Bei der Diskussion über Zugriffs- und Benutzerkontenverwaltung neigt man leicht dazu, den Fokus auf die technischen Lösungen zu legen. Die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt liegt jedoch woanders: in der Datenqualität Ihres HR-Systems. Dieses Thema gewinnt zunehmend an Bedeutung, da sich immer mehr Kunden auf ein effektives Zugriffsmanagement vorbereiten.
Das HR-System: Ihre Stammdatenquelle
Betrachten Sie das HR-System als das Herzstück der Mitarbeiterdaten Ihres Unternehmens. Es ist die Stammdatenquelle und die einzige verlässliche Informationsquelle für alle in einem Zugriffsmanagementsystem konfigurierten Aspekte. Ob es sich um die Verwaltung von Benutzerkonten in Microsoft-Anwendungen oder um den Zugriff auf Spezialsysteme auf der Grundlage der Rolle und der Organisationseinheit eines Mitarbeiters handelt – das HR-System ist die maßgebliche Quelle.
Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Daten im HR-System aktuell und korrekt sind. Dies gilt sowohl für die Organisationsstruktur als auch für die Positionen der Mitarbeiter. Fehler in diesen Daten können zu zahlreichen Problemen führen, die von falschen Zugriffsberechtigungen bis hin zu ineffizienten Prozessen reichen.
Was sind Stammdaten im HR-System?
Stammdaten im HR-System beziehen sich auf die wesentlichen Informationen zu den folgenden Kategorien.
-
Natürliche Personen: Müssen zusätzlich zur nationalen Identitätsnummer über einen eindeutigen ID-Schlüssel verfügen.
-
Angaben zum Beschäftigungsverhältnis: Beginn, Ende und Beschäftigungsstatus.
-
Stellen: Stellenart und Beschäftigungsgrad (Vollzeitäquivalent).
-
Organisatorische Zugehörigkeit: Die Abteilung, der Bereich oder die Einheit, der bzw. der der Mitarbeiter angehört.
-
Funktionen oder Berufsbezeichnungen und Codes: Ein einheitlicher Namensstandard sowie standardisierte Codes oder Abkürzungen sind unerlässlich.
-
Organisationsstruktur: Jedes Objekt (z. B. Einheit, Abteilung, Bereich) muss über einen eindeutigen ID-Schlüssel verfügen.
Checkliste für gute Datenqualität
Bevor Sie ein Projekt zur Zugriffsverwaltung starten, sollten Sie die folgenden Bereiche überprüfen, um eine bestmögliche Datenqualität sicherzustellen:
-
Anbindung an das nationale Register: Gibt es eine etablierte Anbindung vom Personalverwaltungssystem an das nationale Register, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten auf dem neuesten Stand sind?
-
Standardisierte Verfahren zur Dateneingabe: Gibt es festgelegte Abläufe, um eine einheitliche Dateneingabe zu gewährleisten?
-
Standardablauf für Personalmitteilungen: Gibt es festgelegte Verfahren für einen Standardablauf bei der Einstellung, bei Änderungen des Beschäftigungsverhältnisses und bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses?
-
Veränderungsmanagement in der Organisation: Gibt es festgelegte Abläufe, die sicherstellen, dass Änderungen an der Organisationsstruktur zeitnah und einheitlich abgewickelt werden?
Beispiele (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) für Benutzerattribute, die vorhanden sein müssen, um ein Benutzerkonto anzulegen und den Nachrichtenfluss auszulösen, sind:
-
Hauptposition
-
Fachbereichszugehörigkeit
-
Persönliche Handynummer
-
Persönliche E-Mail-Adresse
und hinsichtlich der Organisationshierarchie und der Anbindung an Systeme von Drittanbietern:
-
Leiter pro Abteilung
Projektstart: Eine Überprüfung der Datenqualität
Ein Projekt zur Zugriffsverwaltung bietet eine hervorragende Gelegenheit, die Qualität der Stammdaten im HR-System zu überprüfen. Zu Beginn des Projekts werden etwaige Probleme mit der Datenqualität schnell sichtbar, sodass Sie die Möglichkeit haben, Ihre HR-Daten zu bereinigen.
Hinweis: Es ist wichtig, diesen Prozess als Investition zu betrachten. Hochwertige Daten im HR-System sind nicht nur eine Voraussetzung für ein erfolgreiches Zugriffsmanagement, sondern auch für einen effizienten und reibungslosen Betrieb des gesamten Unternehmens.