Tietojen laatu HR-järjestelmässä: Pääsynhallinnan perusta
Kun keskustellaan käyttöoikeuksista ja käyttäjätilien hallinnasta, on helppo keskittyä teknisiin ratkaisuihin. Onnistuneen projektin perusta on kuitenkin muualla: HR-järjestelmän tietojen laadussa. Tämä aihe on yhä tärkeämpi, kun yhä useammat asiakkaat valmistautuvat tehokkaaseen käyttöoikeuksien hallintaan.
HR-järjestelmä: HRM: Päätietolähteesi
Pidä HR-järjestelmää organisaatiosi työntekijätietojen sydämenä. Se on päätietolähde ja yksi totuuden lähde kaikelle, mikä on määritetty pääsynhallintajärjestelmään. Olipa kyse sitten Microsoftin sovellusten käyttäjätilien hallinnasta tai työntekijän rooliin ja organisaatioyksikköön perustuvasta pääsystä erikoistuneisiin järjestelmiin, HR-järjestelmä on lopullinen lähde.
Siksi on ratkaisevan tärkeää, että HR-järjestelmän tiedot ovat ajan tasalla ja oikein. Tämä koskee sekä organisaatiorakennetta että työntekijöiden asemia. Virheet näissä tiedoissa voivat johtaa lukuisiin haasteisiin virheellisistä käyttöoikeuksista tehottomiin prosesseihin.
Mitä ovat HR-järjestelmän master-tiedot?
Henkilöstöjärjestelmän kantatiedoilla tarkoitetaan seuraaviin luokkiin liittyviä kriittisiä tietoja.
Yksilöt: Henkilöillä on oltava kansallisen henkilötunnuksen lisäksi yksilöllinen tunnisteavain.
Työpaikan tiedot: Aloituspäivä, päättymispäivä ja työsuhteen tila.
Tehtävät: Työpaikan tyyppi ja työllisyysprosentti (FTE).
Järjestöyhteys: Osasto, osasto tai yksikkö, johon työntekijä kuuluu.
Roolit tai työnimikkeet ja koodit: Nimi: Johdonmukainen nimistöstandardi ja standardoidut koodit tai lyhenteet ovat olennaisen tärkeitä.
Organisaatiorakenne: Jokaisella objektilla (esim. yksikkö, osasto, osasto) on oltava yksilöllinen ID-avain.
Hyvän tiedonlaadun tarkistuslista
Ennen kuin aloitat pääsynhallintaprojektin, tarkista seuraavat osa-alueet varmistaaksesi parhaan mahdollisen tiedonlaadun:
Integrointi kansalliseen rekisteriin: Onko HR-järjestelmästä integroitu kansallinen rekisteri, jotta voidaan varmistaa ajantasaiset henkilötiedot?
Vakioidut tietojen syöttömenettelyt: Onko olemassa vakiintuneita rutiineja, joilla varmistetaan, että tiedot syötetään johdonmukaisesti?
Henkilöstöilmoitusten vakiovirta: Onko käytössä vakiintuneet menettelyt vakiomuotoista työnkulkua varten työhönoton, työsuhteen muutosten ja irtisanomisen aikana?
Muutosten hallinta: Onko olemassa vakiintuneita rutiineja, joilla varmistetaan, että standardoiduista menettelyistä johtuvat muutokset käsitellään ja kirjataan johdonmukaisesti?
Organisaatiomuutoksen hallinta: Onko olemassa vakiintuneita rutiineja, joilla varmistetaan, että organisaatiorakenteen muutokset hallitaan oikea-aikaisesti ja standardoidusti?
Projektin käynnistäminen: Tietojen laadun arviointi
Pääsynhallintaprojekti tarjoaa loistavan tilaisuuden arvioida HR-järjestelmän masterdatan laatua. Projektin alkaessa mahdolliset tiedon laatuun liittyvät ongelmat tulevat nopeasti esiin, jolloin sinulla on tilaisuus siistiä HR-tiedot.
Huomautus: On tärkeää, että tätä prosessia pidetään investointina. Henkilöstöjärjestelmän laadukkaat tiedot eivät ole edellytys ainoastaan onnistuneelle pääsynhallinnalle vaan myös koko organisaation tehokkaalle ja saumattomalle toiminnalle.