Présentation générale
Vous pouvez utiliser un assistant pour générer automatiquement des notifications par e-mail lorsqu'un utilisateur obtient ou perd un droit d'accès spécifique.
Cette fonctionnalité est utile dans plusieurs cas de figure, notamment pour envoyer des notifications :
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L'employé, qui peut alors confirmer qu'il dispose des droits d'accès nécessaires.
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Le responsable de l'employé, qui peut suivre les autorisations accordées à son équipe.
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Un administrateur système, qui peut être amené à effectuer des tâches manuelles supplémentaires pour préparer le système à l'arrivée de l'utilisateur.
Cette dernière option s'avère particulièrement utile pour les systèmes qui ne sont pas entièrement intégrés à Active Directory ou à Azure. La notification automatisée garantit que l'administrateur système reçoit toutes les informations nécessaires sur les utilisateurs pour leur accorder l'accès aux systèmes nécessitant un provisionnement manuel.
Procédure
Suivez ces étapes pour créer une nouvelle règle de notification par e-mail.
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Accédez à la rubrique « Contrôle d'accès » dans le menu principal.
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En haut à droite de la vue « Contrôle d'accès », repérez le
+(Plus) et-Icônes « moins ».-
Cliquez sur le
+icône pour lancer l'assistant permettant de créer une notification lorsqu'un utilisateur gains un droit d'accès. -
Cliquez sur le
-icône pour lancer l'assistant permettant de créer une notification lorsqu'un utilisateur perd un droit d'accès.
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Dans l'assistant, sélectionnez le destinataire de la notification :
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Salarié : la notification est envoyée au salarié concerné par la modification.
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Responsable : La notification est envoyée au responsable de l'employé.
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Administrateur système : vous devez saisir l'adresse e-mail spécifique de l'administrateur.
Remarque : pour les options « Employé » et « Responsable », le système récupère automatiquement l'adresse e-mail du destinataire à partir de son profil utilisateur.
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Cliquez sur « Créer ». Le système va alors générer l'ensemble de règles et le flux de messages requis.
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Cliquez sur le bouton « Flux de messages » ou accédez à la section « Flux de messages » pour consulter et modifier le nouveau modèle.
Modification et activation de la notification
Comme pour tous les flux de messages, vous pouvez personnaliser l'e-mail de notification en modifiant le texte et en ajoutant ou en supprimant des champs de fusion selon vos besoins.
Avertissement : tous les nouveaux flux de messages sont créés avec le statut « Désactivé » par défaut. Vous devez ouvrir manuellement le flux de messages et l'activer lorsque vous êtes prêt à l'utiliser.
Création d'un flux de messages sans utiliser l'assistant
Utilisez un ensemble de règles distinct pour chaque notification. Cela permet d'éviter qu'une modification apportée à l'ensemble de règles déclenchant la notification n'ait des conséquences imprévues sur d'autres notifications. De plus, cela permet également de limiter l'envoi à un seul message grâce à la fonctionnalité CountMessage.
Avertissement : les nouveaux flux de messages créés sans l'aide de l'assistant sont définis par défaut comme « Actifs ». Nous vous recommandons de les désactiver tant que vous travaillez sur le flux de messages. Lorsque vous êtes prêt à l'utiliser, vous devez ouvrir manuellement le flux de messages, puis le réactiver.