begge stillinger på én konto i stedet for at oprette to dubletter.

Eksempel 4 — tilføjelse af en manuel stilling til en HR-bruger (manuel sammenlægning)
En lærer på Fableton varetager også en mindre rolle i biblioteket, som HR-systemet ikke understøtter. En administrator opretter denne ekstra stilling manuelt for den pågældende person (manuel sammenlægning er som standard aktiveret). Med Attribut til sammenlægning af manuelle brugere med HR-brugere indstillet til Socialsecuritynumber, den næste import sammenkobler den manuelle post med lærerens HR-konto og tilføjer biblioteksstillingen sideløbende med HR-stillingen. Resultat: én HR-administreret konto med to stillinger. Hvis Beregn hovedposition er aktiveret, kontrollerer eADM igen, hvilken af de to der er den primære.

Hurtig oversigt

Senest opdateret: 10. august 2026